公關(guān)禮物管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司公關(guān)禮物的管理，確保公關(guān)禮物的使用符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)和企業(yè)文化，有效維護(hù)公司與合作伙伴、客戶及相關(guān)利益者的良好關(guān)系，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在開展公關(guān)活動(dòng)時(shí)涉及的禮物采購、贈(zèng)送、使用及管理等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合規(guī)性原則公關(guān)禮物的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保所有活動(dòng)合法合規(guī)。2.適度性原則禮物的選擇和贈(zèng)送應(yīng)根據(jù)公關(guān)活動(dòng)的性質(zhì)、目的以及對(duì)象的特點(diǎn)，把握適度的原則，避免過度或不當(dāng)贈(zèng)送。3.針對(duì)性原則根據(jù)不同的公關(guān)對(duì)象，選擇具有針對(duì)性的禮物，以體現(xiàn)公司對(duì)對(duì)方的關(guān)注和尊重，增強(qiáng)溝通效果。4.預(yù)算控制原則公關(guān)禮物的采購應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保資源的合理利用，避免浪費(fèi)。二、公關(guān)禮物的分類與標(biāo)準(zhǔn)（一）按用途分類1.商務(wù)禮品用于商務(wù)往來、會(huì)議、商務(wù)宴請(qǐng)等場(chǎng)合，旨在維護(hù)與合作伙伴、客戶的良好合作關(guān)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。例如定制的辦公用品、具有企業(yè)特色的紀(jì)念品等。2.節(jié)日禮品在重要節(jié)日（如春節(jié)、中秋節(jié)等）贈(zèng)送，表達(dá)公司對(duì)合作伙伴、客戶及員工的節(jié)日祝福，增強(qiáng)情感聯(lián)系。常見的有食品禮盒、節(jié)日裝飾品等。3.活動(dòng)禮品針對(duì)公司舉辦的各類活動(dòng)（如新品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、慶典活動(dòng)等），向參與活動(dòng)的嘉賓、客戶等贈(zèng)送，以感謝其參與和支持，提升公司形象。如活動(dòng)主題相關(guān)的紀(jì)念品、定制禮品等。（二）按價(jià)值分類1.高檔禮品價(jià)值較高，通常用于重要合作伙伴、關(guān)鍵客戶或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響的人物。此類禮品應(yīng)注重品質(zhì)和品牌，體現(xiàn)公司的誠(chéng)意和重視程度。2.中檔禮品適用于一般性的合作伙伴和客戶，在滿足公關(guān)需求的同時(shí)，控制成本。選擇具有一定實(shí)用性和美觀性的禮品。3.低檔禮品主要用于一些小型活動(dòng)或面向普通員工的場(chǎng)合，如內(nèi)部培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)等。注重禮品的趣味性和紀(jì)念意義。（三）按禮品性質(zhì)分類1.文化藝術(shù)類禮品如書畫作品、工藝品、音樂唱片等，具有較高的文化藝術(shù)價(jià)值，能夠展現(xiàn)公司的文化品味和藝術(shù)修養(yǎng)。2.科技產(chǎn)品類禮品隨著科技的發(fā)展，一些智能設(shè)備、電子產(chǎn)品等也成為公關(guān)禮物的選擇。這類禮品具有創(chuàng)新性和實(shí)用性，能體現(xiàn)公司對(duì)科技趨勢(shì)的關(guān)注。3.生活實(shí)用類禮品包括家居用品、辦公用品、健康養(yǎng)生產(chǎn)品等，滿足人們?nèi)粘Ｉ畹男枨?，具有較高的實(shí)用性。三、公關(guān)禮物的采購管理（一）采購流程1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)公關(guān)活動(dòng)計(jì)劃，提前填寫《公關(guān)禮物采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購禮物的用途、種類、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交至公關(guān)部門審核。2.審核審批公關(guān)部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核禮物的選擇是否符合公關(guān)目標(biāo)、預(yù)算是否合理等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施經(jīng)審批通過后，由采購部門按照公司采購管理制度進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)的供應(yīng)商，確保禮物的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。4.驗(yàn)收入庫禮物采購到貨后，由相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、外觀等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。優(yōu)先選擇與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系、口碑良好的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商考核定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)質(zhì)量等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，及時(shí)采取整改措施或終止合作。（三）預(yù)算管理1.預(yù)算編制公關(guān)部門應(yīng)根據(jù)公司年度公關(guān)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制公關(guān)禮物采購預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)充分考慮不同類型公關(guān)活動(dòng)的需求，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算執(zhí)行嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。四、公關(guān)禮物的贈(zèng)送管理（一）贈(zèng)送原則1.明確對(duì)象在贈(zèng)送公關(guān)禮物前，應(yīng)明確禮物的贈(zèng)送對(duì)象，確保贈(zèng)送對(duì)象與公關(guān)活動(dòng)的目標(biāo)一致。2.選擇時(shí)機(jī)根據(jù)公關(guān)活動(dòng)的性質(zhì)和目的，選擇合適的時(shí)機(jī)贈(zèng)送禮物。如在商務(wù)會(huì)議結(jié)束后、節(jié)日前夕、客戶生日等時(shí)機(jī)贈(zèng)送，以增強(qiáng)禮物的效果。3.規(guī)范流程建立規(guī)范的禮物贈(zèng)送流程，確保禮物的贈(zèng)送過程公開、透明、有序。（二）贈(zèng)送方式1.直接贈(zèng)送對(duì)于一些近距離、方便直接接觸的對(duì)象，可采取直接贈(zèng)送的方式。贈(zèng)送時(shí)應(yīng)注意禮貌、熱情，簡(jiǎn)要介紹禮物的意義和公司的相關(guān)情況。2.郵寄贈(zèng)送對(duì)于異地的對(duì)象或不方便直接見面的情況，可通過郵寄的方式贈(zèng)送禮物。在郵寄前，應(yīng)確保禮物包裝完好，并附上公司的問候信或賀卡。3.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)贈(zèng)送在公司舉辦的各類活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，設(shè)置專門的禮物贈(zèng)送區(qū)域，安排專人負(fù)責(zé)禮物的發(fā)放。贈(zèng)送時(shí)應(yīng)注意維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，確保每位嘉賓都能順利領(lǐng)取禮物。（三）記錄與備案1.贈(zèng)送記錄每次贈(zèng)送公關(guān)禮物后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫《公關(guān)禮物贈(zèng)送記錄單》，詳細(xì)記錄贈(zèng)送對(duì)象、禮物名稱、數(shù)量、贈(zèng)送時(shí)間、贈(zèng)送方式等信息。2.備案管理公關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)公關(guān)禮物贈(zèng)送記錄進(jìn)行整理和備案，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。備案資料應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、公關(guān)禮物的使用管理（一）使用范圍公關(guān)禮物應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。主要用于公司與合作伙伴、客戶的商務(wù)往來、節(jié)日慰問、活動(dòng)參與等公關(guān)活動(dòng)中。（二）使用審批各部門如需使用公關(guān)禮物，應(yīng)提前填寫《公關(guān)禮物使用申請(qǐng)表》，說明使用禮物的原因、對(duì)象、數(shù)量等信息，并提交至公關(guān)部門審批。公關(guān)部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)審批，不得擅自使用公關(guān)禮物。（三）使用監(jiān)督公司內(nèi)部應(yīng)建立對(duì)公關(guān)禮物使用情況的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)公關(guān)禮物的使用情況進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用公關(guān)禮物的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、公關(guān)禮物的庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)定期對(duì)公關(guān)禮物的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度盤點(diǎn)。（二）庫存保管1.分類存放按照公關(guān)禮物的種類、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。2.環(huán)境要求庫存保管環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、安全，避免禮物受潮、損壞、丟失等情況發(fā)生。3.庫存預(yù)警設(shè)定庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨，確保公關(guān)禮物的供應(yīng)。七、公關(guān)禮物的賬務(wù)管理（一）賬務(wù)處理1.采購入賬采購部門根據(jù)采購發(fā)票和入庫單，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，將公關(guān)禮物的采購成本計(jì)入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。2.贈(zèng)送核銷財(cái)務(wù)部門根據(jù)公關(guān)禮物贈(zèng)送記錄單，對(duì)已贈(zèng)送的禮物進(jìn)行核銷處理，確保賬務(wù)準(zhǔn)確。3.庫存核算定期對(duì)公關(guān)禮物的庫存進(jìn)行核算，反映庫存禮物的價(jià)值和變動(dòng)情況。（二）審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公關(guān)禮物的賬務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查賬務(wù)處理是否合規(guī)、準(zhǔn)確，確保財(cái)務(wù)管理規(guī)范。八、公關(guān)禮物的回收與處置管理（一）回收原則對(duì)于一些具有較高價(jià)值或特殊意義的公關(guān)禮物，如高檔禮品、定制禮品等，在條件允許的情況下，可考慮進(jìn)行回收?；厥諔?yīng)遵循自愿、合法、合理的原則。（二）回收方式1.主動(dòng)回收對(duì)于已贈(zèng)送的公關(guān)禮物，如因特殊原因需要回收的，可與對(duì)方協(xié)商，由對(duì)方主動(dòng)歸還。2.定期回收對(duì)于一些在特定活動(dòng)中贈(zèng)送的禮物，可在活動(dòng)結(jié)束后的一定期限內(nèi)進(jìn)行定期回收，如在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，向參與活動(dòng)的嘉賓發(fā)送回收通知，說明回收的原因和方式。（三）處置方式1.再次利用對(duì)于回收的公關(guān)禮物，如仍具有使用價(jià)值且符合公司公關(guān)需求的，可進(jìn)行再次利用，如用于其他公關(guān)活動(dòng)或內(nèi)部使用。2.捐贈(zèng)處理對(duì)于一些不再具有使用價(jià)值或公司不需要的公關(guān)禮物，可考慮進(jìn)行捐贈(zèng)處理。捐贈(zèng)應(yīng)選擇合法、正