公文收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司公文收發(fā)管理，確保公文傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間公文的收發(fā)、傳遞、處理等工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言等應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保準(zhǔn)確無誤。2.及時(shí)高效原則：公文的收發(fā)、處理應(yīng)及時(shí)，不得延誤，以提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞、處理過程中的安全，防止信息泄露。二、公文種類及格式（一）公文種類1.公司公文主要包括：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。2.各部門可根據(jù)工作需要自行制定內(nèi)部使用的公文，但不得與公司公文種類及格式相沖突。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.公司公文格式應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定執(zhí)行，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。三、公文收發(fā)流程（一）收文流程1.公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收外來公文，包括紙質(zhì)公文和電子公文。2.辦公室收到公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期、密級、份數(shù)等信息。3.辦公室根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示。4.領(lǐng)導(dǎo)批示后，辦公室按照批示意見，將公文轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員辦理。5.承辦部門或人員收到公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。6.辦公室對承辦部門或人員反饋的辦理結(jié)果進(jìn)行審核，審核無誤后，將公文歸檔保存。（二）發(fā)文流程1.各部門需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)填寫《發(fā)文審批表》，詳細(xì)說明發(fā)文的事由、內(nèi)容、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)送公司辦公室。2.辦公室對《發(fā)文審批表》進(jìn)行審核，審核通過后，按照公文格式要求進(jìn)行擬稿。3.擬稿完成后，辦公室將公文送相關(guān)部門或人員會簽，會簽無異議后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，辦公室按照規(guī)定格式進(jìn)行排版、打印，并加蓋公司印章。5.辦公室將印制好的公文進(jìn)行登記，按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)，并將電子公文發(fā)送至相關(guān)部門或人員的指定郵箱。四、公文處理要求（一）擬稿要求1.公文擬稿應(yīng)觀點(diǎn)明確、內(nèi)容詳實(shí)、條理清晰、語言規(guī)范，符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.擬稿人應(yīng)認(rèn)真核對公文內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實(shí)清楚，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病等問題。3.涉及多個(gè)部門的公文，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同擬稿，確保公文內(nèi)容的一致性。（二）審核要求1.部門負(fù)責(zé)人對本部門擬發(fā)的公文進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，是否與公司整體工作部署相一致，是否存在邏輯錯(cuò)誤等問題。2.辦公室對各部門報(bào)送的公文進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括公文格式是否規(guī)范、語言是否準(zhǔn)確、發(fā)文范圍是否恰當(dāng)?shù)取?.審核人應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出修改意見，擬稿人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。（三）簽發(fā)要求1.公司公文應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要公文或涉及全局性工作的公文應(yīng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和必要性負(fù)責(zé)。3.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得印發(fā)。（四）辦理要求1.承辦部門或人員收到公文后，應(yīng)及時(shí)安排專人辦理，不得延誤。2.辦理公文應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保辦理結(jié)果符合要求。3.對于需要回復(fù)的公文，承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將回復(fù)意見報(bào)送辦公室，由辦公室統(tǒng)一回復(fù)。（五）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將公文整理歸檔，確保公文的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔公文應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并存放在指定的檔案柜中。3.辦公室應(yīng)定期對歸檔公文進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的安全和有效利用。五、公文保密管理（一）保密制度1.公司建立健全公文保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對公文傳遞、處理過程中的保密管理。2.涉及國家秘密、公司商業(yè)秘密等重要信息的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。（二）保密措施1.紙質(zhì)公文應(yīng)存放在有保密措施的文件柜中，專人負(fù)責(zé)保管，防止丟失、被盜。2.電子公文應(yīng)設(shè)置加密存儲，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.在公文傳遞過程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人送達(dá)等方式，確保公文安全。4.嚴(yán)禁將涉密公文在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸或在公共場所傳閱。（三）保密監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公文保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對各部門的公文保密情況進(jìn)行抽查。2.對違反公文保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。六、公文信息化管理（一）電子公文系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立電子公文系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上收發(fā)、傳遞、處理、存儲等功能，提高公文處理效率和信息化水平。2.電子公文系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保公文信息的安全。（二）電子公文處理1.公司內(nèi)部公文應(yīng)通過電子公文系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子公文的收發(fā)、處理和管理。2.電子公文應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行擬稿、審核、簽發(fā)、印發(fā)等操作，確保電子公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.電子公文的存儲應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子公文安全管理1.加強(qiáng)對電子公文系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改。2.