企業(yè)單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填制、審核、傳遞、保管等行為，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，提高公司財(cái)務(wù)管理水平和運(yùn)營(yíng)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有涉及單據(jù)處理的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：?jiǎn)螕?jù)的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)所記錄的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠客觀反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。3.完整性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)具備完整的要素，包括但不限于日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、當(dāng)事人等，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)的填制、審核、傳遞等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能夠得到及時(shí)處理，避免延誤。5.規(guī)范性原則：?jiǎn)螕?jù)的格式、內(nèi)容、填寫(xiě)要求等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于識(shí)別、審核和管理。二、單據(jù)的分類(lèi)與定義（一）財(cái)務(wù)單據(jù)1.原始憑證：是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書(shū)面證明。包括發(fā)票、收據(jù)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、報(bào)銷(xiāo)單等。2.記賬憑證：是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為記賬依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。（二）業(yè)務(wù)單據(jù)1.采購(gòu)單據(jù)：包括采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、到貨驗(yàn)收單、采購(gòu)發(fā)票等，用于記錄公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。2.銷(xiāo)售單據(jù)：包括銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售合同、發(fā)貨單、銷(xiāo)售發(fā)票等，用于記錄公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。3.庫(kù)存單據(jù)：包括庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表、庫(kù)存調(diào)撥單、庫(kù)存報(bào)損單等，用于記錄公司庫(kù)存物資的增減變動(dòng)情況。4.費(fèi)用單據(jù)：包括差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單、辦公用品領(lǐng)用單等，用于記錄公司各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生情況。（三）其他單據(jù)1.內(nèi)部審批單：用于公司內(nèi)部各項(xiàng)審批流程的記錄，如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批單、合同審批單等。2.報(bào)表：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)報(bào)表等，用于反映公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和業(yè)務(wù)情況。三、單據(jù)的填制要求（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫(xiě)，不得使用圓珠筆（銀行復(fù)寫(xiě)賬簿除外）或鉛筆填寫(xiě)。2.填寫(xiě)單據(jù)應(yīng)字跡清晰、工整，不得潦草、涂改。如填寫(xiě)錯(cuò)誤需要更正時(shí)，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃紅線注銷(xiāo)，然后在上方填寫(xiě)正確的內(nèi)容，并加蓋更正人員的印章。3.單據(jù)上的日期、金額、數(shù)量等數(shù)字應(yīng)填寫(xiě)規(guī)范，不得省略、大寫(xiě)與小寫(xiě)不一致等情況。（二）具體要求1.原始憑證發(fā)票：應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（增值稅專(zhuān)用發(fā)票），發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，且發(fā)票應(yīng)加蓋銷(xiāo)售方發(fā)票專(zhuān)用章。收據(jù)：應(yīng)注明收款日期、交款人、收款人、金額、收款事由等，并加蓋收款單位財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。入庫(kù)單：應(yīng)填寫(xiě)入庫(kù)日期、貨物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商名稱(chēng)等，并由倉(cāng)庫(kù)保管人員簽字確認(rèn)。出庫(kù)單：應(yīng)填寫(xiě)出庫(kù)日期、貨物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等，并由倉(cāng)庫(kù)保管人員和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。報(bào)銷(xiāo)單：應(yīng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)日期、報(bào)銷(xiāo)人、報(bào)銷(xiāo)事由、金額、附件張數(shù)等，并按照公司報(bào)銷(xiāo)審批流程進(jìn)行簽字審批。2.記賬憑證記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，摘要應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，能準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。會(huì)計(jì)分錄應(yīng)正確無(wú)誤，借貸方科目應(yīng)填寫(xiě)規(guī)范，金額應(yīng)與原始憑證一致。記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)，不得跳號(hào)、重號(hào)。四、單據(jù)的審核（一）審核原則1.真實(shí)性審核：審核單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否與實(shí)際情況相符。2.合法性審核：審核單據(jù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及公司內(nèi)部規(guī)定的要求。3.準(zhǔn)確性審核：審核單據(jù)所填寫(xiě)的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)字計(jì)算是否正確。4.完整性審核：審核單據(jù)的要素是否齊全，附件是否完整。（二）審核流程1.原始憑證審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得原始憑證后，應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保憑證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。將原始憑證提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及是否符合部門(mén)預(yù)算等。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)原始憑證進(jìn)行復(fù)審，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照審核原則對(duì)憑證的合法性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行全面審核，對(duì)于不符合要求的原始憑證應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，并要求其補(bǔ)充或更正。2.記賬憑證審核制單人員編制完記賬憑證后，應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，確保憑證編制無(wú)誤。財(cái)務(wù)主管對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括會(huì)計(jì)分錄是否正確、摘要是否準(zhǔn)確、附件是否齊全等。對(duì)于審核不通過(guò)的記賬憑證，應(yīng)退回制單人員進(jìn)行修改。五、單據(jù)的傳遞（一）傳遞原則1.及時(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳遞，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能夠得到及時(shí)處理。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)傳遞過(guò)程中應(yīng)保證信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因傳遞錯(cuò)誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真。3.完整性原則：傳遞的單據(jù)應(yīng)完整無(wú)缺，不得遺漏重要附件。（二）傳遞流程1.財(cái)務(wù)單據(jù)傳遞原始憑證由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得后，應(yīng)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，原始憑證應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程依次傳遞，最后集中到財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核原始憑證無(wú)誤后，編制記賬憑證，并將記賬憑證及原始憑證傳遞給記賬人員進(jìn)行記賬。記賬人員完成記賬后，應(yīng)將記賬憑證裝訂成冊(cè)，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。2.業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞采購(gòu)單據(jù)：采購(gòu)訂單由采購(gòu)部門(mén)編制后，傳遞給供應(yīng)商；到貨驗(yàn)收單由倉(cāng)庫(kù)保管人員驗(yàn)收貨物后填寫(xiě)，并傳遞給采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)；采購(gòu)發(fā)票由供應(yīng)商開(kāi)具后傳遞給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)審核無(wú)誤后傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。銷(xiāo)售單據(jù)：銷(xiāo)售訂單由銷(xiāo)售部門(mén)編制后，傳遞給客戶；發(fā)貨單由倉(cāng)庫(kù)保管人員發(fā)貨后填寫(xiě)，并傳遞給銷(xiāo)售部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)；銷(xiāo)售發(fā)票由銷(xiāo)售部門(mén)開(kāi)具后傳遞給客戶，并將記賬聯(lián)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。庫(kù)存單據(jù)：庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表由倉(cāng)庫(kù)保管人員定期盤(pán)點(diǎn)后編制，并傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)和相關(guān)管理部門(mén)；庫(kù)存調(diào)撥單由倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)庫(kù)存調(diào)撥業(yè)務(wù)填寫(xiě)，并傳遞給調(diào)入倉(cāng)庫(kù)和調(diào)出倉(cāng)庫(kù)以及財(cái)務(wù)部門(mén)；庫(kù)存報(bào)損單由倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)庫(kù)存報(bào)損情況填寫(xiě)，并傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)和相關(guān)管理部門(mén)。費(fèi)用單據(jù)：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員填寫(xiě)后，按照公司報(bào)銷(xiāo)審批流程依次傳遞給部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核人員、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審批，審批通過(guò)后傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)付款。六、單據(jù)的保管（一）保管原則1.安全性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)妥善保管，確保其安全完整，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.完整性原則：保管的單據(jù)應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改等。3.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的單據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（二）保管期限1.原始憑證、記賬憑證等財(cái)務(wù)單據(jù)的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或30年。2.業(yè)務(wù)單據(jù)的保管期限根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般應(yīng)不少于5年。（三）保管方式1.紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，并按照順序編號(hào)，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。2.電子單據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，如硬盤(pán)、光盤(pán)等。備份應(yīng)定期進(jìn)行，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子單據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于重要的單據(jù)，如合同、協(xié)議等，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)保管，并建立專(zhuān)門(mén)的臺(tái)賬進(jìn)行登記。七、單據(jù)的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.單據(jù)保管期限已滿，且按照規(guī)定無(wú)需繼續(xù)保存的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聠螕?jù)損壞無(wú)法使用，且已履行相關(guān)審批手續(xù)的。（二）銷(xiāo)毀流程1.由財(cái)務(wù)部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出單據(jù)銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《單據(jù)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀單據(jù)的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施單據(jù)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)在《單據(jù)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等，并由監(jiān)督人員和經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀情況進(jìn)行記錄，形成銷(xiāo)毀清單，與《單據(jù)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》一并存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)單據(jù)管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保單據(jù)管理工作符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.單據(jù)的填制是否規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。2.單據(jù)的審核是否嚴(yán)格執(zhí)行審核流程，審核結(jié)果是否正確。3.單據(jù)的傳遞是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否符合傳遞流程。4.單據(jù)的保管是否安全、完整，是否符合保管期限和保管方式的要求。5.單據(jù)的銷(xiāo)毀是否按照規(guī)定的條件和流程進(jìn)行。（三）檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計(jì)部門(mén)每年至少進(jìn)行一次全面的單據(jù)管理專(zhuān)項(xiàng)檢查，對(duì)公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的單據(jù)管理情況進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門(mén)的單據(jù)管理情況進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題整改對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問(wèn)題得