公司文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中形成、使用、傳遞和保管的各類文件。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件由行政部門統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、保管和利用，并指定專人負(fù)責(zé)文件管理工作。3.高效利用原則：充分發(fā)揮文件的作用，提高文件的利用效率，為公司決策和業(yè)務(wù)工作提供支持。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件，如合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.技術(shù)文件：涉及公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件，如技術(shù)方案、圖紙、操作規(guī)程等。4.財(cái)務(wù)文件：公司財(cái)務(wù)管理過程中產(chǎn)生的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。5.人事文件：關(guān)于公司人力資源管理的文件，如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[公司簡(jiǎn)稱][文件類別代碼][年份][流水號(hào)]。公司簡(jiǎn)稱：取公司名稱的首字母縮寫。文件類別代碼：根據(jù)文件分類，分別用不同的字母表示，如行政文件用“A”表示，業(yè)務(wù)文件用“B”表示，技術(shù)文件用“C”表示，財(cái)務(wù)文件用“D”表示，人事文件用“E”表示。年份：文件形成的年份，取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字。流水號(hào)：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。3.示例：[XYZ][A][23][005]，表示XYZ公司2023年第5號(hào)行政文件。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.各部門及員工在工作中應(yīng)及時(shí)形成各類文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件的起草應(yīng)符合公司的格式規(guī)范和語言要求，使用統(tǒng)一的字體、字號(hào)和排版格式。3.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門會(huì)簽。（二）文件收集1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件進(jìn)行收集、整理，確保文件不丟失、不遺漏。2.文件收集過程中，應(yīng)檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)傳遞給行政部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.行政部門對(duì)收集到的文件進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照文件分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、排序。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行折疊或裝訂，確保文件整齊、牢固。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范。（二）文件歸檔1.文件整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)填寫《文件歸檔登記表》，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.對(duì)于重要文件或長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。五、文件的保管與借閱（一）文件保管1.行政部門應(yīng)建立專門的文件檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行保密。2.對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)在文件上加蓋“機(jī)密”印章，并采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止文件泄露。3.在文件的傳遞、使用過程中，應(yīng)注意保密，避免無關(guān)人員接觸機(jī)密文件。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。4.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.文件銷毀后，應(yīng)在《文件銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。七、文件的信息化管理（一）電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、分類、標(biāo)注、審批、借閱等功能，方便員工使用。3.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)文件在不同部門之間的快速傳遞和共享。（二）電子文件的管理1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定，及時(shí)將紙質(zhì)文件掃描或轉(zhuǎn)換為電子文件，并上傳至電子文件管理系統(tǒng)。2.電子文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保文件的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止電子文件被非法訪問、篡改或刪除。八、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。3.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)提出批評(píng)，并責(zé)令限期改正。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門及員工的文件管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件管理的規(guī)范性、文件