公關禮品管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司公關禮品的管理，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性與有效性，提升公司形象，促進業(yè)務發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在開展公關活動、商務往來、客戶維護等工作中涉及的禮品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保禮品管理活動合法合規(guī)。2.適度性原則：禮品的選擇與贈送應根據(jù)公關活動的性質、目的和對象，把握適度的標準，避免過度或不當贈送。3.針對性原則：禮品應針對不同的公關對象和業(yè)務需求進行選擇，體現(xiàn)公司的誠意與關懷，增強溝通效果。4.預算控制原則：加強禮品費用的預算管理，確保禮品支出在預算范圍內，提高資金使用效益。二、禮品的分類與標準（一）禮品分類1.商務禮品：用于商務活動、會議、拜訪客戶等場景，旨在維護良好的商業(yè)合作關系，提升公司品牌形象。2.節(jié)日禮品：在重要節(jié)日向客戶、合作伙伴、員工等贈送的禮品，表達節(jié)日祝福，增進感情。3.促銷禮品：配合公司產品或服務促銷活動發(fā)放的禮品，吸引客戶關注，促進銷售。4.紀念禮品：針對公司特定活動、慶典、周年紀念等制作的禮品，具有紀念意義，可增強員工歸屬感和客戶忠誠度。（二）禮品標準1.價值標準商務禮品：根據(jù)業(yè)務往來的重要程度和合作規(guī)模確定價值范圍，一般每次禮品價值不超過[X]元。對于重要客戶或關鍵合作伙伴，可適當提高標準，但需經上級領導審批。節(jié)日禮品：人均價值一般控制在[X]元以內，具體標準可根據(jù)公司實際情況和預算進行調整。促銷禮品：以吸引客戶參與促銷活動為目的，價值不宜過高，每件禮品價值通常不超過[X]元。紀念禮品：根據(jù)活動性質和紀念意義確定價值，一般不超過[X]元。對于特別重大的紀念活動，經專項審批后，價值標準可適當放寬。2.品質標準禮品應選擇質量可靠、具有一定實用性或觀賞性的產品，不得贈送假冒偽劣、過期變質或存在安全隱患的物品。禮品的包裝應精美、得體，體現(xiàn)公司的品牌形象和文化內涵。避免使用過于奢華或過度包裝的禮品，倡導簡約環(huán)保理念。3.文化標準禮品應符合國家文化傳統(tǒng)和社會道德規(guī)范，避免選擇帶有不當寓意、宗教敏感或可能引起爭議的物品。對于具有地方特色或文化內涵的禮品，應充分尊重當?shù)匚幕曀祝_保禮品能夠被接受和認可。三、禮品的采購與供應商管理（一）采購流程1.需求申請：各部門根據(jù)公關活動計劃和業(yè)務需求，提前填寫《公關禮品采購申請表》，詳細說明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.審核審批：部門負責人對申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性。對于超出預算或重要的禮品采購申請，需提交上級領導審批。3.采購執(zhí)行：經審批通過后，采購部門按照公司采購管理相關規(guī)定，通過招標、詢價、比價等方式選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格把控禮品質量，確保符合禮品標準要求。4.驗收付款：禮品到貨后，由采購部門、使用部門和相關質量檢驗人員共同進行驗收。驗收合格后，采購部門按照合同約定辦理付款手續(xù)。（二）供應商管理1.供應商選擇建立供應商評估機制，對潛在供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面進行綜合評估。優(yōu)先選擇具有良好口碑、生產能力強、產品質量可靠且價格合理的供應商。與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括禮品的規(guī)格、質量標準、交貨期、售后服務等條款。2.供應商考核定期對供應商的供貨情況進行考核，考核指標包括產品質量、交貨及時性、售后服務等方面。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商溝通與合作保持與供應商的密切溝通，及時了解產品信息、市場動態(tài)和行業(yè)趨勢。對于禮品的定制需求，應與供應商充分溝通，確保禮品能夠滿足公司的個性化要求。鼓勵供應商不斷創(chuàng)新，提供新穎、獨特的禮品方案，以提升公司公關禮品的吸引力和競爭力。四、禮品的發(fā)放與登記（一）發(fā)放流程1.禮品領?。菏褂貌块T根據(jù)公關活動安排，憑經審批的《公關禮品采購申請表》到指定地點領取禮品。領取時，需辦理簽字手續(xù)，確保禮品數(shù)量和質量準確無誤。2.禮品發(fā)放：在公關活動現(xiàn)場或按照預定方式向客戶、合作伙伴、員工等發(fā)放禮品。發(fā)放過程中，應做好記錄，注明發(fā)放對象、禮品名稱、數(shù)量等信息。3.特殊情況處理：如因特殊原因需要調整禮品發(fā)放對象或數(shù)量，需經原審批領導同意，并辦理相關變更手續(xù)。（二）登記管理1.建立禮品登記臺賬：對公關禮品的采購、發(fā)放、庫存等情況進行詳細登記，記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、發(fā)放日期、發(fā)放對象、領用部門等信息，確保禮品流向清晰可查。2.定期盤點：定期對禮品庫存進行盤點，核對實際庫存數(shù)量與登記臺賬是否一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行處理，確保賬實相符。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析：定期對禮品管理數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，如禮品采購金額、發(fā)放數(shù)量、使用效果等，為公司決策提供參考依據(jù)，以便優(yōu)化禮品管理策略。五、禮品的使用與監(jiān)督（一）使用要求1.明確禮品用途：各部門應嚴格按照公關活動目的和業(yè)務需求使用禮品，確保禮品能夠有效發(fā)揮公關作用，促進業(yè)務合作與客戶關系維護。2.規(guī)范禮品贈送方式：禮品贈送應遵循適當?shù)亩Y儀和程序，由專人負責，確保贈送過程莊重、得體。避免在不適當?shù)膱龊匣蚍绞较沦浰投Y品，以免引起誤解或不良影響。3.跟蹤禮品效果：對贈送禮品后的業(yè)務合作進展、客戶反饋等情況進行跟蹤和評估，分析禮品在公關活動中所起到的作用，總結經驗教訓，為今后的禮品管理提供參考。（二）監(jiān)督機制1.內部審計監(jiān)督：公司內部審計部門定期對公關禮品的采購、發(fā)放、使用等情況進行審計檢查，重點審查禮品管理是否符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求，禮品費用支出是否合理、合規(guī)，有無違規(guī)操作或浪費現(xiàn)象。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀檢監(jiān)察部門負責對禮品管理過程中的廉潔自律情況進行監(jiān)督，防止出現(xiàn)收受禮品、回扣等違法違紀行為。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行調查處理，嚴肅追究相關人員責任。3.員工監(jiān)督：鼓勵公司員工對禮品管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，公司將對舉報信息進行認真核實，并對舉報人給予適當獎勵。同時，保護舉報人合法權益，避免舉報人受到打擊報復。六、禮品的賬務處理（一）預算管理1.制定禮品預算：公司財務部門根據(jù)公司年度經營計劃和公關活動安排，會同相關部門制定年度公關禮品預算，并將預算分解到各季度、各部門。預算應明確禮品的種類、數(shù)量、金額等明細項目，確保預算的科學性和合理性。2.預算執(zhí)行與控制：各部門應嚴格按照預算執(zhí)行禮品采購和發(fā)放工作，不得超預算支出。如因特殊情況需要調整預算，需按照公司預算調整程序進行審批。財務部門定期對禮品預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（二）賬務核算1.禮品采購費用核算：禮品采購費用按照實際發(fā)生額進行核算，計入相應的成本費用科目。采購過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費、保險費等相關費用，一并計入禮品采購成本。2.禮品發(fā)放費用核算：禮品發(fā)放過程中發(fā)生的人工費用、場地布置費用等相關支出，根據(jù)其性質和用途分別計入相應的成本費用科目。3.賬務處理規(guī)范：財務部門應按照國家財務會計準則和公司財務制度的要求，對公關禮品的賬務進行準確、及時的處理。確保賬務記錄真實、完整，報表數(shù)據(jù)準確無誤，為公司財務管理和決策提供可靠依據(jù)。七、禮品的回收與處理（一）回收原則1.自愿原則：禮品回收應遵循自愿原則，不得強迫或變相強迫客戶、合作伙伴等退還禮品。2.合規(guī)原則：禮品回收過程應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確?；厥招袨楹戏ê弦?guī)。（二）回收范圍1.價值較高且不符合公司禮品標準的禮品：對于客戶、合作伙伴贈送的價值較高且超出公司禮品標準的禮品，經評估后可考慮回收。2.重復或多余的禮品：因各種原因導致公司收到的重復或多余的禮品，可進行回收處理。（三）回收方式1.協(xié)商回收：與禮品贈送方進行友好協(xié)商，說明公司禮品管理規(guī)定和回收原因，爭取對方理解并自愿退還禮品。2.等價置換：在雙方協(xié)商一致的情況下，可采用等價置換的方式，將價值較高或不符合公司需求的禮品置換成符合公司禮品標準的其他物品。（四）處理方式1.入庫再利用：回收的禮品經檢驗合格后，可入庫作為備用禮品，用于后續(xù)的公關活動。2.捐贈處理：對于一些無法再利用的禮品，在符合相關法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可考慮捐贈給慈善機構或社會公益組織，以體現(xiàn)公司的社會責任。3.報廢處理：對于已損壞