辦公家私管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公家私的管理，合理配置資源，提高辦公家私的使用效率，延長其使用壽命，降低公司運(yùn)營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有辦公家私的采購、配置、使用、維護(hù)、盤點、報廢等全過程管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對辦公家私實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算。2.合理配置原則：根據(jù)工作需要和實際情況，合理配置辦公家私，避免浪費。3.高效使用原則：提高辦公家私的使用效率，確保其正常運(yùn)行，滿足工作需求。4.規(guī)范管理原則：建立健全辦公家私管理制度，規(guī)范管理流程，確保管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公家私年度采購計劃，并組織實施采購工作。2.負(fù)責(zé)辦公家私的驗收、入庫、保管、發(fā)放、調(diào)配等日常管理工作。3.定期對辦公家私進(jìn)行盤點，確保賬實相符。4.負(fù)責(zé)辦公家私的維護(hù)、維修和報廢處理等工作。5.建立辦公家私管理臺賬，記錄辦公家私的采購、配置、使用、維護(hù)、盤點、報廢等情況。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公家私的申購、領(lǐng)用、使用和保管等工作。2.配合行政部門做好辦公家私的盤點工作，如實提供相關(guān)信息。3.發(fā)現(xiàn)辦公家私損壞或故障時，及時通知行政部門進(jìn)行維修。4.負(fù)責(zé)本部門辦公家私的合理使用，不得隨意轉(zhuǎn)借、挪用或損壞。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公家私采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況。2.按照財務(wù)制度，對辦公家私的采購、折舊、報廢等進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期與行政部門核對辦公家私賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。三、采購管理（一）采購計劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃、人員變動情況、辦公需求等因素，每年年底制定下一年度辦公家私采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的品種、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等內(nèi)容。2.各部門如需新增辦公家私，應(yīng)提前向行政部門提交申購申請，申購申請應(yīng)注明申購原因、所需辦公家私的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。行政部門根據(jù)公司實際情況和采購計劃，對申購申請進(jìn)行審核，審核通過后納入采購計劃。（二）采購實施1.行政部門根據(jù)采購計劃，按照公司相關(guān)采購制度組織實施采購工作。采購方式包括集中采購、分散采購等，應(yīng)根據(jù)采購金額、采購項目特點等因素選擇合適的采購方式。2.在采購過程中，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的要求，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（三）驗收入庫1.辦公家私到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格的辦公家私，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公家私的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交供應(yīng)商作為結(jié)算憑證。3.驗收不合格的辦公家私，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。如因特殊原因無法更換或退貨的，應(yīng)根據(jù)實際情況協(xié)商解決方案，并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、配置管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司各部門的工作性質(zhì)、崗位設(shè)置、人員數(shù)量等因素，制定辦公家私配置標(biāo)準(zhǔn)。配置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同部門、不同崗位所需辦公家私的品種、數(shù)量、規(guī)格等內(nèi)容。2.辦公家私配置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展情況和實際需求適時進(jìn)行調(diào)整。（二）配置流程1.各部門根據(jù)辦公家私配置標(biāo)準(zhǔn)和實際工作需要，向行政部門提交辦公家私配置申請。配置申請應(yīng)注明申請部門、申請理由、所需辦公家私的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。2.行政部門根據(jù)辦公家私配置標(biāo)準(zhǔn)和庫存情況，對配置申請進(jìn)行審核。審核通過后，按照配置標(biāo)準(zhǔn)為申請部門配置辦公家私，并填寫發(fā)放清單，注明辦公家私的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取部門等信息。發(fā)放清單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交領(lǐng)取部門作為領(lǐng)取憑證。3.領(lǐng)取部門收到辦公家私后，應(yīng)在發(fā)放清單上簽字確認(rèn)。五、使用管理（一）使用要求1.各部門應(yīng)合理使用辦公家私，按照辦公家私的使用說明和操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得隨意拆卸、改裝或損壞辦公家私。2.辦公家私應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，保管人員應(yīng)定期對辦公家私進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.不得將辦公家私隨意轉(zhuǎn)借、挪用或出租給其他單位或個人。如需轉(zhuǎn)借、挪用或出租，應(yīng)報行政部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期組織對辦公家私進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，制定維護(hù)保養(yǎng)計劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、時間、責(zé)任人等。2.維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔、潤滑、緊固、調(diào)試、更換零部件等。對于損壞的辦公家私，應(yīng)及時進(jìn)行維修，確保其正常使用。3.各部門發(fā)現(xiàn)辦公家私損壞或故障時，應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行維修。行政部門應(yīng)根據(jù)損壞情況，及時安排維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。（三）安全管理1.辦公家私的擺放應(yīng)符合安全要求，不得妨礙人員通行和消防安全。2.對于易燃、易爆、有毒等危險物品的存放，應(yīng)采取相應(yīng)的安全措施，確保安全。3.定期對辦公家私進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改，確保辦公環(huán)境的安全。六、盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門應(yīng)定期組織對辦公家私進(jìn)行盤點，盤點周期一般為每年一次。2.在盤點前，行政部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員、方法等內(nèi)容。盤點計劃應(yīng)提前通知各部門，以便各部門做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點實施1.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃，對辦公家私進(jìn)行逐一清點，記錄辦公家私的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點等信息。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異表，注明差異的辦公家私名稱、規(guī)格、數(shù)量、差異原因等信息。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)將盤點結(jié)果與辦公家私管理臺賬進(jìn)行核對，編制盤點報告，說明盤點情況、賬實差異情況及處理建議等內(nèi)容。盤點報告應(yīng)一式三份，一份由行政部門留存，一份交財務(wù)部門核對賬目，一份報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。（三）差異處理1.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，行政部門應(yīng)及時查明原因，并根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。2.如因采購、入庫、發(fā)放、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的記錄錯誤導(dǎo)致賬實不符的，應(yīng)及時調(diào)整辦公家私管理臺賬和相關(guān)記錄。3.如因辦公家私損壞、丟失、報廢等原因?qū)е沦~實不符的，應(yīng)按照本辦法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并及時調(diào)整辦公家私管理臺賬。七、報廢管理（一）報廢條件1.辦公家私已達(dá)到規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修的。2.辦公家私因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新等原因，已被淘汰且無法繼續(xù)使用的。3.辦公家私因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成嚴(yán)重?fù)p壞且無法修復(fù)的。（二）報廢流程1.使用部門發(fā)現(xiàn)辦公家私符合報廢條件時，應(yīng)填寫辦公家私報廢申請單，注明報廢辦公家私的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息。報廢申請單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由使用部門留存，一聯(lián)交行政部門審核，一聯(lián)交財務(wù)部門備案。2.行政部門收到報廢申請單后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)辦公家私是否符合報廢條件。如符合報廢條件，行政部門應(yīng)在報廢申請單上簽署意見，并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的報廢辦公家私，由行政部門負(fù)責(zé)組織報廢處理。報廢處理方式包括變賣、捐贈