電話管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電話管理，規(guī)范電話使用行為，提高工作效率，確保信息暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及因工作需要使用公司電話的外部人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電話由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源合理利用。2.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照規(guī)定使用電話，不得擅自更改電話號碼、線路等設(shè)置。3.節(jié)約高效原則：提倡節(jié)約使用電話資源，提高通話效率，避免不必要的費(fèi)用支出。二、電話使用規(guī)定（一）內(nèi)部電話使用1.工作溝通：員工應(yīng)充分利用公司內(nèi)部電話進(jìn)行工作溝通，確保工作信息及時、準(zhǔn)確傳遞。在撥打內(nèi)部電話時，應(yīng)直接撥打?qū)Ψ椒謾C(jī)號碼，無需加撥外線號碼。2.緊急情況：遇有緊急情況需要使用電話時，應(yīng)優(yōu)先使用公司內(nèi)部電話，確保緊急信息能夠迅速傳達(dá)。3.禁止事項(xiàng)：嚴(yán)禁利用公司內(nèi)部電話進(jìn)行私人聊天、撥打聲訊電話、玩游戲等與工作無關(guān)的活動。（二）外部電話使用1.業(yè)務(wù)聯(lián)系：因工作需要撥打外部電話時，員工應(yīng)提前明確通話目的，簡潔明了地表達(dá)溝通內(nèi)容，提高通話效率。2.長途電話：如需撥打長途電話，應(yīng)填寫《長途電話申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交行政部門登記備案方可撥打。長途電話應(yīng)優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的通話方式，嚴(yán)格控制通話時長。3.客戶電話：與客戶溝通時，應(yīng)使用禮貌用語，維護(hù)公司良好形象。在接到客戶電話時，應(yīng)及時轉(zhuǎn)接相關(guān)人員或做好記錄，并盡快回復(fù)。（三）移動電話使用1.工作聯(lián)系：員工應(yīng)保持移動電話暢通，以便在工作時間外能夠及時響應(yīng)工作需求。移動電話主要用于工作聯(lián)系，員工應(yīng)合理安排使用時間，避免因個人事務(wù)影響工作。2.費(fèi)用報(bào)銷：員工因工作需要使用移動電話產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明通話時間、通話對象等詳細(xì)信息。三、電話費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.公司電話費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一核算，每月定期統(tǒng)計(jì)各部門電話使用情況，包括通話時長、通話費(fèi)用等。2.移動電話費(fèi)用按照員工實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行核算，報(bào)銷時應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。（二）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)定期分析電話費(fèi)用支出情況，制定合理的費(fèi)用控制指標(biāo)，并將指標(biāo)分解到各部門。各部門應(yīng)加強(qiáng)對電話使用的管理，確保費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對于超出費(fèi)用控制指標(biāo)的部門，行政部門將進(jìn)行預(yù)警，并要求該部門分析原因，采取有效措施進(jìn)行整改。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.員工應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，及時辦理電話費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并填寫《電話費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審批后，方可報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核電話費(fèi)用報(bào)銷憑證，對于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請，有權(quán)拒絕報(bào)銷。四、電話設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.行政部門根據(jù)公司工作需要，合理配置電話設(shè)備，包括固定電話、移動電話等。2.在配置電話設(shè)備時，應(yīng)充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格等因素，確保設(shè)備滿足工作需求，同時具有較高的性價比。（二）設(shè)備維護(hù)1.行政部門負(fù)責(zé)公司電話設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、維修等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對于電話設(shè)備出現(xiàn)的故障，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行維修或聯(lián)系廠家進(jìn)行售后服務(wù)。在維修期間，應(yīng)采取臨時替代措施，確保工作不受影響。（三）設(shè)備更新1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，行政部門應(yīng)適時對電話設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，以提高工作效率和通信質(zhì)量。2.在更新電話設(shè)備時，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研，選擇性能優(yōu)越、質(zhì)量可靠、價格合理的設(shè)備，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購和安裝。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公司電話撥打私人電話、聲訊電話、玩游戲等。2.故意損壞公司電話設(shè)備或擅自更改設(shè)備設(shè)置。3.虛報(bào)、冒領(lǐng)電話費(fèi)用。4.違反電話使用規(guī)定，給公司造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，行政部門將給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措施，并要求其賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。3.對于因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。（二