關于采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行合同約定，保證采購活動的順利進行。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責公司采購計劃的制定、執(zhí)行和監(jiān)控：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，結合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃，并組織實施和監(jiān)控采購計劃的執(zhí)行情況。2.供應商管理：建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫，對供應商進行評估、選擇、考核和管理，確保供應商的供貨能力和質(zhì)量。3.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的順利履行。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判、招標等方式，降低采購成本，提高采購效益。5.采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，確保采購活動的順利進行。（二）需求部門1.提出采購需求：根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需求，向采購部門提出采購申請，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進行供應商選擇、采購談判、合同簽訂等工作，提供必要的技術支持和商務建議。3.驗收采購物品：負責對采購物品進行驗收，確保采購物品的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求。（三）財務部門1.審核采購預算：參與公司采購預算的編制和審核，確保采購預算的合理性和準確性。2.資金支付管理：按照公司財務制度和采購合同的約定，及時辦理采購資金的支付手續(xù)，確保資金支付的安全和合規(guī)。3.采購成本核算：對采購成本進行核算和分析，為公司采購決策提供財務支持。（四）審計部門1.審計采購活動：對公司采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度和采購程序的要求。2.提出審計意見和建議：針對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改，提高采購管理水平。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.采購申請表審批：采購申請表經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門根據(jù)采購申請表的內(nèi)容，進行初步審核，對于金額較大或重要的采購申請，還需提交至公司領導審批。（二）采購計劃制定1.采購部門制定采購計劃：采購部門根據(jù)采購申請表和公司庫存情況，結合市場供應情況，制定采購計劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等。2.采購計劃審批：采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交至公司領導審批。公司領導根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和資金狀況，對采購計劃進行審批。（三）供應商選擇與評估1.供應商尋找與篩選：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并對潛在供應商進行篩選，確定入圍供應商名單。2.供應商評估：采購部門組織相關人員對入圍供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務等。評估方式可以采用實地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、業(yè)績評價等。3.供應商選擇：采購部門根據(jù)供應商評估結果，選擇合適的供應商，并與其簽訂采購合同。對于重要的采購項目，還需進行招標或競爭性談判等采購方式。（四）采購合同簽訂1.采購合同起草：采購部門根據(jù)采購計劃和供應商協(xié)商結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等。2.采購合同審核：采購合同起草完成后，提交至公司法律部門或相關專業(yè)人員進行審核，確保合同的合法性、完整性和準確性。3.采購合同簽訂：采購合同審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。2.采購執(zhí)行跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物品按時、按質(zhì)、按量交付。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，采購部門應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。3.到貨驗收：采購物品到貨后，需求部門負責組織相關人員進行驗收，確保采購物品的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求。驗收合格后，需求部門應在驗收單上簽字確認，并將驗收單提交至采購部門。（六）采購付款1.采購付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收單，填寫采購付款申請表，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額、付款方式、付款時間等。2.采購付款審批：采購付款申請表經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門根據(jù)公司財務制度和采購合同的約定，對采購付款申請表進行審核，對于金額較大或重要的采購付款申請，還需提交至公司領導審批。3.采購付款執(zhí)行：財務部門根據(jù)采購付款審批結果，及時辦理采購資金的支付手續(xù)，確保采購資金的安全和合規(guī)。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目。2.招標程序：包括招標公告發(fā)布、資格預審、招標文件編制、投標文件接收、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。3.招標要求：招標人應按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定招標文件，明確招標項目的技術要求、商務條款、評標標準等內(nèi)容。投標人應按照招標文件的要求，編制投標文件，提供真實、準確、完整的投標報價和技術方案。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序：包括成立談判小組、制定談判文件、確定邀請參加談判的供應商名單、談判、確定成交供應商等環(huán)節(jié)。3.談判要求：談判小組應按照談判文件的要求，與供應商進行談判，確定成交供應商。談判過程中，談判小組應記錄談判情況，并由供應商代表簽字確認。（三）詢價采購1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：包括成立詢價小組、確定被詢價的供應商名單、詢價、確定成交供應商等環(huán)節(jié)。3.詢價要求：詢價小組應向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)報價。詢價小組應根據(jù)供應商的報價情況，確定成交供應商。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：包括成立采購小組、與供應商進行協(xié)商、簽訂采購合同等環(huán)節(jié)。3.采購要求：采購小組應與供應商進行充分協(xié)商，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。采購合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定。五、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、市場供應短缺、市場競爭激烈等風險。2.供應商風險：包括供應商違約、供應商破產(chǎn)、供應商質(zhì)量問題等風險。3.合同風險：包括合同條款不明確、合同履行不當、合同糾紛等風險。4.法律風險：包括法律法規(guī)變化、法律糾紛等風險。（二）風險評估1.風險發(fā)生的可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場情況、供應商狀況等因素，對風險發(fā)生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估：根據(jù)風險對公司生產(chǎn)經(jīng)營、財務狀況、聲譽等方面的影響程度，對風險影響程度進行評估，分為重大、較大、一般三個等級。3.風險等級確定：根據(jù)風險發(fā)生的可能性和風險影響程度，確定風險等級，分為高風險、中風險、低風險三個等級。（三）風險應對1.風險規(guī)避：對于高風險事件，采取風險規(guī)避措施，如取消采購項目、更換供應商等。2.風險降低：對于中風險事件，采取風險降低措施，如加強供應商管理、完善合同條款、購買保險等。3.風險轉移：對于部分風險，采取風險轉移措施，如將風險轉移給供應商、保險公司等。4.風險接受：對于低風險事件，采取風險接受措施，如加強監(jiān)控、定期評估等。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、采購費用、運輸費用等。2.采購質(zhì)量：包括采購物品的合格率、退貨率、投訴率等。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間、交貨準時率等。4.供應商管理：包括供應商滿意度、供應商忠誠度、供應商合作穩(wěn)定性等。（二）評估方法1.定量評估：通過對采購成本、采購質(zhì)量、采購效率等指標進行量化分析，評估采購績效。2.定性評估：通過對供應商管理、采購流程執(zhí)行情況等方面進行定性評價，評估采購績效。3.綜合評估：將定量評估和定性評估相結合，綜合評估采購績效。（三）評估周期1.月度評估：對采購部門的采購績效進行月