公文格式管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公文格式管理，確保公文的規(guī)范性、嚴肅性和統(tǒng)一性，提高公文處理效率和質量，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構在公文處理過程中涉及的公文格式管理。（三）基本原則1.合法性原則：公文格式應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.規(guī)范性原則：公文格式應保持統(tǒng)一、規(guī)范，確保公文的嚴肅性和可讀性。3.實用性原則：公文格式應便于公文的制作、傳遞、存檔和查閱，提高工作效率。二、公文格式要素（一）版頭1.公司標志：公司標志應位于版頭的左上角，清晰、醒目，顏色應符合公司視覺識別系統(tǒng)的規(guī)定。2.發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。發(fā)文字號應居版頭正中下方位置。3.份號：份號是公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。4.密級和保密期限：密級分為絕密、機密、秘密三級。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。密級和保密期限頂格編排在版心左上角第二行。5.緊急程度：緊急程度分為特急、加急。緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角。（二）主體1.標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關：主送機關是公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章發(fā)文機關署名：發(fā)文機關署名應署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期：成文日期是指會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期，是公文的生效日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。6.附注：附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。（三）版記1.抄送機關：抄送機關是除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。2.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關是指公文的印制主管部門，一般是各部門的綜合辦公機構或負責公文印制的部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印發(fā)機關和印發(fā)日期編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用4號仿宋體字。三、公文排版規(guī)格與印制裝訂要求（一）排版規(guī)格1.公文用紙幅面尺寸：一般采用國際標準A4型紙（210mm×297mm）。2.排版順序：公文應按照版頭、主體、版記的順序依次排版。3.字體字號：公文標題一般用2號小標宋體字；正文一般用3號仿宋體字；附件說明、附注、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等一般用4號仿宋體字；發(fā)文字號、密級和保密期限、緊急程度、主送機關、成文日期、印章等一般用3號仿宋體字或與其相適應的字體。4.行距：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。（二）印制要求1.制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。2.印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。3.裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應當：訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。四、公文格式的使用規(guī)范（一）發(fā)文格式規(guī)范1.起草公文時，起草部門應按照本辦法規(guī)定的公文格式要求進行擬稿，確保公文格式的準確性和規(guī)范性。2.公文文稿完成后，應進行嚴格的審核把關。審核內容包括公文格式是否符合要求，文字表述是否準確、規(guī)范，標點符號使用是否正確等。審核通過后，方可進行發(fā)文流程。3.發(fā)文部門應按照規(guī)定的格式進行排版、印制和裝訂，確保公文的質量和外觀符合要求。（二）收文格式規(guī)范1.收文部門收到公文后，應認真檢查公文格式是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)格式不符合規(guī)定的公文，應及時與發(fā)文部門溝通，要求其進行更正。2.對于符合格式要求的公文，收文部門應按照規(guī)定的程序進行登記、傳閱、辦理和存檔，確保公文的妥善處理。（三）特殊情況處理1.對于一些特殊類型的公文，如會議紀要、簡報等，其格式可以根據(jù)實際情況進行適當調整，但應保持相對統(tǒng)一和規(guī)范，并在公司內部進行明確規(guī)定。2.對于涉密公文，應嚴格按照國家保密法律法規(guī)的要求進行格式標注和管理，確保公文的保密性和安全性。五、公文格式的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負責對公司公文格式的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。2.公文排版、印制和裝訂質量是否符合要求。3.公文格式的使用是否規(guī)范、統(tǒng)一。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對各部門的公文格式執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對各部門的公文進行抽查