公文移交管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文管理，確保公文移交工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文移交管理工作。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文移交工作合法合規(guī)。2.遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全的原則，保證公文在移交過程中不丟失、不損壞、不延誤。3.明確責(zé)任，加強(qiáng)協(xié)作，確保公文移交工作順暢進(jìn)行。二、公文定義與分類（一）公文定義本辦法所稱公文，是指公司在管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括紙質(zhì)公文和電子公文。（二）公文分類1.按性質(zhì)可分為規(guī)范性公文、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文、公布性公文、陳述呈請(qǐng)性公文、商洽性公文、證明性公文等。2.按行文方向可分為上行文、平行文、下行文。3.按涉密程度可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和非涉密公文。三、公文移交流程（一）移交準(zhǔn)備1.移交部門應(yīng)提前整理好需移交的公文，確保公文內(nèi)容完整、格式規(guī)范、手續(xù)齊全。2.對(duì)擬移交的公文進(jìn)行分類、編號(hào)，編制公文移交清單，清單應(yīng)詳細(xì)注明公文的文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)等信息。（二）移交登記1.移交部門與接收部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行公文移交，并辦理移交登記手續(xù)。2.移交登記時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文移交清單，確保清單內(nèi)容與實(shí)際移交的公文一致。3.雙方在公文移交清單上簽字確認(rèn)，注明移交日期。（三）接收審核1.接收部門收到移交的公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括公文的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及密級(jí)等。3.如發(fā)現(xiàn)公文存在問題，接收部門應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其進(jìn)行整改或補(bǔ)充完善。（四）歸檔保存1.經(jīng)審核無誤的公文，接收部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。2.歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)公文的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案便于查閱和管理。3.電子公文應(yīng)按照公司電子文件管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，保證電子公文的可讀性和可追溯性。四、不同類型公文移交要求（一）規(guī)范性公文1.規(guī)范性公文的移交應(yīng)確保文件內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.移交時(shí)應(yīng)提供文件的起草說明、征求意見情況、合法性審查意見等相關(guān)材料。3.接收部門應(yīng)重點(diǎn)審核規(guī)范性公文的適用范圍、條款內(nèi)容、施行日期等是否準(zhǔn)確無誤。（二）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文1.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的移交應(yīng)保證文件傳達(dá)的領(lǐng)導(dǎo)意圖清晰明確，措施要求具體可行。2.移交時(shí)應(yīng)附上領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)材料，以便接收部門準(zhǔn)確理解文件精神。3.接收部門應(yīng)及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文傳達(dá)至相關(guān)人員，并督促落實(shí)文件要求。（三）公布性公文1.公布性公文的移交應(yīng)確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，發(fā)布渠道符合規(guī)定。2.移交時(shí)應(yīng)提供文件的發(fā)布稿、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布范圍等相關(guān)信息。3.接收部門應(yīng)關(guān)注公布性公文的發(fā)布效果，及時(shí)收集反饋意見。（四）陳述呈請(qǐng)性公文1.陳述呈請(qǐng)性公文的移交應(yīng)保證內(nèi)容客觀真實(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，語言表達(dá)清晰流暢。2.移交時(shí)應(yīng)附上相關(guān)的證明材料、調(diào)查研究報(bào)告等，以便接收部門全面了解情況。3.接收部門應(yīng)認(rèn)真審核陳述呈請(qǐng)性公文，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理或批示。（五）商洽性公文1.商洽性公文的移交應(yīng)明確商洽事項(xiàng)的背景、目的、要求等，語言禮貌得體。2.移交時(shí)應(yīng)提供相關(guān)的背景資料、前期溝通情況等，便于接收部門進(jìn)行回復(fù)。3.接收部門應(yīng)及時(shí)對(duì)商洽性公文進(jìn)行回復(fù)，協(xié)商解決相關(guān)問題。（六）證明性公文1.證明性公文的移交應(yīng)確保證明內(nèi)容真實(shí)有效，格式符合要求。2.移交時(shí)應(yīng)附上相關(guān)的證明材料、審批文件等，以增強(qiáng)證明的可信度。3.接收部門應(yīng)根據(jù)證明性公文的用途進(jìn)行妥善處理。五、涉密公文移交管理（一）保密要求1.涉密公文的移交應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保涉密信息不泄露。2.移交過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如專人護(hù)送、加密存儲(chǔ)等。（二）移交程序1.涉密公文的移交應(yīng)按照公司保密管理規(guī)定，填寫涉密公文移交審批表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和保密管理部門審批后進(jìn)行移交。2.移交時(shí)，雙方應(yīng)在保密協(xié)議上簽字確認(rèn)，明確雙方的保密責(zé)任。3.接收部門應(yīng)將涉密公文存放在符合保密要求的場(chǎng)所，并指定專人負(fù)責(zé)管理。（三）查閱與使用1.查閱涉密公文應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。2.使用涉密公文應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借涉密公文。3.涉密公文使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還，并辦理歸還登記手續(xù)。六、電子公文移交管理（一）格式要求1.電子公文應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，確保文件的可讀性和兼容性。2.電子公文應(yīng)包含公文的全部?jī)?nèi)容，包括正文、附件、簽名、印章等。（二）移交方式1.電子公文的移交可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備拷貝等方式進(jìn)行。2.采用網(wǎng)絡(luò)傳輸方式移交時(shí)，應(yīng)確保傳輸過程的安全性和穩(wěn)定性，防止文件丟失或損壞。3.采用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備拷貝方式移交時(shí)，應(yīng)對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，確保設(shè)備安全。（三）元數(shù)據(jù)管理1.電子公文移交時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)的元數(shù)據(jù)，包括文件的標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、作者、密級(jí)等。2.元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以便于電子公文的檢索、利用和管理。（四）備份與存儲(chǔ)1.接收部門收到電子公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并按照公司電子文件管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)。2.電子公文的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、公文移交責(zé)任（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)按照本辦法的規(guī)定，做好公文移交的準(zhǔn)備工作，確保公文內(nèi)容完整、格式規(guī)范、手續(xù)齊全。2.對(duì)移交公文的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，如因移交部門原因?qū)е鹿某霈F(xiàn)問題，由移交部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.配合接收部門做好公文的審核、整改等工作。（二）接收部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)及時(shí)接收移交的公文，并按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行審核、歸檔保存。2.對(duì)接收公文的審核結(jié)果負(fù)責(zé)，如因接收部門審核不嚴(yán)導(dǎo)致問題公文進(jìn)入公司管理流程，由接收部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.妥善保管接收的公文，不得擅自銷毀、丟失或泄露公文內(nèi)容。（三）監(jiān)督部門責(zé)任1.公司辦公室等監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對(duì)公文移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公文移交工作符合本辦法的規(guī)定。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織公文移交管理培訓(xùn)，提高員工對(duì)公文移交工作的認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括公文管理知識(shí)、公文移交流程、保密規(guī)定等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式。（二）考核1.