會議檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會議檔案的科學管理，提高會議檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮會議檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類會議形成的檔案管理，包括公司級會議、部門會議、專題會議等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司所有會議檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則會議檔案應如實反映會議的內容、過程和結果，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集會議過程中形成的各類文件、資料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的會議檔案進行妥善保管，防止泄密。二、會議檔案的分類與歸檔范圍（一）分類會議檔案分為以下幾類：1.公司級會議檔案2.部門會議檔案3.專題會議檔案4.其他會議檔案（二）歸檔范圍1.會議通知、議程、日程安排2.會議記錄（包括紙質記錄、電子記錄等）3.會議報告、講話材料、發(fā)言稿4.會議決議、決定、紀要5.會議討論的文件、資料、提案6.會議照片、錄音、錄像等聲像資料7.會議簽到表、請假條等相關表格8.其他與會議有關的文件、資料三、會議檔案的形成與收集（一）形成1.會議組織部門應指定專人負責會議文件的起草、收集、整理等工作。2.會議文件應內容完整、表述準確、格式規(guī)范，符合公司公文處理的有關要求。3.會議過程中形成的聲像資料，應由專人負責拍攝、錄制，并做好標注和整理。（二）收集1.會議結束后，會議組織部門應及時將會議檔案收集齊全，并進行初步整理。2.對于重要會議，應在會議結束后的[X]個工作日內將檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應定期對會議檔案的收集情況進行檢查，確保檔案的及時、完整收集。四、會議檔案的整理（一）整理要求1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（二）整理步驟1.分類按照會議檔案的分類標準，對收集到的會議檔案進行分類。2.編號為每一份會議檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息。3.編目編制會議檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。4.裝訂對紙質會議檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒將整理好的會議檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、題名、年度等信息。五、會議檔案的保管（一）保管期限會議檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的會議檔案涉及公司重大決策、重要人事任免、重大項目建設等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的會議檔案。2.長期保管的會議檔案保管期限為[X]年的會議檔案，主要包括公司年度工作會議、重要業(yè)務會議等形成的檔案。3.短期保管的會議檔案保管期限為[X]年的會議檔案，主要包括一般性會議形成的檔案。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.對不同保管期限的會議檔案應分別存放，便于查找和管理。3.定期對會議檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子會議檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的介質上，定期進行維護和更新。六、會議檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保檔案利用的合法性。2.服務公司原則以服務公司各項工作為出發(fā)點，積極為公司領導決策、業(yè)務開展等提供檔案支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱公司內部人員因工作需要查閱會議檔案的，應填寫《會議檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱會議檔案的，應填寫《會議檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供會議檔案的復制服務。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人審批，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應對會議檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內容、歸還時間等信息。七、會議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的會議檔案進行鑒定，提出存毀意見。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定存毀。（二）銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的會議檔案，應編制《會議檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司分管領導審批后進行銷毀。2.銷毀會議檔案應采用適當?shù)姆绞?，確保