書店樣書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)書店樣書的管理，規(guī)范樣書的采購(gòu)、使用、保管、盤點(diǎn)及處置等流程，確保樣書的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高樣書的使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本書店所有樣書的管理。（三）管理原則1.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行樣書管理，確保各項(xiàng)工作有章可循。2.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在樣書管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。3.高效利用原則：充分發(fā)揮樣書的作用，提高樣書的使用效率，為書店經(jīng)營(yíng)和讀者服務(wù)提供支持。4.安全保障原則：采取有效措施確保樣書的安全，防止樣書丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。二、樣書采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)書店的經(jīng)營(yíng)方向、市場(chǎng)需求及庫(kù)存情況，定期制定樣書采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確樣書的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)書店管理層審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為樣書采購(gòu)的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇1.建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和篩選。2.優(yōu)先選擇具有良好口碑、提供優(yōu)質(zhì)樣書且價(jià)格合理的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣書的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)人員按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)注明樣書的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等信息。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保樣書按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。對(duì)于到貨的樣書，采購(gòu)人員應(yīng)會(huì)同驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。三、樣書驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.樣書的數(shù)量應(yīng)與采購(gòu)訂單一致，無(wú)短缺或多余情況。2.樣書的質(zhì)量應(yīng)符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)，包括紙張質(zhì)量、印刷清晰度、裝訂牢固度等方面。3.樣書的版本應(yīng)正確，無(wú)版本錯(cuò)誤或盜版情況。（二）驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收人員在收到樣書后，應(yīng)首先核對(duì)樣書的外包裝是否完好，如有破損應(yīng)及時(shí)記錄并拍照留存。2.按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣書的數(shù)量、質(zhì)量、版本等進(jìn)行逐一檢查。對(duì)于驗(yàn)收合格的樣書，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的樣書，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。3.驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)詳細(xì)記錄，包括問(wèn)題的描述、數(shù)量、處理情況等。驗(yàn)收記錄作為樣書管理的重要檔案資料保存。四、樣書使用管理（一）使用范圍1.樣書主要用于書店員工了解圖書內(nèi)容、展示圖書形象、向讀者推薦圖書等目的。2.未經(jīng)書店管理層批準(zhǔn)，樣書不得擅自外借或用于其他非書店業(yè)務(wù)相關(guān)的用途。（二）使用流程1.書店員工因工作需要使用樣書時(shí)，應(yīng)填寫樣書使用申請(qǐng)表，注明使用樣書的名稱、數(shù)量、使用時(shí)間、使用目的等信息。2.樣書使用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到樣書保管部門領(lǐng)取樣書。保管部門應(yīng)在樣書使用申請(qǐng)表上登記樣書的領(lǐng)取時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并將樣書發(fā)放給使用人員。3.使用人員應(yīng)妥善保管樣書，不得隨意損壞、涂改或丟失。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將樣書歸還至樣書保管部門。保管部門在收到歸還的樣書后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣書有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究使用人員的責(zé)任。（三）樣書展示管理1.在書店內(nèi)設(shè)置專門的樣書展示區(qū)域，合理擺放樣書，方便讀者瀏覽和選購(gòu)。2.定期對(duì)樣書展示區(qū)域進(jìn)行整理和更新，及時(shí)更換陳舊、破損或不受歡迎的樣書，保持展示區(qū)域的整潔和吸引力。3.根據(jù)圖書的銷售情況和市場(chǎng)需求，調(diào)整樣書的展示位置和方式，突出重點(diǎn)圖書和熱門圖書，提高樣書的展示效果。五、樣書保管管理（一）保管環(huán)境要求1.設(shè)立專門的樣書倉(cāng)庫(kù)，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮等。2.樣書應(yīng)分類存放，按照?qǐng)D書的類別、出版社、作者等進(jìn)行劃分，便于查找和管理。3.為樣書配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如書架、書柜、貨柜等，并確保存儲(chǔ)設(shè)備的牢固和安全。（二）保管責(zé)任1.樣書保管部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)樣書的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)樣書進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，確保樣書的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)樣書有損壞、丟失、被盜等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。3.建立樣書保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣書的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、數(shù)量、變動(dòng)情況等信息。保管臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（三）樣書盤點(diǎn)1.定期對(duì)樣書進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)書店的實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員的分工和職責(zé)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)樣書的實(shí)際數(shù)量與保管臺(tái)賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理結(jié)果等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)書店管理層備案。六、樣書處置管理（一）處置原則1.對(duì)于不再需要的樣書、損壞無(wú)法修復(fù)的樣書、版本更新后的舊版樣書等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置。2.樣書處置應(yīng)遵循合理、合規(guī)、經(jīng)濟(jì)的原則，確保處置過(guò)程的公開、公正、透明。（二）處置方式1.報(bào)廢處理：對(duì)于損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、已過(guò)有效期或不再具有使用價(jià)值的樣書，經(jīng)書店管理層批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢樣書應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢原因、樣書名稱、數(shù)量等信息。報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)審批后，將報(bào)廢樣書交由專門的廢品回收公司進(jìn)行處理，并做好相關(guān)記錄。2.折價(jià)銷售：對(duì)于部分仍有一定使用價(jià)值但不再作為樣書使用的圖書，可按照書店的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行折價(jià)銷售。折價(jià)銷售的樣書應(yīng)在書店內(nèi)顯著位置進(jìn)行公示，并按照銷售流程進(jìn)行操作。銷售所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)入賬。3.捐贈(zèng)處理：對(duì)于一些具有公益價(jià)值或適合捐贈(zèng)的樣書，經(jīng)書店管理層批準(zhǔn)后，可捐贈(zèng)給相關(guān)的學(xué)校、圖書館、社區(qū)等機(jī)構(gòu)。捐贈(zèng)樣書應(yīng)填寫捐贈(zèng)申請(qǐng)表，注明捐贈(zèng)對(duì)象、樣書名稱、數(shù)量等信息。捐贈(zèng)申請(qǐng)表經(jīng)審批后，辦理相關(guān)的捐贈(zèng)手續(xù)，并做好捐贈(zèng)記錄。（三）處置流程1.樣書處置申請(qǐng)：樣書使用部門或保管部門根據(jù)樣書的實(shí)際情況，填寫樣書處置申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明處置原因、處置方式、樣書名稱、數(shù)量等信息。2.審批：樣書處置申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)書店管理層審批。管理層應(yīng)根據(jù)樣書的實(shí)際情況和處置原則，做出是否批準(zhǔn)的決定。3.實(shí)施處置：經(jīng)批準(zhǔn)后的樣書處置申請(qǐng)，由相關(guān)部門按照規(guī)定的處置方式進(jìn)行實(shí)施。在處置過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、處置結(jié)果等信息。4.監(jiān)督檢查：書店財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門應(yīng)對(duì)樣書處置情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保處置過(guò)程符合規(guī)定，處置結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。七、樣書信息化管理（一）建立樣書管理系統(tǒng)1.利用信息化技術(shù)，建立書店樣書管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)樣書采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、保管、盤點(diǎn)及處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.樣書管理系統(tǒng)應(yīng)具備樣書信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便管理人員對(duì)樣書進(jìn)行全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)樣書管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于樣書的新增、修改、刪除等操作，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，以便追溯和查詢。（三）信息安全1.加強(qiáng)樣書管理系統(tǒng)的信息安全防護(hù)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，采取必要的安全措施，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全風(fēng)險(xiǎn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.書店管理層應(yīng)定期對(duì)樣書管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保樣書管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。2.財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)樣書的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核機(jī)制1.建立樣書管理工作考核機(jī)制，對(duì)樣