華為禮品管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范華為公司禮品管理工作，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性與有效性，維護(hù)公司形象，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)禮品使用過程的監(jiān)督與控制，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本辦法適用于華為公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)、商務(wù)往來、員工福利等場景下涉及的禮品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保所有禮品活動(dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則：禮品的選擇、贈(zèng)送應(yīng)基于合理的業(yè)務(wù)目的，避免過度或不當(dāng)?shù)亩Y品行為。3.適度性原則：禮品價(jià)值應(yīng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)、規(guī)模及對(duì)方貢獻(xiàn)相匹配，避免鋪張浪費(fèi)。4.透明性原則：禮品管理過程應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督與審計(jì)。二、禮品的定義與分類（一）定義本辦法所稱禮品，是指公司在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)、員工福利等過程中，為表達(dá)感謝、增進(jìn)合作、激勵(lì)員工等目的而向外部單位或個(gè)人、內(nèi)部員工贈(zèng)送的物品或服務(wù)。（二）分類1.業(yè)務(wù)禮品：用于與客戶、合作伙伴等外部單位進(jìn)行商務(wù)往來，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作的禮品，如商務(wù)禮品套裝、電子產(chǎn)品、辦公用品等。2.節(jié)日禮品：在重要節(jié)日向員工發(fā)放的福利性禮品，如節(jié)日禮盒、生活用品等。3.獎(jiǎng)勵(lì)禮品：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工、團(tuán)隊(duì)進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)的禮品，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、高端電子產(chǎn)品等。4.其他禮品：因特殊情況或特定目的而贈(zèng)送的禮品，如慰問禮品、紀(jì)念禮品等。三、禮品管理職責(zé)分工（一）禮品管理委員會(huì)成立禮品管理委員會(huì)，由公司高層管理人員擔(dān)任主要成員。負(fù)責(zé)審議禮品管理的重大政策、制度，審批年度禮品預(yù)算，監(jiān)督禮品管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)重大禮品事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）采購部門1.根據(jù)禮品需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)禮品的采購工作，確保采購的禮品符合質(zhì)量要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評(píng)估與管理機(jī)制，確保采購渠道的合法性與穩(wěn)定性。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)制定禮品管理制度和流程，并組織實(shí)施與監(jiān)督。2.負(fù)責(zé)禮品的驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等日常管理工作，建立禮品臺(tái)賬，確保禮品管理的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商管理，參與禮品采購合同的審核。4.定期對(duì)禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（四）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出禮品需求申請(qǐng)，明確禮品的用途、對(duì)象、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.配合行政部門做好禮品的發(fā)放與使用工作，確保禮品用于正當(dāng)業(yè)務(wù)目的。3.對(duì)禮品的使用效果進(jìn)行跟蹤與反饋，為禮品管理的優(yōu)化提供建議。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核禮品預(yù)算，確保禮品費(fèi)用支出的合理性與合規(guī)性。2.對(duì)禮品采購、發(fā)放等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行審核與記賬，監(jiān)督禮品費(fèi)用的使用情況。3.定期對(duì)禮品費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。四、禮品預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和市場情況，在每年[具體時(shí)間]前向行政部門提交下一年度禮品需求計(jì)劃，包括禮品類型、預(yù)計(jì)數(shù)量、預(yù)算金額等。2.行政部門匯總各業(yè)務(wù)部門的禮品需求計(jì)劃后，結(jié)合公司整體經(jīng)營目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，編制年度禮品預(yù)算草案，提交禮品管理委員會(huì)審議。3.禮品管理委員會(huì)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和資源配置情況，對(duì)年度禮品預(yù)算草案進(jìn)行審核與調(diào)整，確定最終的年度禮品預(yù)算，并報(bào)公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.禮品預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。各部門應(yīng)按照預(yù)算控制禮品的采購與使用，不得超預(yù)算支出。2.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整禮品預(yù)算，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對(duì)其他預(yù)算項(xiàng)目的影響。行政部門審核后，提交禮品管理委員會(huì)審議，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后方可調(diào)整。（三）預(yù)算監(jiān)督與考核1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)禮品預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的問題。2.行政部門應(yīng)每月向禮品管理委員會(huì)匯報(bào)禮品預(yù)算執(zhí)行情況，包括預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、差異分析等。3.將禮品預(yù)算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對(duì)預(yù)算執(zhí)行良好的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)超預(yù)算或預(yù)算執(zhí)行不力的部門進(jìn)行相應(yīng)處罰。五、禮品采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估與選擇機(jī)制，根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等因素，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與排名。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商作為禮品采購合作伙伴。對(duì)于新的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實(shí)地考察。3.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款。（二）采購流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求填寫禮品采購申請(qǐng)單，詳細(xì)注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、用途、預(yù)計(jì)交付時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門。2.行政部門對(duì)禮品采購申請(qǐng)單進(jìn)行審核，核實(shí)禮品需求的合理性與預(yù)算的合規(guī)性。審核通過后，將采購任務(wù)分配給采購部門。3.采購部門根據(jù)禮品采購申請(qǐng)單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，確定最終采購價(jià)格和供應(yīng)商。4.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。5.禮品到貨后，采購部門通知行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。行政部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。（三）采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)采購過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與預(yù)警，如供應(yīng)商違約、價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量問題等。2.加強(qiáng)對(duì)采購合同的管理，明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可執(zhí)行性。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)變更或糾紛，應(yīng)及時(shí)按照合同約定進(jìn)行處理。3.定期對(duì)采購供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性與可靠性。六、禮品驗(yàn)收與保管（一）驗(yàn)收1.禮品到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同、產(chǎn)品清單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.對(duì)于貴重禮品或特殊規(guī)格的禮品，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)禮品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、規(guī)格不符等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)貨、換貨或退款處理。（二）保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的禮品倉庫或保管區(qū)域，對(duì)驗(yàn)收合格的禮品進(jìn)行妥善保管。禮品倉庫應(yīng)具備安全、防潮、防火、防盜等條件，確保禮品的質(zhì)量不受影響。2.建立禮品保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放位置、領(lǐng)用情況等信息，做到賬實(shí)相符。3.定期對(duì)禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保禮品的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)禮品短缺、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。七、禮品發(fā)放與使用（一）發(fā)放流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫禮品發(fā)放申請(qǐng)單，注明禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門。2.行政部門對(duì)禮品發(fā)放申請(qǐng)單進(jìn)行審核，核實(shí)發(fā)放禮品的必要性和合規(guī)性。審核通過后，按照申請(qǐng)單要求發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。3.對(duì)于節(jié)日禮品、獎(jiǎng)勵(lì)禮品等批量發(fā)放的情況，行政部門應(yīng)制定詳細(xì)的發(fā)放方案，明確發(fā)放時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，確保發(fā)放工作的順利進(jìn)行。（二）使用規(guī)定1.禮品應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。業(yè)務(wù)部門在使用禮品時(shí)，應(yīng)確保禮品與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)，能夠有效促進(jìn)業(yè)務(wù)合作或激勵(lì)員工。2.在向外部單位或個(gè)人贈(zèng)送禮品時(shí)，應(yīng)遵循適度、得體的原則，避免過度贈(zèng)送或贈(zèng)送貴重禮品影響公司形象。3.員工在領(lǐng)取節(jié)日禮品、獎(jiǎng)勵(lì)禮品等后，應(yīng)按照公司規(guī)定合理使用，不得隨意轉(zhuǎn)讓或變賣禮品。（三）記錄與反饋1.行政部門應(yīng)建立禮品發(fā)放記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、禮品名稱、數(shù)量等信息，以便跟蹤禮品的流向和使用情況。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)禮品的使用效果進(jìn)行跟蹤與反饋，如禮品是否達(dá)到預(yù)期目的、對(duì)方對(duì)禮品的滿意度等。對(duì)于禮品使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題或建議，應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋，以便對(duì)禮品管理工作進(jìn)行改進(jìn)。八、禮品監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)禮品管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品管理的各項(xiàng)制度、流程是否執(zhí)行到位，禮品預(yù)算是否合理使用，禮品采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否規(guī)范操作。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)禮品管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善禮品管理工作。3.設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)禮品管理過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部審計(jì)1.公司可定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)禮品管理工作進(jìn)行全面審計(jì)，確保禮品管理符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具詳細(xì)的審計(jì)報(bào)告，對(duì)禮品管理工作的合規(guī)性、有效性等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出改進(jìn)建議。公司應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)整改存在的問題，不斷完善禮品管理工作。九、禮品處置（一）禮品的報(bào)廢1.對(duì)于因質(zhì)量問題、損壞、過期等原因無法正常使用的禮品，行政部門應(yīng)填寫禮品報(bào)廢申請(qǐng)單，注明禮品名稱、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.禮品報(bào)廢應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保報(bào)廢過程的合規(guī)性和資產(chǎn)處置的合理性。報(bào)廢后的禮品應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清理。（二）禮品的捐贈(zèng)1.對(duì)于閑置或不再使用的禮品，在不影響公司業(yè)務(wù)和形象的前提下，可考慮進(jìn)行捐贈(zèng)。捐贈(zèng)禮品應(yīng)選擇合法合規(guī)的慈善機(jī)構(gòu)或公益組織，并辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)。2.行政部門應(yīng)建立禮品捐贈(zèng)臺(tái)賬，記錄捐贈(zèng)禮品的名稱、數(shù)量、捐贈(zèng)對(duì)象、捐贈(zèng)時(shí)間等信息。捐贈(zèng)后，應(yīng)及時(shí)取得捐贈(zèng)憑證，并將捐贈(zèng)情況向公司管理層匯報(bào)。（三）禮品的變賣1.如因特殊情況需要變賣禮品，應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定進(jìn)行審批和操作。變賣禮品應(yīng)選擇合法合規(guī)的交易渠道，確保變賣過程的公開、公正、公平。2.變賣禮品的收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。行政部門應(yīng)建立禮品變賣家底，記錄變賣禮品的名稱、數(shù)量、變賣價(jià)格