原件管理辦法通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司原件管理，確保原件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范原件的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞及銷(xiāo)毀等流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及原件管理的部門(mén)和人員，包括但不限于文件原件、合同原件、票據(jù)原件、技術(shù)資料原件等各類(lèi)具有保存價(jià)值的原件。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：確保原件內(nèi)容真實(shí)可靠，不得篡改、偽造原件信息。2.完整性原則：涵蓋原件的各個(gè)方面，包括正文、附件、簽字蓋章等，保證原件的完整無(wú)缺。3.安全性原則：采取有效措施保障原件的物理安全和信息安全，防止原件丟失、損壞、泄露。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行原件管理，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、原件的收集與整理（一）收集責(zé)任1.各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)生原件的收集工作，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保原件及時(shí)、完整地收集。2.涉及多個(gè)部門(mén)共同產(chǎn)生的原件，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)收集工作。（二）收集要求1.原件產(chǎn)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將原件交至指定的收集責(zé)任人，不得私自留存或拖延。2.收集的原件應(yīng)保持清潔、整齊，不得有破損、涂改等情況。3.對(duì)于電子原件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理規(guī)范1.收集后的原件應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間、重要性等進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)于文件原件，應(yīng)按照文號(hào)、主題等進(jìn)行編號(hào)和排序，便于查找和管理。3.合同原件應(yīng)按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間等進(jìn)行整理，并建立合同臺(tái)賬。4.技術(shù)資料原件應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，標(biāo)注清晰的名稱(chēng)和版本號(hào)。三、原件的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)原件的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)方式，包括紙質(zhì)存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)或兩者相結(jié)合。2.紙質(zhì)原件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的文件柜或檔案室，按照分類(lèi)順序排列存放，便于查找和取用。3.電子原件應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)等適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。2.存儲(chǔ)電子原件的服務(wù)器應(yīng)具備良好的硬件設(shè)施和安全防護(hù)軟件，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（三）存儲(chǔ)期限1.根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)原件的存儲(chǔ)期限。2.對(duì)于重要的文件、合同等原件，存儲(chǔ)期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，以滿足可能的查閱和審計(jì)需求。3.在存儲(chǔ)期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀或繼續(xù)保存的評(píng)估。四、原件的使用（一）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要使用原件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)原件使用申請(qǐng)表，注明使用目的、原件名稱(chēng)、使用期限等信息。2.使用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到原件管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.原件管理部門(mén)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，辦理原件借閱手續(xù)，登記借閱人姓名、部門(mén)、原件名稱(chēng)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還原件，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管原件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、掃描、拍照或修改原件內(nèi)容。2.使用原件時(shí)應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，使用完畢后及時(shí)歸還原件管理部門(mén)。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的原件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。五、原件的傳遞（一）傳遞方式1.根據(jù)原件的緊急程度和重要性，選擇合適的傳遞方式，包括專(zhuān)人送達(dá)、郵寄、電子傳輸?shù)取?.對(duì)于重要且緊急的原件，應(yīng)采用專(zhuān)人送達(dá)的方式，確保原件安全、及時(shí)傳遞。3.一般情況下，可通過(guò)郵寄或電子傳輸?shù)姆绞絺鬟f原件，但應(yīng)確保傳遞過(guò)程的安全性和可靠性。（二）傳遞流程1.原件傳遞前，應(yīng)由傳遞部門(mén)填寫(xiě)原件傳遞登記表，注明傳遞原件的名稱(chēng)、數(shù)量、接收部門(mén)、傳遞方式等信息。2.對(duì)于電子傳輸?shù)脑?，?yīng)采用加密傳輸方式，并確保接收方能夠正確接收和解密原件。3.傳遞過(guò)程中，應(yīng)跟蹤原件的傳遞狀態(tài)，確保原件按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收部門(mén)。（三）交接手續(xù)1.原件送達(dá)接收部門(mén)后，接收人應(yīng)及時(shí)核對(duì)原件的名稱(chēng)、數(shù)量、內(nèi)容等信息，并在原件傳遞登記表上簽字確認(rèn)。2.如發(fā)現(xiàn)原件有損壞、缺失等情況，接收人應(yīng)及時(shí)與傳遞部門(mén)溝通，查明原因并進(jìn)行處理。六、原件的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.對(duì)于已超過(guò)存儲(chǔ)期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的原件，或因其他原因需要銷(xiāo)毀的原件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀原件前，應(yīng)由原件管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合銷(xiāo)毀條件。（二）銷(xiāo)毀流程1.原件管理部門(mén)填寫(xiě)原件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀原件的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀原件時(shí)，應(yīng)選擇安全可靠的銷(xiāo)毀方式，如粉碎、焚燒等，確保原件信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、規(guī)范。4.銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)填寫(xiě)原件銷(xiāo)毀記錄，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的原件管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司原件管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)由公司內(nèi)部審計(jì)、法務(wù)、檔案管理等部門(mén)的人員組成，確保監(jiān)督工作的全面性和專(zhuān)業(yè)性。（二）檢查內(nèi)容1.原件的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.原件管理部門(mén)的工作流程是否規(guī)范，人員職責(zé)是否明確。3.原件的安全性和完整性是否得到有效保障。（三）問(wèn)題處理1.監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處