公司資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的各類資料的管理。（三）定義1.公司資料：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的各種形式的信息記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、數(shù)據(jù)、檔案等。2.資料分類：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等因素，將公司資料分為行政類、財務(wù)類、業(yè)務(wù)類、技術(shù)類等若干類別。3.資料編號：為便于資料的識別、檢索和管理，對各類資料進行統(tǒng)一編號。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲、檢索、利用和保管等工作。2.分級管理原則：根據(jù)資料的重要性和保密級別，對資料實行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：制定統(tǒng)一的資料管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料的格式、內(nèi)容、編號等符合要求。4.安全保密原則：加強資料的安全保密工作，采取必要的安全措施，防止資料泄露、丟失和損壞。二、資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作過程中產(chǎn)生的各類資料，如文件、報告、報表、合同等。2.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司收到的外部文件、信函、資料等。4.公司員工在工作中形成的個人資料，如工作總結(jié)、調(diào)研報告、技術(shù)文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.收集的資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.對于重要資料，應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進行分類整理。2.對每份資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對資料進行編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等。4.對整理好的資料進行裝訂、歸檔，確保資料的整齊、美觀。三、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)資料的性質(zhì)和特點，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)存儲、電子存儲等。2.對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)進行掃描備份，存儲在電子介質(zhì)中。3.電子資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。（二）保管期限1.根據(jù)資料的重要性和使用頻率，確定資料的保管期限。2.保管期限分為短期、中期和長期，具體期限如下：短期保管期限為1年至3年。中期保管期限為3年至10年。長期保管期限為10年以上。（三）保管要求1.設(shè)立專門的資料保管場所，確保資料的安全存放。2.資料保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.定期對資料進行檢查、清點，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.對于超過保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。四、資料的檢索與利用（一）檢索方式1.建立資料檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按編號檢索、按名稱檢索、按日期檢索等。2.電子資料檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確的檢索功能，方便用戶查詢。（二）利用流程1.員工因工作需要查閱資料時，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、用途等。2.《資料查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交資料保管部門辦理查閱手續(xù)。3.資料保管部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或帶出保管場所。（三）共享與借閱1.對于需要共享的資料，應(yīng)明確共享范圍和權(quán)限，確保資料的合理使用。2.員工因工作需要借閱資料時，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、用途、借閱期限等。3.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料保管部門負(fù)責(zé)人審批后，交資料保管部門辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或帶出公司。五、資料的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.與接觸重要資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對重要資料進行加密存儲和傳輸，防止資料泄露。4.限制重要資料的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（二）安全管理1.加強資料保管場所的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.定期對資料進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對因工作失誤或故意造成資料泄露、丟失、損壞的人員，應(yīng)依法追究責(zé)任。六、資料的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無保存價值的資料。2.已完成使用目的且不需要繼續(xù)保存的資料。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因不再需要的資料。（二）銷毀流程1.資料保管部門定期對需要銷毀的資料進行清理、造冊，填寫《資料銷毀申請表》。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交資料保管部門組織銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。4.資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。5.銷毀記錄應(yīng)包括資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，定期對各部門的資料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、存儲、保管、檢索、利用、保密等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的資料管理工作進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、保密性、利用效率等方面。3.對資料管理工作成績突出的部門和員工，給予表彰和獎勵；對資料管理工作不力的部門和員工，給予批評和處罰。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司[具體部門]負(fù)責(zé)