呈文操作管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司呈文操作流程，確保呈文的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，提高公司公文處理效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在日常工作中涉及的各類(lèi)呈文的起草、審核、審批、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等操作流程。（三）基本原則1.合法性原則：呈文內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：呈文表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)合理，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯(cuò)誤信息。3.及時(shí)性原則：各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成呈文的起草、審核、審批等環(huán)節(jié)，確保呈文能夠及時(shí)傳達(dá)和處理，不影響工作的正常推進(jìn)。4.規(guī)范性原則：呈文格式、字體、排版等應(yīng)符合公司公文處理的相關(guān)規(guī)范要求，保持公文的嚴(yán)肅性和一致性。二、呈文的分類(lèi)及適用范圍（一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。如公司在項(xiàng)目立項(xiàng)、資金申請(qǐng)、重大決策等方面需要上級(jí)給予明確意見(jiàn)或批準(zhǔn)的情況。（二）報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)等。包括工作總結(jié)報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)工作進(jìn)展報(bào)告、問(wèn)題反饋報(bào)告等。（三）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。如與合作單位溝通業(yè)務(wù)合作事宜、向其他單位咨詢(xún)相關(guān)信息等。（四）通知用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如公司內(nèi)部的工作安排通知、會(huì)議通知、規(guī)章制度發(fā)布通知等。三、呈文的起草（一）起草部門(mén)及責(zé)任人呈文由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人作為呈文起草責(zé)任人。起草責(zé)任人應(yīng)具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力、業(yè)務(wù)知識(shí)水平和綜合分析能力，熟悉公司的工作流程和相關(guān)政策法規(guī)。（二）起草要求1.明確主題：呈文應(yīng)主題明確，一事一文，避免內(nèi)容繁雜、主題不清。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括呈文的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了，便于閱讀和理解。2.內(nèi)容完整：詳細(xì)闡述呈文的背景、目的、依據(jù)、具體事項(xiàng)、措施建議、預(yù)期效果等內(nèi)容，確保呈文信息完整，邏輯連貫。3.語(yǔ)言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語(yǔ)，文字表述準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、通順，避免使用生僻字、方言、口語(yǔ)化表述以及模糊、歧義的詞匯。4.格式規(guī)范：按照公司規(guī)定的公文格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等要素齊全，排版整齊美觀。（三）起草流程1.收集資料：起草責(zé)任人在起草呈文前，應(yīng)收集與呈文主題相關(guān)的政策文件、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、工作記錄等資料，確保呈文內(nèi)容有充分的依據(jù)和支撐。2.擬定提綱：根據(jù)呈文主題和內(nèi)容要求，起草責(zé)任人擬定詳細(xì)的提綱，明確各部分的主要內(nèi)容和邏輯結(jié)構(gòu)，使呈文層次清晰、條理分明。3.撰寫(xiě)初稿：按照提綱進(jìn)行初稿撰寫(xiě)，在撰寫(xiě)過(guò)程中注意語(yǔ)言表達(dá)和內(nèi)容組織，確保呈文質(zhì)量。初稿完成后，起草責(zé)任人應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容是否完整、表述是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范等。4.征求意見(jiàn)：對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或需要廣泛征求意見(jiàn)的呈文，起草部門(mén)應(yīng)在初稿形成后，及時(shí)征求相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)和建議。征求意見(jiàn)的方式可以采用書(shū)面征求、會(huì)議討論、電子郵件等形式，根據(jù)反饋意見(jiàn)對(duì)初稿進(jìn)行修改完善。四、呈文的審核（一）審核部門(mén)及責(zé)任人1.部門(mén)內(nèi)部審核：呈文起草完成后，首先由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括呈文的主題是否明確、內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順等，確保呈文符合部門(mén)工作實(shí)際和公司要求。2.歸口管理部門(mén)審核：對(duì)于涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的呈文，需提交歸口管理部門(mén)進(jìn)行審核。歸口管理部門(mén)應(yīng)從專(zhuān)業(yè)角度對(duì)呈文內(nèi)容進(jìn)行審查，重點(diǎn)審核呈文涉及的業(yè)務(wù)政策、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面，提出審核意見(jiàn)。3.綜合管理部門(mén)審核：公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)所有呈文進(jìn)行形式審核和綜合把關(guān)。審核內(nèi)容包括呈文格式是否符合公司公文規(guī)范、文種使用是否恰當(dāng)、行文關(guān)系是否正確、是否需要會(huì)簽其他部門(mén)等。綜合管理部門(mén)在審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與起草部門(mén)溝通，提出修改意見(jiàn)。（二）審核要點(diǎn)1.合法性審核：檢查呈文內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保呈文具有合法性和合規(guī)性。2.準(zhǔn)確性審核：對(duì)呈文的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用文件等進(jìn)行核實(shí)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。審核語(yǔ)言表達(dá)是否清晰準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。3.完整性審核：審查呈文是否涵蓋了必要的信息，各項(xiàng)內(nèi)容是否完整，邏輯是否嚴(yán)密。對(duì)于需要說(shuō)明的事項(xiàng)、依據(jù)、措施等是否闡述清楚，避免出現(xiàn)重要內(nèi)容缺失的情況。4.規(guī)范性審核：檢查呈文格式是否符合公司公文處理規(guī)范要求，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距、排版格式等方面是否統(tǒng)一規(guī)范。文種使用是否恰當(dāng)，主送機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等要素是否齊全準(zhǔn)確。（三）審核流程1.部門(mén)內(nèi)部審核：起草責(zé)任人將呈文初稿提交給起草部門(mén)負(fù)責(zé)人，起草部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見(jiàn)。審核通過(guò)的，呈文進(jìn)入下一審核環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)的，起草責(zé)任人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后重新提交審核。2.歸口管理部門(mén)審核：起草部門(mén)將經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的呈文提交給歸口管理部門(mén)。歸口管理部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并反饋審核意見(jiàn)。對(duì)于審核通過(guò)的呈文，進(jìn)入綜合管理部門(mén)審核環(huán)節(jié)；對(duì)于審核不通過(guò)的呈文，起草部門(mén)應(yīng)按照歸口管理部門(mén)的意見(jiàn)進(jìn)行修改，修改完成后再次提交歸口管理部門(mén)審核。3.綜合管理部門(mén)審核：歸口管理部門(mén)審核通過(guò)的呈文，由起草部門(mén)提交給綜合管理部門(mén)。綜合管理部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成形式審核和綜合把關(guān)，并簽署審核意見(jiàn)。審核通過(guò)的，呈文進(jìn)入呈文審批環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)的，綜合管理部門(mén)應(yīng)向起草部門(mén)說(shuō)明原因，起草部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改后重新提交審核。五、呈文的審批（一）審批權(quán)限1.一般性呈文：對(duì)于一般性的請(qǐng)示、報(bào)告、函、通知等呈文，按照公司內(nèi)部的層級(jí)管理和職責(zé)分工進(jìn)行審批。具體審批權(quán)限如下：部門(mén)內(nèi)部事務(wù)性呈文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。涉及多個(gè)部門(mén)的一般性工作呈文，經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項(xiàng)的呈文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。2.重大事項(xiàng)呈文：對(duì)于涉及公司重大決策、重大項(xiàng)目、大額資金使用等重大事項(xiàng)的呈文，由總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議決定。（二）審批流程1.呈文提交：起草部門(mén)將經(jīng)審核通過(guò)的呈文按照審批權(quán)限提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議。提交時(shí)應(yīng)確保呈文內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并附上相關(guān)的說(shuō)明材料或背景資料。2.審批意見(jiàn)反饋：審批領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)呈文進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。審批意見(jiàn)包括同意、不同意、修改后再報(bào)等。對(duì)于不同意的呈文，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確指出原因和修改要求，起草部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后重新提交審批。3.審批記錄：綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)呈文的審批過(guò)程進(jìn)行記錄，包括呈文名稱(chēng)、提交時(shí)間、審批領(lǐng)導(dǎo)、審批意見(jiàn)、審批時(shí)間等信息，形成審批臺(tái)賬。審批記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、呈文的簽發(fā)（一）簽發(fā)人職責(zé)1.總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)公司重要呈文、涉及公司重大決策和重大事項(xiàng)的呈文進(jìn)行簽發(fā)?？偨?jīng)理應(yīng)認(rèn)真審閱呈文內(nèi)容，對(duì)呈文的合法性、準(zhǔn)確性、完整性和可行性進(jìn)行全面把關(guān)，確保呈文符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。2.分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)職責(zé)分工，對(duì)分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的呈文進(jìn)行簽發(fā)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)審核呈文涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃和工作要求，措施是否得當(dāng)，確保呈文能夠有效指導(dǎo)和推動(dòng)分管工作的開(kāi)展。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人：對(duì)部門(mén)內(nèi)部事務(wù)性呈文進(jìn)行簽發(fā)。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保呈文內(nèi)容真實(shí)反映部門(mén)工作情況，符合部門(mén)工作實(shí)際，能夠有效傳達(dá)部門(mén)工作意圖和工作安排。（二）簽發(fā)流程1.呈文送簽：經(jīng)審批通過(guò)的呈文，由起草部門(mén)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后，提交給相應(yīng)的簽發(fā)人。送簽時(shí)應(yīng)附上審批意見(jiàn)及修改說(shuō)明，確保簽發(fā)人能夠全面了解呈文的審核和修改情況。2.簽發(fā)確認(rèn)：簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱呈文內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后在呈文的發(fā)文稿紙上簽署姓名和日期。對(duì)于需要緊急處理的呈文，簽發(fā)人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成簽發(fā)，確保呈文能夠及時(shí)印發(fā)和傳達(dá)。3.簽發(fā)記錄：綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)呈文的簽發(fā)情況進(jìn)行記錄，包括呈文名稱(chēng)、簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間等信息，形成簽發(fā)臺(tái)賬。簽發(fā)記錄應(yīng)作為公文管理的重要檔案資料，妥善保存。七、呈文的印發(fā)（一）印發(fā)部門(mén)及責(zé)任人呈文經(jīng)簽發(fā)后，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)印發(fā)。綜合管理部門(mén)指定專(zhuān)人作為印發(fā)責(zé)任人，負(fù)責(zé)呈文的排版、校對(duì)、印刷、分發(fā)等工作。（二）印發(fā)要求1.排版規(guī)范：印發(fā)責(zé)任人應(yīng)按照公司公文格式規(guī)范要求對(duì)呈文進(jìn)行排版，確保字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等符合標(biāo)準(zhǔn)，頁(yè)面布局合理、美觀。2.校對(duì)準(zhǔn)確：印發(fā)責(zé)任人應(yīng)對(duì)呈文內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保文字表述準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、格式等方面無(wú)差錯(cuò)。校對(duì)工作應(yīng)至少進(jìn)行[X]次，重要呈文可增加校對(duì)次數(shù)，以保證印發(fā)質(zhì)量。3.印刷清晰：選擇質(zhì)量可靠的印刷單位進(jìn)行印刷，確保呈文印刷清晰、字跡清楚、墨色均勻，紙張質(zhì)量符合要求。4.分發(fā)及時(shí)：印發(fā)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)呈文的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等信息，及時(shí)、準(zhǔn)確地將呈文分發(fā)到相關(guān)部門(mén)和人員手中。對(duì)于需要保密的呈文，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行分發(fā)和管理。（三）印發(fā)流程1.排版校對(duì)：印發(fā)責(zé)任人收到經(jīng)簽發(fā)的呈文后，首先進(jìn)行排版操作，按照公文格式要求設(shè)置頁(yè)面格式、字體字號(hào)等。排版完成后，對(duì)呈文內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)校對(duì)，檢查是否存在錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤、格式不一致等問(wèn)題。校對(duì)無(wú)誤后，將排版后的呈文發(fā)送給印刷單位。2.印刷裝訂：印刷單位根據(jù)收到的排版文件進(jìn)行印刷，并按照公司要求進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，無(wú)缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)等情況。印刷完成后，印刷單位將呈文成品送回公司綜合管理部門(mén)。3.分發(fā)存檔：印發(fā)責(zé)任人對(duì)印刷好的呈文進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。然后按照分發(fā)清單將呈文及時(shí)分發(fā)給各主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)和人員，并做好分發(fā)記錄。同時(shí)，將呈文的電子文檔和紙質(zhì)文檔按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。八、呈文的歸檔（一）歸檔范圍公司所有正式印發(fā)的呈文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、函、通知等各類(lèi)公文，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔內(nèi)容包括呈文的紙質(zhì)文件、電子文件以及相關(guān)的審批意見(jiàn)、修改記錄、會(huì)議紀(jì)要等附件材料。（二）歸檔要求1.分類(lèi)整理：按照呈文的種類(lèi)、年份、月份等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立清晰的檔案目錄。同一類(lèi)別的呈文應(yīng)按照時(shí)間順序排列，便于查找和管理。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份歸檔的呈文編制唯一的檔案編號(hào)，并在紙質(zhì)文件和電子文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。檔案編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)呈文的年份、類(lèi)別、順序號(hào)等信息，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和唯一性。3.內(nèi)容完整：歸檔的呈文應(yīng)確保內(nèi)容完整，包括正文、附件、審批意見(jiàn)、修改記錄等相關(guān)材料。對(duì)于重要的呈文，還應(yīng)附上相關(guān)的背景資料、會(huì)議紀(jì)要等，以便全面了解呈文的產(chǎn)生背景和處理過(guò)程。4.存儲(chǔ)規(guī)范：紙質(zhì)呈文應(yīng)采用符合檔案保存要求的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂存放，存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)等條件良好。電子呈文應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）歸檔流程1.文件收集：呈文印發(fā)后，綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集呈文的紙質(zhì)文件和電子文件。紙質(zhì)文件由印發(fā)責(zé)任人在呈文分發(fā)完成后及時(shí)收集整理，電子文件由起草部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行提交。2.整理編目：綜合管理部門(mén)對(duì)收集到的呈文進(jìn)行整理編目，按照歸檔要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、標(biāo)識(shí)等操