公章外出管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公章外出使用的管理，規(guī)范公章使用行為，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位公章的外出使用管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則。公章外出使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自攜帶公章外出。2.安全保密原則。確保公章在外出期間的安全，防止公章被盜用、冒用或丟失，同時對公章使用過程中的相關(guān)信息嚴(yán)格保密。3.規(guī)范使用原則。公章使用必須符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保使用內(nèi)容真實、合法、有效。二、公章定義及種類（一）公章定義本辦法所稱公章是指公司在對外活動中代表公司意志，具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。（二）公章種類1.公司公章：用于公司各類文件、證明、信函等的簽署，代表公司的正式意志。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)，保障財務(wù)活動的規(guī)范進行。4.法定代表人章：在特定情況下代表法定代表人行使職權(quán)，如辦理銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)。三、公章外出審批流程（一）申請1.因工作需要攜帶公章外出的部門或個人，應(yīng)提前填寫《公章外出使用申請表》，詳細(xì)注明外出事由、前往地點、預(yù)計返回時間、使用公章的文件或合同名稱及份數(shù)等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請事項的真實性和必要性。（二）審批1.《公章外出使用申請表》提交至公司辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)人進行初步審核。審核內(nèi)容包括申請事項是否符合公司業(yè)務(wù)需求、審批流程是否完整等。2.對于涉及重要合同、重大項目或金額較大的事項，辦公室負(fù)責(zé)人審核后，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進行審批，并簽署意見。3.對于涉及公司核心利益、法律風(fēng)險較高或需法定代表人親自決策的事項，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還需報法定代表人批準(zhǔn)。法定代表人審批同意后，在申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。（三）備案1.經(jīng)審批同意的《公章外出使用申請表》，由辦公室留存一份備案，以便跟蹤公章外出使用情況。2.辦公室將審批結(jié)果及時通知申請部門或個人，并告知其公章外出使用的相關(guān)注意事項。四、公章外出使用要求（一）專人負(fù)責(zé)1.公章外出期間，必須由申請部門或個人指定專人負(fù)責(zé)保管，確保公章始終處于保管人的視線范圍內(nèi)，不得擅自交予他人代管。2.保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章使用規(guī)定，嚴(yán)格按照審批內(nèi)容使用公章。（二）使用范圍1.公章外出使用必須嚴(yán)格限定在審批的使用范圍內(nèi)，不得超出范圍使用。如遇特殊情況需要擴大使用范圍，必須重新履行審批手續(xù)。2.禁止在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因工作需要確需先加蓋公章的，必須在蓋章后及時填寫相關(guān)內(nèi)容，并確保填寫內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。（三）使用記錄1.公章使用過程中，保管人應(yīng)詳細(xì)記錄公章使用情況，包括使用時間、地點、文件或合同名稱、使用內(nèi)容摘要、蓋章份數(shù)等信息。2.使用記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式進行保存。紙質(zhì)記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱；電子記錄應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）歸還1.公章使用完畢后，保管人應(yīng)及時將公章歸還公司辦公室，并辦理歸還手續(xù)。歸還時，辦公室應(yīng)對公章進行檢查，確認(rèn)公章完好無損、使用記錄完整無誤后，在《公章外出使用申請表》上注明歸還情況并簽字。2.如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或丟失情況，保管人應(yīng)立即向辦公室報告，并采取相應(yīng)的補救措施，如登報聲明作廢、向公安機關(guān)報案等，同時承擔(dān)由此造成的一切損失。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司辦公室應(yīng)定期對公章外出使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括審批流程是否合規(guī)、使用范圍是否符合規(guī)定、使用記錄是否完整等。2.定期檢查可采取抽查《公章外出使用申請表》、核對使用記錄、實地走訪等方式進行，確保公章外出使用管理規(guī)范、有序。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對公章外出使用情況進行不定期抽查。抽查結(jié)果將作為對部門和個人績效考核的重要依據(jù)。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令相關(guān)部門或個人進行整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（三）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自攜帶公章外出、超出審批范圍使用公章、未按要求進行使用記錄或歸還公章等行為，將視情節(jié)輕重給予責(zé)任人批評教育、警告、罰款等處罰。2.如因公章外出使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)