律師函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織律師函的管理，確保律師函的發(fā)送、使用符合法律法規(guī)及公司/組織的利益，有效維護公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門在處理各類法律事務(wù)過程中涉及律師函的起草、審核、發(fā)送、跟蹤及存檔等相關(guān)事宜。（三）定義1.律師函：指本公司/組織委托律師事務(wù)所出具的，旨在向特定對象告知權(quán)利義務(wù)、提出要求或進行法律聲明等具有法律意義的書面文件。2.承辦律師：受本公司/組織委托，具體負(fù)責(zé)律師函起草、審核及相關(guān)法律事務(wù)處理的律師。（四）基本原則1.合法性原則：律師函的內(nèi)容及發(fā)送程序必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律強制性規(guī)定或損害他人合法權(quán)益。2.準(zhǔn)確性原則：律師函應(yīng)準(zhǔn)確闡述事實、適用法律及提出合理要求，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯誤表述。3.及時性原則：對于需要發(fā)送律師函的事項，應(yīng)及時啟動相關(guān)程序，確保在合理時間內(nèi)發(fā)出律師函，以維護公司/組織權(quán)益。4.保密性原則：在律師函處理過程中，涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、律師函的起草（一）起草流程1.需求提出各部門在工作中發(fā)現(xiàn)需要發(fā)送律師函的情形時，應(yīng)填寫《律師函需求申請表》，詳細(xì)說明發(fā)函事項的背景、事實經(jīng)過、涉及金額、期望達到的目的等內(nèi)容，并提交至法務(wù)部門。2.法務(wù)審核法務(wù)部門收到《律師函需求申請表》后，對發(fā)函事項進行初步審核，判斷是否符合發(fā)函條件及必要性。如認(rèn)為確需發(fā)函，應(yīng)在申請表上簽署意見，并指定承辦律師負(fù)責(zé)起草工作。3.承辦律師起草承辦律師根據(jù)法務(wù)部門的審核意見及提供的相關(guān)資料，進行律師函的起草工作。起草過程中，應(yīng)深入了解案件事實，準(zhǔn)確引用法律法規(guī)，確保律師函內(nèi)容具有充分的事實依據(jù)和法律支撐。律師函應(yīng)包括以下基本內(nèi)容：首部：寫明律師事務(wù)所名稱、律師函編號、發(fā)函日期、致函對象等信息。正文：詳細(xì)闡述發(fā)函事項的事實經(jīng)過，明確指出對方的違約或侵權(quán)行為，引用相關(guān)法律法規(guī)說明對方行為的違法性，提出具體的要求或解決方案，如要求對方限期履行義務(wù)、承擔(dān)賠償責(zé)任等。尾部：寫明律師事務(wù)所名稱、律師姓名及聯(lián)系方式，并加蓋律師事務(wù)所公章。4.初稿審核承辦律師完成律師函初稿后，應(yīng)提交至法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門從法律專業(yè)角度對律師函的內(nèi)容進行全面審查，重點檢查事實表述是否準(zhǔn)確、法律引用是否恰當(dāng)、要求是否合理合法等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與承辦律師溝通，提出修改意見，承辦律師根據(jù)意見進行修改完善。（二）起草要求1.語言規(guī)范：律師函應(yīng)使用規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆烧Z言，避免使用模糊、歧義或情緒化的表述。2.邏輯清晰：內(nèi)容應(yīng)層次分明，邏輯連貫，先陳述事實，再說明法律依據(jù)，最后提出要求，使對方能夠清楚理解發(fā)函方的意圖。3.證據(jù)充分：對于涉及的事實，應(yīng)提供相關(guān)證據(jù)材料作為支撐，如合同、協(xié)議、往來函件、票據(jù)等，以便在必要時能夠證明律師函所述內(nèi)容的真實性。4.針對性強：根據(jù)不同的發(fā)函對象和事項，律師函應(yīng)具有針對性，提出具體、明確且合理的要求，避免泛泛而談。三、律師函的審核（一）審核主體律師函初稿完成后，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進行審核。審核人員包括法務(wù)人員、涉及業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人及公司/組織內(nèi)部的法律專家（如有）。（二）審核內(nèi)容1.法律合規(guī)性審查律師函是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險，如是否侵犯他人合法權(quán)益、是否違反禁止性規(guī)定等。檢查法律引用是否準(zhǔn)確、完整，是否與案件事實相匹配，是否能夠支持提出的要求。2.事實準(zhǔn)確性核實律師函中所述事實是否真實、準(zhǔn)確，是否有充分的證據(jù)支持。對于關(guān)鍵事實，應(yīng)與業(yè)務(wù)部門進行溝通確認(rèn)，確保無爭議。檢查事實描述是否清晰、完整，是否能夠讓對方明確了解發(fā)函方的主張及依據(jù)。3.要求合理性評估律師函提出的要求是否合理、合法，是否符合公司/組織的利益及實際情況。要求應(yīng)具有可操作性，避免過高或過低，導(dǎo)致無法實現(xiàn)或達不到預(yù)期效果?？紤]對方可能的反應(yīng)及應(yīng)對措施，確保要求既能夠有效維護公司/組織權(quán)益，又不會引發(fā)不必要的糾紛或矛盾。4.格式規(guī)范性檢查律師函的格式是否符合本公司/組織的規(guī)范要求，包括字體、字號、排版、簽章等方面。確保律師函的內(nèi)容完整，無遺漏重要信息或表述不清的情況。（三）審核意見反饋審核人員對律師函提出審核意見后，承辦律師應(yīng)根據(jù)意見及時進行修改完善。如對審核意見存在異議，承辦律師應(yīng)與審核人員進行溝通協(xié)商，充分闡述自己的觀點和理由，最終達成一致意見。修改后的律師函經(jīng)審核通過后，方可進入下一步流程。四、律師函的發(fā)送（一）發(fā)送審批律師函審核通過后，需按照公司/組織的審批流程進行發(fā)送審批。具體審批流程如下：1.承辦律師將審核通過的律師函及相關(guān)審批材料提交至法務(wù)部門負(fù)責(zé)人。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)人對律師函及審批材料進行審核，確認(rèn)無誤后簽署意見，并提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進行審批，如同意發(fā)送，應(yīng)簽署審批意見；如認(rèn)為需要進一步研究或調(diào)整，應(yīng)提出明確意見，承辦律師根據(jù)意見進行相應(yīng)處理。4.經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，律師函方可發(fā)送。（二）發(fā)送方式律師函的發(fā)送方式應(yīng)根據(jù)實際情況選擇合適的途徑，常見的發(fā)送方式包括但不限于以下幾種：1.郵寄送達：通過郵政特快專遞（EMS）等方式將律師函寄送給對方，并保留郵寄憑證及相關(guān)回執(zhí)，以證明律師函已送達對方。2.專人送達：對于重要或緊急的律師函，可安排專人直接送達給對方，并要求對方簽收確認(rèn)。專人送達時，應(yīng)制作送達記錄，記錄送達時間、地點、送達人及簽收人等信息。3.電子送達：在符合法律法規(guī)規(guī)定及對方同意的情況下，可通過電子郵件等電子方式發(fā)送律師函。電子送達時，應(yīng)確保郵件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，并保留相關(guān)電子記錄，如郵件發(fā)送記錄、對方接收郵件的記錄等。（三）發(fā)送記錄在律師函發(fā)送后，承辦律師應(yīng)及時做好發(fā)送記錄，記錄內(nèi)容包括律師函編號、發(fā)送日期、發(fā)送方式、收件人姓名及地址、送達時間（如郵寄送達的簽收時間、專人送達的簽收時間或電子送達的對方接收時間）等信息。發(fā)送記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和核對。五、律師函的跟蹤與反饋（一）跟蹤機制1.承辦律師負(fù)責(zé)對發(fā)出的律師函進行跟蹤，及時了解對方的反應(yīng)及處理情況。跟蹤方式包括但不限于與對方溝通、查詢相關(guān)信息、關(guān)注對方動態(tài)等。2.對于重要或緊急的律師函，承辦律師應(yīng)定期向法務(wù)部門匯報跟蹤情況，如對方是否有回復(fù)、回復(fù)內(nèi)容及我方應(yīng)采取的應(yīng)對措施等。3.法務(wù)部門應(yīng)建立律師函跟蹤臺賬，對每一份律師函的跟蹤情況進行詳細(xì)記錄，以便及時掌握案件進展，協(xié)調(diào)各部門工作。（二）對方反饋處理1.當(dāng)收到對方對律師函的回復(fù)時，承辦律師應(yīng)認(rèn)真分析回復(fù)內(nèi)容，判斷對方的態(tài)度及意圖，并及時向法務(wù)部門匯報。2.法務(wù)部門根據(jù)對方回復(fù)及案件具體情況，組織相關(guān)人員進行研究討論，制定應(yīng)對策略。應(yīng)對策略應(yīng)充分考慮公司/組織的利益及法律風(fēng)險，確保采取的措施合法、合理、有效。3.承辦律師根據(jù)法務(wù)部門制定的應(yīng)對策略，與對方進行進一步溝通協(xié)商，如協(xié)商不成，應(yīng)及時啟動相關(guān)法律程序，維護公司/組織合法權(quán)益。（三）結(jié)果反饋律師函處理完畢后，承辦律師應(yīng)及時撰寫律師函處理情況報告，向法務(wù)部門及公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報處理結(jié)果。報告內(nèi)容應(yīng)包括律師函的基本情況、處理過程、對方反饋及處理結(jié)果、案件后續(xù)建議等。法務(wù)部門應(yīng)將律師函處理情況報告整理歸檔，作為公司/組織處理類似法律事務(wù)的參考依據(jù)。六、律師函的存檔與保密（一）存檔管理1.律師函處理過程中形成的各類文件、資料，包括《律師函需求申請表》、律師函初稿、審核意見、審批材料、發(fā)送記錄、對方回復(fù)及處理情況報告等，均應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定進行整理歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)確保律師函檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，對檔案進行分類存放，便于查詢和使用。3.律師函檔案的保管期限應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，應(yīng)長期保存，以備后續(xù)查閱和參考。（二）保密措施1.在律師函處理過程中，涉及的公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。2.承辦律師及參與律師函處理的相關(guān)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。3.對