體系文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司體系文件的管理，確保體系文件的有效性、完整性和適應性，規(guī)范公司各項管理活動，提高公司管理水平和運行效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有體系文件的制定、審核、批準、發(fā)布、修訂、廢止、保管、使用及銷毀等管理活動。（三）定義與術(shù)語1.體系文件：是指公司為實現(xiàn)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理目標，依據(jù)相關(guān)標準和法規(guī)要求建立的一系列文件，包括管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格等。2.管理手冊：是公司管理體系的綱領(lǐng)性文件，闡述公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、管理體系的范圍及各過程的相互作用和接口關(guān)系。3.程序文件：是對公司各項管理活動所規(guī)定的途徑和方法，描述管理體系中各過程的活動順序、職責和控制要求。4.作業(yè)指導書：是針對具體作業(yè)活動編寫的詳細操作指導文件，規(guī)定了作業(yè)的步驟、方法、標準和要求。5.記錄表格：是用于記錄管理體系運行過程中各項活動的結(jié)果和數(shù)據(jù)的表格，為管理體系的有效運行提供證據(jù)。（四）職責分工1.總經(jīng)理批準公司管理手冊、程序文件等重要體系文件。確保體系文件管理工作所需的資源得到提供和保障。2.管理者代表負責體系文件管理工作的總體協(xié)調(diào)和指導。審核體系文件的適用性和有效性。3.各部門負責人組織本部門相關(guān)人員編寫、修訂和審核本部門職責范圍內(nèi)的體系文件。確保本部門員工正確使用和執(zhí)行體系文件。對本部門體系文件的有效性負責。4.質(zhì)量管理部門負責體系文件的歸口管理，制定體系文件管理制度和流程。組織體系文件的審核、批準、發(fā)布、修訂、廢止等工作。監(jiān)督檢查體系文件的執(zhí)行情況，對違反體系文件的行為提出糾正措施建議。5.文件編寫人員根據(jù)部門負責人的要求，編寫、修訂和完善相關(guān)體系文件。確保所編寫的體系文件符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司實際情況。二、體系文件的分類與編號（一）體系文件的分類1.管理類文件：包括管理手冊、程序文件、管理規(guī)定、制度等。2.技術(shù)類文件：包括技術(shù)標準、規(guī)范、操作規(guī)程、工藝文件等。3.記錄類文件：包括各類記錄表格、報告、臺賬等。（二）體系文件的編號1.編號原則體系文件編號應具有唯一性、系統(tǒng)性和可追溯性。編號應簡潔明了，便于識別和管理。2.編號方法管理手冊：編號為“QM[年份][版本號]”，其中“QM”表示質(zhì)量管理體系管理手冊，“年份”為手冊發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，“版本號”為手冊的版本號。程序文件：編號為“QP[部門代碼][順序號][年份][版本號]”，其中“QP”表示程序文件，“部門代碼”為文件所屬部門的代碼，“順序號”為該部門程序文件的順序編號，“年份”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，“版本號”為文件的版本號。作業(yè)指導書：編號為“WI[部門代碼][工序代碼][順序號][年份][版本號]”，其中“WI”表示作業(yè)指導書，“部門代碼”為文件所屬部門的代碼，“工序代碼”為該作業(yè)指導書所涉及工序的代碼，“順序號”為該工序作業(yè)指導書的順序編號，“年份”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，“版本號”為文件的版本號。記錄表格：編號為“RT[部門代碼][表格名稱代碼][年份]”，其中“RT”表示記錄表格，“部門代碼”為表格所屬部門的代碼，“表格名稱代碼”為該記錄表格名稱的代碼，“年份”為表格啟用年份的后兩位數(shù)字。3.部門代碼和工序代碼的規(guī)定部門代碼由兩位大寫英文字母組成，具體代碼如下：總經(jīng)理辦公室：GB人力資源部：HR財務部：FL質(zhì)量管理部：QM生產(chǎn)部：SC技術(shù)部：JS采購部：CG銷售部：XS物流部：WL行政部：XZ工序代碼由三位數(shù)字組成，根據(jù)公司生產(chǎn)工藝流程順序編寫。三、體系文件的制定與發(fā)布（一）制定依據(jù)體系文件的制定應依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準、公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理需求，確保文件的合法性、合規(guī)性和實用性。（二）制定流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，識別本部門體系文件的需求，填寫《體系文件制定申請表》，明確文件名稱、制定目的、適用范圍、主要內(nèi)容等。將申請表提交至質(zhì)量管理部門。2.任務下達質(zhì)量管理部門對各部門提交的申請表進行匯總和審核，根據(jù)公司體系文件管理的整體規(guī)劃和資源情況，下達體系文件制定任務。明確文件編寫負責人、完成時間等要求。3.文件編寫文件編寫負責人組織相關(guān)人員進行文件編寫工作。編寫過程中應充分收集相關(guān)資料，參考同類企業(yè)的先進經(jīng)驗，結(jié)合公司實際情況，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰、可操作。文件編寫完成后，編寫負責人應進行自審，確保文件符合相關(guān)要求。4.審核與批準文件編寫完成后，應按照以下流程進行審核和批準：作業(yè)指導書由部門負責人審核，管理者代表批準。程序文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。管理手冊由總經(jīng)理審核，董事會批準（如有需要）。審核人員應認真審查文件的內(nèi)容，提出修改意見，編寫負責人應根據(jù)審核意見進行修改完善。5.發(fā)布經(jīng)審核批準后的體系文件，由質(zhì)量管理部門統(tǒng)一編號、排版、印刷，并發(fā)布至公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺及相關(guān)部門。發(fā)布后的體系文件應加蓋“受控文件”印章，并注明文件編號、版本號、發(fā)布日期等信息。四、體系文件的修訂與廢止（一）修訂時機1.法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化時。2.公司的管理體制、組織機構(gòu)、經(jīng)營范圍等發(fā)生重大調(diào)整時。3.體系文件在運行過程中發(fā)現(xiàn)存在缺陷或不適應實際工作需要時。4.相關(guān)方提出合理建議或意見時。（二）修訂流程1.修訂申請各部門在發(fā)現(xiàn)體系文件需要修訂時，填寫《體系文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容及建議。將申請表提交至質(zhì)量管理部門。2.評估與審核質(zhì)量管理部門對各部門提交的修訂申請表進行評估，判斷是否需要修訂以及修訂的必要性和可行性。如需修訂，質(zhì)量管理部門組織相關(guān)人員對修訂內(nèi)容進行審核，審核流程與制定流程相同。3.批準與發(fā)布經(jīng)審核批準后的修訂內(nèi)容，由質(zhì)量管理部門按照體系文件發(fā)布的要求進行發(fā)布。發(fā)布后的修訂文件應及時替換原文件，并在文件修訂記錄中注明修訂日期、修訂內(nèi)容等信息。（三）廢止管理1.體系文件因修訂、公司業(yè)務調(diào)整等原因不再適用時，由質(zhì)量管理部門提出廢止申請，填寫《體系文件廢止申請表》。2.經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準后，對廢止的體系文件進行標識和存檔，防止誤用。五、體系文件的保管與使用（一）保管要求1.質(zhì)量管理部門負責建立體系文件檔案庫，對體系文件進行分類、編號、歸檔保管。2.體系文件應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，確保文件的完整性和可讀性。3.電子版本的體系文件應進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.對作廢的體系文件應進行標識和隔離，單獨存放，防止與有效文件混淆。（二）使用規(guī)定1.公司員工應按照體系文件的規(guī)定進行操作和工作，確保工作的規(guī)范化和標準化。2.各部門應指定專人負責本部門體系文件的領(lǐng)取、發(fā)放、回收和保管工作，建立體系文件發(fā)放臺賬，記錄文件的發(fā)放、回收情況。3.員工如需借閱體系文件，應填寫《體系文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到質(zhì)量管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.員工應妥善保管借閱的體系文件，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借、涂改或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應及時向質(zhì)量管理部門報告，并承擔相應責任。六、體系文件的培訓與宣貫（一）培訓計劃質(zhì)量管理部門應根據(jù)公司體系文件的發(fā)布和修訂情況，制定年度體系文件培訓計劃，明確培訓對象、培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓方式等。（二）培訓內(nèi)容1.體系文件的構(gòu)成、作用和重要性。2.管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書等文件的主要內(nèi)容和要求。3.體系文件的使用方法和注意事項。（三）培訓方式1.內(nèi)部培訓：由公司內(nèi)部的管理人員、技術(shù)骨干等擔任培訓講師，對員工進行集中培訓或現(xiàn)場培訓。2.外部培訓：根據(jù)需要，選派員工參加外部專業(yè)機構(gòu)組織的體系文件培訓課程。3.在線學習：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，提供體系文件的在線學習資源，供員工自主學習。（四）宣貫措施1.在公司內(nèi)部會議、宣傳欄等渠道宣傳體系文件的重要性和相關(guān)要求，提高員工對體系文件的認識和重視程度。2.定期組織體系文件知識競賽、征文比賽等活動，激發(fā)員工學習體系文件的積極性。七、體系文件的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量管理部門定期對各部門體系文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的使用、保管、培訓等方面。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、文件審查、人員訪談等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄，并下達