原廠供應(yīng)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司原廠供應(yīng)管理，確保所采購的產(chǎn)品符合公司質(zhì)量、生產(chǎn)及業(yè)務(wù)運營要求，規(guī)范采購流程，提高采購效率，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及原廠供應(yīng)產(chǎn)品的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備及相關(guān)服務(wù)等。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的原廠產(chǎn)品質(zhì)量符合或優(yōu)于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部要求，以保障公司產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)運營的穩(wěn)定性。2.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。3.成本效益原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.合作共贏原則：與原廠供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同推動公司發(fā)展。二、供應(yīng)商選擇與評估（一）供應(yīng)商篩選1.建立供應(yīng)商信息庫采購部門負(fù)責(zé)收集、整理潛在原廠供應(yīng)商的基本信息，包括公司概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等，并建立供應(yīng)商信息庫。信息庫應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。2.供應(yīng)商初步篩選根據(jù)采購需求和公司要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合基本條件的供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括但不限于：供應(yīng)商的行業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品認(rèn)證情況、市場口碑等。（二）供應(yīng)商實地考察1.考察計劃制定對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)制定實地考察計劃，明確考察時間、人員、內(nèi)容等?？疾靸?nèi)容應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、研發(fā)能力、物流配送等方面。2.實地考察實施考察人員應(yīng)按照考察計劃對供應(yīng)商進行實地考察，并填寫考察報告。考察報告應(yīng)客觀、詳細(xì)地記錄供應(yīng)商的實際情況，包括優(yōu)點和不足之處。（三）供應(yīng)商評估1.評估指標(biāo)設(shè)定建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面的指標(biāo)。質(zhì)量指標(biāo)可包括產(chǎn)品合格率、質(zhì)量穩(wěn)定性等；價格指標(biāo)可包括報價合理性、成本控制能力等；交貨期指標(biāo)可包括按時交貨率、交貨周期等；服務(wù)指標(biāo)可包括售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力等。2.評估方法選擇根據(jù)評估指標(biāo)體系，選擇合適的評估方法，如評分法、加權(quán)平均法等。定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定，一般為每年一次。3.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如減少訂單量、暫停合作等，直至其改進或淘汰。三、采購流程管理（一）采購需求確定1.需求部門提出申請各需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、業(yè)務(wù)需求等，填寫采購申請單，明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。采購申請單應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。2.采購部門審核采購部門收到采購申請單后，對需求的合理性、必要性進行審核。審核內(nèi)容包括：采購數(shù)量是否合理、交貨期是否符合生產(chǎn)計劃、是否有替代產(chǎn)品等。對于審核通過的采購申請單，采購部門將其納入采購計劃；對于審核不通過的采購申請單，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并要求其進行修改。（二）采購計劃制定1.采購計劃編制采購部門根據(jù)采購申請單和庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、采購方式等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)合理安排采購時間，避免因采購不及時導(dǎo)致生產(chǎn)延誤或庫存積壓。2.采購計劃審批采購計劃編制完成后，應(yīng)提交至采購部門負(fù)責(zé)人審核，再報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（三）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購產(chǎn)品的特點、市場情況等，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購等。對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，應(yīng)優(yōu)先采用招標(biāo)采購方式；對于金額較小、市場供應(yīng)充足的采購項目，可采用詢價采購方式；對于緊急采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.采購文件編制根據(jù)采購方式，編制相應(yīng)的采購文件，如招標(biāo)文件、詢價單、談判文件等。采購文件應(yīng)明確采購產(chǎn)品的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.供應(yīng)商邀請與響應(yīng)采購部門根據(jù)采購文件，邀請合格的供應(yīng)商參與采購活動。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提交響應(yīng)文件，包括報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等。4.采購評審與決策采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行評審，根據(jù)評審結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。評審內(nèi)容包括：報價合理性、技術(shù)方案可行性、售后服務(wù)能力等。采購決策應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。（四）合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)采購評審結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，應(yīng)提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。3.合同簽訂經(jīng)法務(wù)部門審核通過的采購合同，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時歸檔保存，作為采購活動的重要依據(jù)。（五）訂單跟蹤與交付1.訂單跟蹤采購部門負(fù)責(zé)對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況、交貨期等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或可能影響交貨期的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，確保按時交貨。2.交付驗收采購產(chǎn)品到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程對采購產(chǎn)品進行驗收。驗收合格的產(chǎn)品，需求部門應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)；驗收不合格的產(chǎn)品，需求部門應(yīng)及時與采購部門溝通，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決退貨、換貨等問題。四、質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確1.與供應(yīng)商溝通質(zhì)量要求在采購合同中明確采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，確保供應(yīng)商理解并認(rèn)可質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。2.質(zhì)量協(xié)議簽訂對于重要的采購產(chǎn)品，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議，進一步明確質(zhì)量責(zé)任、質(zhì)量檢驗方法、不合格品處理等內(nèi)容。（二）進貨檢驗1.檢驗計劃制定質(zhì)量部門根據(jù)采購產(chǎn)品的特點和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定進貨檢驗計劃。檢驗計劃應(yīng)明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等內(nèi)容。2.檢驗實施質(zhì)量檢驗人員按照檢驗計劃對采購產(chǎn)品進行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。檢驗過程中應(yīng)做好檢驗記錄，包括檢驗結(jié)果、檢驗時間、檢驗人員等信息。3.不合格品處理對于檢驗不合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門應(yīng)及時出具不合格報告，并通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格品，如退貨、換貨、降價等。（三）質(zhì)量改進1.質(zhì)量問題分析對于頻繁出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商或采購產(chǎn)品，質(zhì)量部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行質(zhì)量問題分析，找出問題的根源。分析方法可包括因果圖、排列圖等。2.改進措施制定與實施根據(jù)質(zhì)量問題分析結(jié)果，制定相應(yīng)的改進措施，并要求供應(yīng)商實施。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤改進措施的實施情況，確保問題得到有效解決。3.質(zhì)量績效評估定期對供應(yīng)商的質(zhì)量績效進行評估，評估指標(biāo)可包括產(chǎn)品合格率、質(zhì)量投訴率等。根據(jù)質(zhì)量績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行獎懲，激勵供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。五、價格管理（一）價格調(diào)研1.市場價格信息收集采購部門定期收集市場價格信息，包括原材料價格、零部件價格、設(shè)備價格等。信息收集渠道可包括行業(yè)網(wǎng)站、市場調(diào)研機構(gòu)、供應(yīng)商報價等。2.價格分析與比較采購部門對收集到的市場價格信息進行分析與比較，了解價格走勢和市場行情。通過分析比較，為采購決策提供參考依據(jù)，確保采購價格合理。（二）價格談判1.談判準(zhǔn)備在采購談判前，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)、價格底線等信息，制定談判策略。談判人員應(yīng)熟悉采購產(chǎn)品的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、市場價格等情況，做好談判準(zhǔn)備工作。2.談判實施采購部門與供應(yīng)商進行價格談判，爭取最有利的采購價格。談判過程中應(yīng)注重溝通技巧，既要維護公司利益，又要保持與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。3.談判結(jié)果確定根據(jù)談判情況，確定最終的采購價格，并在采購合同中明確約定。（三）價格調(diào)整1.價格調(diào)整因素分析關(guān)注市場價格波動、原材料價格變化、供應(yīng)商成本變動等因素，分析其對采購價格的影響。如出現(xiàn)價格調(diào)整因素，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，確定價格調(diào)整方案。2.價格調(diào)整程序采購部門提出價格調(diào)整申請，說明價格調(diào)整的原因、幅度等內(nèi)容。經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整協(xié)議，并按照新的價格執(zhí)行采購活動。六、交貨期管理（一）交貨期約定1.明確交貨期要求在采購合同中明確約定供應(yīng)商的交貨期，確保交貨期符合公司生產(chǎn)計劃和業(yè)務(wù)需求。交貨期應(yīng)具體、明確，避免模糊不清或歧義。2.交貨期確認(rèn)采購部門在下達采購訂單時，應(yīng)與供應(yīng)商再次確認(rèn)交貨期，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（二）交貨期跟蹤1.建立交貨期跟蹤機制采購部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的交貨期執(zhí)行情況進行跟蹤，及時掌握交貨進度?？赏ㄟ^定期溝通、供應(yīng)商反饋、物流信息跟蹤等方式進行交貨期跟蹤。2.提前預(yù)警與協(xié)調(diào)如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解原因，并要求其采取措施確保按時交貨。對于可能影響公司生產(chǎn)計劃的延遲交貨情況，采購部門應(yīng)及時向公司相關(guān)部門匯報，并共同協(xié)商解決方案。（三）逾期交貨處理1.違約責(zé)任明確在采購合同中明確約定供應(yīng)商逾期交貨的違約責(zé)任，如支付違約金、承擔(dān)損失等。2.逾期交貨處理措施對于供應(yīng)商逾期交貨的情況，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。同時，采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨期、減少訂單量等，以降低對公司生產(chǎn)運營的影響。七、售后服務(wù)管理（一）售后服務(wù)要求明確1.在合同中約定售后服務(wù)條款采購部門應(yīng)在采購合同中明確約定供應(yīng)商的售后服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、期限等要求。售后服務(wù)條款應(yīng)包括但不限于：產(chǎn)品維修、保養(yǎng)、更換零部件、技術(shù)支持等方面。2.與供應(yīng)商溝通售后服務(wù)要求在簽訂采購合同前，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通售后服務(wù)要求，確保供應(yīng)商能夠提供滿足公司需求的售后服務(wù)。（二）售后服務(wù)執(zhí)行1.售后服務(wù)響應(yīng)當(dāng)公司需要供應(yīng)商提供售后服務(wù)時，應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出售后服務(wù)請求。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)響應(yīng)售后服務(wù)請求，了解問題情況，并提供解決方案。2.售后服務(wù)實施供應(yīng)商按照約定的售后服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和期限，對采購產(chǎn)品進行維修、保養(yǎng)、更換零部件等售后服務(wù)工作。在售后服務(wù)實施過程中，供應(yīng)商應(yīng)做好記錄，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時間、服務(wù)人員等信息。（三）售后服務(wù)評估1.建立售后服務(wù)評估機制采購部門定期對供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進行評估，評估指標(biāo)可包括售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力、客戶滿意度等。評估方式可包括問卷調(diào)查、客戶反饋、現(xiàn)場檢查等。2.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)售后服務(wù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行獎懲。對于售后服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于售后服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商，應(yīng)及時要求其改進，如仍未改善，可考慮暫停合作或淘汰。八、信息管理（一）供應(yīng)商信息管理1.建立供應(yīng)商信息檔案采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品信息、合作記錄等內(nèi)容。供應(yīng)商信息檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.信息共享與交流采購部門應(yīng)與公司內(nèi)部相關(guān)部門共享供應(yīng)商信息，以便各部門在工作中能夠及時了解供應(yīng)商情況，合理開展業(yè)務(wù)活動。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的信息交流，及時溝通采購需求、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面的信息。（二）采購合同管理1.合同檔案建立采購部門負(fù)責(zé)建立采購合同檔案，對采購合同進行分類歸檔管理。采購合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、補充協(xié)議、履行記錄等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行跟蹤采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握合同的履行進度，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取措施解決問題，并做好記錄。（三）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購數(shù)據(jù)收集采購部門定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，包括采購訂單數(shù)量、采購金額、采購產(chǎn)品種類、供應(yīng)商交貨情況等。2.數(shù)據(jù)分析與報告對收集到的采購數(shù)據(jù)進行分析，了解采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在風(fēng)險。采購部門應(yīng)定期編制采購數(shù)據(jù)分析報告，為公司決策提供參考依據(jù)。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門監(jiān)督紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購活動中的廉潔自律情況進行監(jiān)督，防止采購人員出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題，紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)嚴(yán)肅查處，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面的指標(biāo)?？己酥笜?biāo)應(yīng)具體、可量化，便于對供應(yīng)商進行客觀評價。2.考核周期與方式供應(yīng)商考核周期一般為每年一