it文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司IT文件的規(guī)范化管理，確保IT文件的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高公司IT工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與IT相關的文件，包括但不限于IT系統(tǒng)文檔、技術方案、項目文檔、數(shù)據(jù)文件、運維記錄等。（三）職責分工1.IT部門負責制定和完善IT文件管理的相關制度和流程。指導和監(jiān)督各部門IT文件的整理、歸檔和保管工作。負責IT文件的備份、存儲和恢復工作，確保文件的安全性和可用性。定期對IT文件進行清理和銷毀，確保文件的時效性和準確性。2.各部門負責本部門IT文件的收集、整理、分類和歸檔工作，確保文件的完整性和準確性。按照規(guī)定的格式和要求，及時向IT部門提交相關的IT文件。負責本部門IT文件的保管和使用，嚴格遵守IT文件的保密規(guī)定。配合IT部門做好IT文件的備份、存儲和恢復工作，以及文件的清理和銷毀工作。（四）文件分類1.系統(tǒng)文檔類：包括IT系統(tǒng)的需求規(guī)格說明書、設計文檔、測試報告、用戶手冊、操作指南等。2.技術方案類：包括技術選型報告、技術架構設計文檔、技術解決方案等。3.項目文檔類：包括項目計劃、項目進度報告、項目總結報告、項目文檔清單等。4.數(shù)據(jù)文件類：包括數(shù)據(jù)庫腳本、數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)備份文件等。5.運維記錄類：包括系統(tǒng)日志、故障記錄、維護記錄、變更記錄等。二、文件的創(chuàng)建與審批（一）文件創(chuàng)建1.IT文件的創(chuàng)建應根據(jù)工作需要和業(yè)務流程，由相關責任人負責起草。2.文件起草應使用規(guī)范的格式和語言，確保文件內(nèi)容準確、清晰、完整。3.文件起草過程中應充分征求相關部門和人員的意見，確保文件的可行性和有效性。（二）文件審批1.文件起草完成后，應按照公司的審批流程進行審批。2.審批人應認真審查文件內(nèi)容，提出修改意見和建議，并簽署審批意見。3.文件未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的，不得發(fā)布和使用。三、文件的編號與標識（一）文件編號1.為便于IT文件的管理和查詢，對所有IT文件進行統(tǒng)一編號。2.文件編號應遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，確保每個文件都有唯一的編號。3.文件編號的格式為：[公司簡稱][部門代碼][文件類別代碼][年份][流水號]。公司簡稱：取公司名稱的首字母縮寫。部門代碼：按照公司部門代碼表進行填寫。文件類別代碼：按照本辦法第四條規(guī)定的文件分類進行填寫。年份：取文件創(chuàng)建年份的后兩位數(shù)字。流水號：按照文件創(chuàng)建的先后順序依次編寫，從001開始。（二）文件標識1.在文件首頁的右上角應標注文件編號。2.對于重要的IT文件，應在文件首頁加蓋“受控文件”章，并注明文件的版本號和發(fā)布日期。3.文件標識應清晰、準確、完整，便于識別和管理。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.各部門應定期對本部門的IT文件進行整理，確保文件的分類清晰、標識準確。2.文件整理應按照文件的類別、時間順序等進行排列，便于查找和使用。3.對于電子文件，應建立相應的文件夾結構，按照文件類別和年份進行存放。（二）文件歸檔1.文件整理完成后，應及時進行歸檔。2.歸檔文件應按照公司的檔案管理制度進行分類存放，確保文件的安全性和完整性。3.對于重要的IT文件，應進行紙質(zhì)和電子雙重歸檔。五、文件的存儲與備份（一）文件存儲1.IT文件應存儲在安全可靠的存儲設備上，如服務器、磁盤陣列、磁帶庫等。2.存儲設備應具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.文件存儲應按照文件的類別和年份進行分類存放，便于查找和管理。（二）文件備份1.為防止IT文件丟失或損壞，應定期對文件進行備份。2.備份方式可采用全量備份、增量備份、差異備份等，根據(jù)文件的重要性和變化頻率進行選擇。3.備份文件應存儲在與原文件不同的存儲設備上，并定期進行異地存儲，以防止自然災害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.應定期對備份文件進行檢查和恢復測試，確保備份文件的可用性。六、文件的使用與借閱（一）文件使用1.公司員工因工作需要使用IT文件的，應按照規(guī)定的權限進行訪問和使用。2.使用文件時應注意保護文件的完整性和保密性，不得擅自修改、刪除或傳播文件內(nèi)容。3.對于涉及公司機密的IT文件，應嚴格按照公司的保密制度進行管理。（二）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱IT文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，交IT部門進行登記和借閱。3.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應及時向IT部門報告，并承擔相應的責任。七、文件的變更與廢止（一）文件變更1.IT文件在使用過程中如發(fā)現(xiàn)需要修改或補充的，應及時進行變更。2.文件變更應按照文件的審批流程進行審批，確保變更后的文件符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。3.文件變更后，應及時更新文件的編號、版本號、發(fā)布日期等信息，并對相關的存儲設備和備份文件進行更新。（二）文件廢止1.IT文件在使用過程中如不再適用或已被新的文件替代的，應及時進行廢止。2.文件廢止應填寫《文件廢止申請表》，注明廢止文件的名稱、編號、廢止原因等信息。3.《文件廢止申請表》經(jīng)部門負責人審批后，交IT部門進行登記和廢止。4.文件廢止后，應及時清理相關的存儲設備和備份文件，確保文件的安全性和準確性。八、文件的保密與安全（一）文件保密1.公司員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的IT文件進行保密。2.對于機密文件，應采取加密存儲、訪問控制等措施，防止文件泄露。3.在文件的傳輸和共享過程中，應采用安全可靠的傳輸方式，如加密郵件、VPN等，確保文件的安全性。（二）文件安全1.應建立健全IT文件的安全管理制度，加強對文件存儲設備、網(wǎng)絡系統(tǒng)等的安全管理。2.定期對文件存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。3.加強對網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。4.制定文件安全應急預案，定期進行演練，確保在文件發(fā)生安全事故時能夠及時采取措施進行處理。九、文件的審計與監(jiān)督（一）文件審計1.IT部門應定期對公司的IT文件進行審計，檢查文件的管理情況是否符合本辦法的要求。2.文件審計應包括文件的創(chuàng)建、審批、編號、標識、整理、歸檔、存儲、備份、使用、借閱、變更、廢止等環(huán)節(jié)。3.審計人員應填寫《文件審計報告》，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。（二）文件監(jiān)督1.公司各部門應加強對本部門IT文件管理工作的