信息維護管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織的信息維護管理工作，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可用性，保障公司/組織業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及信息維護管理的部門、崗位及人員，包括但不限于信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門、行政部門等，以及與公司/組織有信息交互的外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)方。（三）基本原則1.合法性原則：信息維護管理工作必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度，確保信息處理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤地反映實際情況，避免虛假、錯誤或誤導(dǎo)性信息的產(chǎn)生和傳播。3.完整性原則：確保信息的全面性，涵蓋業(yè)務(wù)運營所需的各個方面，避免信息缺失或不完整導(dǎo)致的業(yè)務(wù)風(fēng)險。4.安全性原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，保護信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改、泄露或破壞，確保信息的保密性、完整性和可用性。5.及時性原則：信息應(yīng)及時更新和維護，保證其時效性，以便為公司/組織的決策提供準(zhǔn)確、有效的支持。6.可追溯性原則：對信息的創(chuàng)建、修改、刪除等操作進行詳細記錄，以便在需要時能夠追溯信息的來源和歷史變更情況。二、信息分類與分級（一）信息分類1.業(yè)務(wù)信息：包括公司/組織的業(yè)務(wù)流程、交易記錄、客戶資料、市場數(shù)據(jù)、產(chǎn)品信息等，是公司/組織核心業(yè)務(wù)運營的基礎(chǔ)。2.管理信息：涵蓋公司/組織的行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理、風(fēng)險管理等方面的信息，用于支持內(nèi)部管理決策。3.技術(shù)信息：涉及公司/組織的信息技術(shù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、軟件代碼、數(shù)據(jù)接口等技術(shù)層面的信息，對保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運行至關(guān)重要。4.法規(guī)政策信息：收集整理國家及行業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等信息，確保公司/組織的運營符合外部要求。5.其他信息：包括公司/組織的文化宣傳資料、新聞資訊、行業(yè)動態(tài)等一般性信息。（二）信息分級根據(jù)信息的敏感程度、影響范圍和重要性，將信息分為以下三個級別：1.絕密級：涉及公司/組織核心商業(yè)機密、關(guān)鍵技術(shù)、重大決策等重要信息，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴重的損失，如公司的核心算法、未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大交易合同等。2.機密級：包含公司/組織重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、敏感客戶信息、內(nèi)部管理關(guān)鍵信息等，泄露后可能對公司/組織的業(yè)務(wù)運營、聲譽或利益產(chǎn)生較大影響，如客戶的身份證號碼、財務(wù)報表、內(nèi)部審計報告等。3.秘密級：屬于公司/組織一般性業(yè)務(wù)信息和日常管理信息，泄露后可能對公司/組織造成一定影響，但影響程度相對較小，如員工的考勤記錄、普通業(yè)務(wù)文檔等。三、信息維護職責(zé)分工（一）信息技術(shù)部門1.負責(zé)公司/組織信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、運行維護和安全管理，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。2.制定信息系統(tǒng)的備份與恢復(fù)策略，定期進行數(shù)據(jù)備份，并進行備份數(shù)據(jù)的有效性驗證，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.負責(zé)信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，合理分配系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保信息的訪問安全。4.監(jiān)控信息系統(tǒng)的運行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)故障和安全漏洞，對系統(tǒng)性能進行優(yōu)化，保障信息系統(tǒng)的高效運行。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)信息的收集、整理、錄入和更新，確保業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整和及時。2.按照公司/組織的信息安全要求，對本部門涉及的信息進行分類分級管理，采取相應(yīng)的安全保護措施，防止信息泄露。3.在業(yè)務(wù)流程中，嚴格遵守信息維護管理規(guī)定，對業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)和使用進行規(guī)范操作，確保信息的合規(guī)性。4.配合信息技術(shù)部門進行信息系統(tǒng)的測試、驗收和優(yōu)化工作，提供業(yè)務(wù)需求和實際使用反饋，促進信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)的有效融合。（三）行政部門1.負責(zé)公司/組織辦公區(qū)域的信息設(shè)備管理，包括計算機、打印機、復(fù)印機等設(shè)備的日常維護、維修和更新，確保設(shè)備的正常運行。2.制定并執(zhí)行公司/組織的文件管理制度，對各類文件進行分類、編號、歸檔和保管，確保文件的完整性和可查閱性。3.負責(zé)公司/組織的印章管理，嚴格按照規(guī)定使用印章，確保印章使用的安全和規(guī)范。4.協(xié)助其他部門進行信息安全培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的信息安全意識。（四）其他部門1.根據(jù)各自的工作職責(zé)，負責(zé)相關(guān)信息的維護和管理，如法務(wù)部門負責(zé)法規(guī)政策信息的收集和解讀，市場部門負責(zé)市場數(shù)據(jù)的整理和分析等。2.積極配合公司/組織的信息維護管理工作，遵守信息維護管理規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)助處理。四、信息收集與錄入（一）信息收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)流程：通過公司/組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、工作流程、表單等方式收集業(yè)務(wù)相關(guān)信息，如銷售訂單、采購申請、生產(chǎn)記錄等。2.員工填報：由員工根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的格式和要求，填寫相關(guān)信息表格，如員工基本信息表、考勤表等。3.外部數(shù)據(jù)源：從合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等外部機構(gòu)獲取相關(guān)信息，如合作協(xié)議、供應(yīng)商報價單、客戶反饋等。4.數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)：利用數(shù)據(jù)采集工具和技術(shù)，自動收集來自各種數(shù)據(jù)源的信息，如網(wǎng)絡(luò)爬蟲、傳感器數(shù)據(jù)采集等。（二）信息收集要求1.明確信息收集的目的、范圍和內(nèi)容，確保收集的信息與業(yè)務(wù)需求緊密相關(guān)，避免收集無關(guān)或冗余信息。2.制定信息收集的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括信息的格式、精度、編碼等要求，保證收集的信息具有一致性和可比性。3.對信息收集過程進行記錄，包括收集時間、收集人員、信息來源等，以便于追溯和管理。4.對于敏感信息的收集，應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，采取必要的安全措施，確保信息的安全收集。（三）信息錄入1.信息錄入人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和操作技能，熟悉信息系統(tǒng)的錄入流程和要求。2.在錄入信息前，應(yīng)對收集到的信息進行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，對于不符合要求的信息應(yīng)及時反饋給信息收集人員進行修正。3.按照信息系統(tǒng)的規(guī)定，準(zhǔn)確、完整地錄入信息，確保信息的錄入質(zhì)量，避免錄入錯誤或遺漏。4.對錄入的信息進行定期核對和復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行更正，保證信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。五、信息存儲與保管（一）存儲介質(zhì)選擇1.根據(jù)信息的重要性、使用頻率和存儲期限等因素，選擇合適的存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤、云存儲等。2.對于重要的、長期保存的信息，應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進行備份，并分別存儲在不同的地理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保其性能良好，數(shù)據(jù)存儲可靠。（二）存儲環(huán)境要求1.為信息存儲提供安全、穩(wěn)定、適宜的環(huán)境，包括溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等方面的要求。2.建立信息存儲場所的管理制度，限制無關(guān)人員進入存儲區(qū)域，確保信息存儲環(huán)境的安全。3.對存儲設(shè)備進行定期盤點和清查，核對存儲信息的數(shù)量和完整性，及時發(fā)現(xiàn)并處理存儲設(shè)備損壞、信息丟失等問題。（三）信息保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的內(nèi)部規(guī)定，明確各類信息的保管期限。2.對于超過保管期限的信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀或存檔處理，確保信息的妥善管理。3.在信息保管期限內(nèi)，應(yīng)保證信息的可查閱性和可用性，以便在需要時能夠及時提供相關(guān)信息。六、信息使用與共享（一）信息使用權(quán)限1.根據(jù)信息的分級和員工的工作職責(zé)，設(shè)定不同的信息使用權(quán)限，確保員工只能訪問和使用其工作所需的信息。2.對于絕密級信息，嚴格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的特定人員才能訪問和使用。3.定期對員工的信息使用權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限與工作職責(zé)相匹配，避免權(quán)限濫用。（二）信息共享原則1.遵循合法、合規(guī)、必要的原則，在確保信息安全和保密的前提下，進行信息共享。2.明確信息共享的目的、范圍和對象，對共享的信息進行嚴格的審批和管理。3.與信息共享對象簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息共享過程中的安全和保密。（三）信息共享流程1.信息共享需求部門提出信息共享申請，說明共享的目的、信息內(nèi)容、共享對象等信息。2.信息管理部門對共享申請進行審核，評估共享的必要性、安全性和合規(guī)性，審核通過后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，信息管理部門按照規(guī)定的方式和渠道將信息共享給指定的對象，并記錄共享的過程和結(jié)果。4.對共享的信息進行跟蹤和管理，確保共享對象按照約定使用信息，避免信息泄露或濫用。七、信息安全管理（一）安全策略制定1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點和信息安全需求，制定全面的信息安全策略，包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、數(shù)據(jù)安全策略、用戶認證與授權(quán)策略等。2.信息安全策略應(yīng)明確安全目標(biāo)、安全措施、責(zé)任分工和應(yīng)急處理流程等內(nèi)容，確保信息安全管理工作有章可循。3.定期對信息安全策略進行評估和更新，以適應(yīng)不斷變化的信息安全環(huán)境和業(yè)務(wù)需求。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進的信息安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)、防病毒軟件等，保障信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。2.對信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全風(fēng)險。3.建立數(shù)據(jù)加密機制，對敏感信息在傳輸和存儲過程中進行加密處理，確保信息的保密性。（三）安全培訓(xùn)與教育1.定期組織員工參加信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識和技能，使其了解信息安全的重要性和相關(guān)法律法規(guī)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括信息安全基礎(chǔ)知識、安全操作規(guī)范、應(yīng)急處理流程等，確保員工掌握基本的信息安全防范措施。3.通過案例分析、模擬演練等方式，增強員工對信息安全事件的應(yīng)對能力和應(yīng)急處理水平。（四）安全審計與監(jiān)督1.建立信息安全審計機制，定期對信息系統(tǒng)的運行情況、信息處理活動、安全措施執(zhí)行情況等進行審計和監(jiān)督。2.審計內(nèi)容包括用戶操作日志、系統(tǒng)配置變更、數(shù)據(jù)訪問記錄等，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為和安全隱患。3.對信息安全審計結(jié)果進行分析和總結(jié)，提出改進措施和建議，不斷完善信息安全管理體系。八、信息變更與刪除（一）信息變更管理1.建立信息變更申請與審批制度，明確信息變更的流程和要求。2.信息變更申請部門應(yīng)詳細說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍等信息，提交變更申請。3.信息管理部門對變更申請進行審核，評估變更的必要性和風(fēng)險，審核通過后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定的程序進行信息變更操作，并記錄變更的過程和結(jié)果。5.對涉及重要信息的變更，應(yīng)進行嚴格的測試和驗證，確保變更后信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）信息刪除管理1.根據(jù)信息保管期限和業(yè)務(wù)需求，對不再需要的信息進行刪除處理。2.信息刪除前，應(yīng)進行嚴格的審批，確保刪除操作符合法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。3.采用安全可靠的方式進行信息刪除，確保信息無法恢復(fù)，避免信息泄露風(fēng)險。4.對信息刪除過程進行記錄，包括刪除時間、刪除人員、刪除信息內(nèi)容等，以便于追溯和審計。九、信息備份與恢復(fù)（一）備份策略制定1.根據(jù)信息的重要性、變更頻率和恢復(fù)時間目標(biāo)（RTO）等因素，制定合理的信息備份策略。2.備份策略應(yīng)包括備份的時間間隔、備份的存儲介質(zhì)、備份數(shù)據(jù)的驗證方式等內(nèi)容。3.定期對備份策略進行評估和調(diào)整，確保備份策略能夠滿足業(yè)務(wù)連續(xù)性的要求。（二）備份執(zhí)行與管理1.按照備份策略的要求，定期進行信息備份操作，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和及時性。2.對備份數(shù)據(jù)進行分類存儲和標(biāo)識，便于管理和查找。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)測試，驗證備份數(shù)據(jù)的可用性，確保在需要時能夠成功恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）恢復(fù)流程與演練1.制定信息恢復(fù)流程，明確在信息系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時的恢復(fù)步驟和責(zé)任分工。2.定期組織信息恢復(fù)演練，模擬信息系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失場景，檢驗恢復(fù)流程的有效性和相關(guān)人員的應(yīng)急處理能力。3.根據(jù)演練結(jié)果，對恢復(fù)流程進行優(yōu)化和改進，提高信息恢復(fù)的效率和成功率。十、信息維護監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立信息維護監(jiān)督小組，定期對公司/組織的信息維護管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括信息收集、錄入、存儲、使用、共享、變更、刪除等各個環(huán)節(jié)的工作情況，以及信息安全管理措施的執(zhí)行情況。3.對監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核指標(biāo)1.制定信息維護管理工作的考核指標(biāo)體系，包括信息準(zhǔn)確性、完整性、及時性、安全性等方面的指標(biāo)。2.考核指標(biāo)應(yīng)具有可量化、可衡量的特點，以便于對信息維護管理工作進行客觀評價。3.根據(jù)考核指標(biāo)體系，定期對各部門和人員的信息維護管理工作進行考核評分。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將考核結(jié)果與員工的績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極做好信息維