中鐵會議管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范中鐵公司會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保公司決策的有效傳達(dá)和執(zhí)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中鐵公司總部及所屬各單位的各類會議管理。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.務(wù)實(shí)有用原則：會議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞公司中心工作，注重實(shí)際效果，解決實(shí)際問題。3.分級負(fù)責(zé)原則：按照會議的性質(zhì)和范圍，實(shí)行分級負(fù)責(zé)管理。二、會議分類及管理職責(zé)（一）會議分類1.公司年度工作會議：總結(jié)上一年度工作，部署本年度工作任務(wù)。2.公司季度工作會議：分析季度工作形勢，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，安排下季度工作。3.公司月度工作會議：匯報月度工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。4.專題會議：針對特定工作事項(xiàng)或問題召開的會議，如項(xiàng)目推進(jìn)會、技術(shù)研討會等。5.臨時會議：因工作需要臨時召開的會議。（二）管理職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)公司各類會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。制定會議計劃，安排會議場地、議程、通知等。做好會議記錄，整理會議紀(jì)要，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。2.各部門負(fù)責(zé)提出召開本部門相關(guān)會議的申請。按照會議要求準(zhǔn)備會議資料，匯報工作情況。落實(shí)本部門相關(guān)會議決議。三、會議計劃與審批（一）會議計劃1.各部門應(yīng)于每年年底前向公司辦公室報送下一年度的會議計劃，包括會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容等。2.公司辦公室匯總各部門會議計劃，結(jié)合公司年度工作安排，制定公司年度會議計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）會議審批1.臨時召開的會議，由主辦部門填寫《會議申請表》，詳細(xì)說明會議的必要性、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、參會人員等，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及多個部門或重要事項(xiàng)的會議，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。四、會議準(zhǔn)備（一）會議通知1.會議通知應(yīng)提前發(fā)布，明確會議的時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、會議要求等。2.通知方式可采用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)通知等多種形式，確保參會人員及時收到通知。（二）會議資料1.主辦部門應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容準(zhǔn)備相關(guān)資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)等，并提前發(fā)送給參會人員。2.會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、重點(diǎn)突出，便于參會人員閱讀和討論。（三）會議場地及設(shè)備1.公司辦公室根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地，并提前做好布置。2.確保會議場地的音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會議需要。五、會議組織與實(shí)施（一）會議簽到1.會議開始前，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議簽到，確保參會人員按時到會。2.簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。（二）會議主持1.會議主持應(yīng)按照會議議程有序進(jìn)行，引導(dǎo)參會人員圍繞主題展開討論。2.主持會議時應(yīng)語言簡潔、表達(dá)清晰，把握會議的節(jié)奏和方向。（三）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)按照會議安排進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)緊扣主題，觀點(diǎn)明確，論據(jù)充分。2.發(fā)言時間應(yīng)嚴(yán)格控制，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。（四）會議記錄1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的主要觀點(diǎn)、提出的問題、形成的決議等。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會后及時整理成會議紀(jì)要。六、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的撰寫1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成，由公司辦公室負(fù)責(zé)撰寫。2.會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點(diǎn)，準(zhǔn)確反映會議討論的主要內(nèi)容和形成的決議，語言簡潔明了。（二）會議紀(jì)要的審核與發(fā)布1.會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交主辦部門審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布。2.會議紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式及時傳達(dá)給參會人員和相關(guān)部門，并跟蹤落實(shí)情況。七、會議決議的執(zhí)行與跟蹤（一）會議決議的傳達(dá)1.會議紀(jì)要發(fā)布后，主辦部門應(yīng)及時將會議決議傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會會議決議精神，明確工作任務(wù)和要求。（二）會議決議的執(zhí)行1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決議制定具體的工作計劃，并組織實(shí)施。2.在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求協(xié)調(diào)解決。（三）會議決議的跟蹤1.公司辦公室負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.對于未按時完成會議決議的部門和責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行督促和問責(zé)。八、會議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會議主辦部門應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模和要求，編制會議費(fèi)用預(yù)算，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲住宿等各項(xiàng)費(fèi)用。（二）費(fèi)用報銷1.會議結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時整理會議費(fèi)用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷。2.報銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，報銷金額不得超過預(yù)算。九、會議紀(jì)律與監(jiān)督（一）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主辦部門請假。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論。（二）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對會議紀(jì)律執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，