員工印章領(lǐng)用及外帶使用授權(quán)管理辦法第一章總則1.1目的為規(guī)范公司印章的領(lǐng)用、外帶及使用流程，防范印章濫用風險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國印章管理辦法》《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)及公司《內(nèi)部控制制度》，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于公司全體員工（以下簡稱“員工”）領(lǐng)用、外帶使用公司各類印章（包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門專用章等，以下簡稱“印章”）的管理活動。1.3基本原則合法性：印章使用必須符合法律法規(guī)及公司制度規(guī)定；授權(quán)審批：領(lǐng)用及外帶必須經(jīng)有權(quán)人審批，嚴禁未經(jīng)授權(quán)使用；責任到人：領(lǐng)用員工對印章使用及保管承擔直接責任，審批人承擔監(jiān)督責任；痕跡管理：所有領(lǐng)用、外帶及使用行為必須留存書面記錄，確?？勺匪?。第二章職責分工2.1行政部（印章歸口管理部門）負責印章的刻制、備案、保管（除財務(wù)專用章、法定代表人章外）及日常管理；制定印章領(lǐng)用、外帶審批流程，建立《印章領(lǐng)用登記臺賬》；定期檢查印章使用情況，督促員工按時歸還；負責印章丟失、損毀等突發(fā)事件的處理及備案。2.2各部門負責人審核本部門員工的印章領(lǐng)用申請，確認用途的真實性、必要性；監(jiān)督本部門員工印章使用情況，制止違規(guī)行為；配合行政部開展印章管理檢查，承擔本部門印章管理連帶責任。2.3員工如實填寫印章領(lǐng)用申請表，按流程辦理審批；嚴格按照授權(quán)范圍使用印章，妥善保管領(lǐng)用的印章；及時歸還印章并辦理注銷手續(xù)，不得逾期占用；發(fā)現(xiàn)印章丟失或異常情況，立即向部門負責人及行政部報告。2.4法務(wù)部審核外帶使用印章的文件內(nèi)容，評估法律風險；對違規(guī)使用印章的行為提供法律意見。第三章印章領(lǐng)用流程3.1申請員工需領(lǐng)用印章時，填寫《印章領(lǐng)用申請表》（附件1），內(nèi)容包括：申請人姓名、部門、職務(wù)；印章類型、名稱；領(lǐng)用用途（需具體說明，如“簽訂XX合同”“出具XX證明”）；預(yù)計使用時間、使用地點（如在公司內(nèi)使用，注明具體會議室/辦公室；如外帶，注明外帶地點）；附件：需蓋章的文件草稿（如有）。3.2審核部門負責人審核：確認申請用途與部門工作一致，文件內(nèi)容符合公司利益，簽署審核意見；行政部審核：核對印章庫存情況，檢查申請材料完整性，簽署審核意見；特殊情況審批：如領(lǐng)用公章、合同章涉及重大事項（如金額超過XX萬元的合同），需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如領(lǐng)用財務(wù)專用章，需經(jīng)財務(wù)負責人審批。3.3領(lǐng)用登記審核通過后，員工到行政部領(lǐng)取印章，行政部經(jīng)辦人需：在《印章領(lǐng)用登記臺賬》（附件2）中記錄領(lǐng)用信息（包括申請人、印章類型、領(lǐng)用時間、用途、預(yù)計歸還時間）；要求員工簽字確認；核對需蓋章的文件與申請用途一致，避免違規(guī)使用。第四章印章外帶使用授權(quán)管理4.1外帶條件印章外帶使用需同時滿足以下條件：工作需要且無法在公司內(nèi)完成（如異地簽訂合同、現(xiàn)場辦理審批）；經(jīng)部門負責人及行政部審核同意；外帶期間有明確的保管責任人（僅限領(lǐng)用員工本人）。4.2外帶授權(quán)流程申請：員工填寫《印章外帶授權(quán)申請表》（附件3），增加“外帶地點”“外帶期間”“聯(lián)系人及聯(lián)系方式”等內(nèi)容；審核：部門負責人審核外帶必要性，行政部審核外帶風險（如是否需要法務(wù)部審核文件），分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如外帶公章）；授權(quán)：審核通過后，行政部出具《印章外帶授權(quán)書》（附件4），注明授權(quán)范圍（如“僅限簽訂XX合同使用”）、有效期（最長不超過3個工作日）；登記：員工簽字領(lǐng)取《印章外帶授權(quán)書》及印章，行政部更新《印章領(lǐng)用登記臺賬》，標注“外帶”字樣。4.3外帶期間管理保管責任：員工必須隨身攜帶印章，不得交給他人保管或使用；如需臨時離開，需將印章鎖入安全場所（如酒店保險柜）；使用規(guī)范：外帶期間只能在授權(quán)范圍內(nèi)使用印章，不得超出用途或有效期；禁止在空白文件上蓋章（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)書面批準，并注明“僅限XX用途，有效期至XX年XX月XX日”）；實時匯報：外帶期間每日下班前向部門負責人匯報印章使用情況（如“已完成XX合同蓋章，印章保管完好”）。4.4外帶歸還歸還時間：外帶有效期屆滿當日17:00前必須歸還；如需延長，需提前1個工作日重新申請；歸還檢查：行政部經(jīng)辦人檢查印章是否完好（如無損壞、無偽造痕跡），核對《印章外帶授權(quán)書》與實際使用情況一致；登記：在《印章領(lǐng)用登記臺賬》中記錄歸還時間，員工簽字確認，注銷外帶授權(quán)。第五章印章使用規(guī)范5.1使用范圍印章使用必須與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，符合申請用途；禁止用于個人事務(wù)或與公司無關(guān)的活動；禁止偽造、變造印章或使用偽造的印章。5.2使用要求蓋章前需核對文件內(nèi)容與申請用途一致，確認文件無涂改、無空白條款；蓋章位置需準確（如合同需蓋在落款處或騎縫處），印章清晰、完整；蓋章后需在文件上注明“已蓋章”及蓋章日期；禁止在空白紙張、空白合同、空白證明等無具體內(nèi)容的文件上蓋章（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)書面批準，并注明用途及有效期）。5.3禁止行為未經(jīng)授權(quán)領(lǐng)用或外帶印章；超出授權(quán)范圍使用印章；將印章借給他人使用；隱瞞印章丟失情況或拖延報告。第六章印章保管與歸還6.1保管要求員工領(lǐng)用印章后，必須妥善保管，不得隨意放置（如桌面、抽屜未鎖）；外帶期間必須隨身攜帶，不得放在公共場所（如酒店大堂、出租車）；如有特殊情況需臨時委托他人保管，需經(jīng)部門負責人批準，并辦理交接手續(xù)。6.2歸還要求領(lǐng)用后需在預(yù)計歸還時間內(nèi)歸還；如因工作延誤，需提前向行政部說明情況，辦理延期手續(xù)（最長不超過1個工作日）；歸還時需將印章及《印章領(lǐng)用申請表》《印章外帶授權(quán)書》一并交回行政部；行政部檢查印章完好性，確認無違規(guī)使用痕跡后，在《印章領(lǐng)用登記臺賬》中記錄歸還時間，員工簽字確認。6.3丟失處理員工發(fā)現(xiàn)印章丟失后，必須立即向部門負責人及行政部報告；行政部接到報告后，立即啟動應(yīng)急預(yù)案：1.核實丟失情況（如查看監(jiān)控、詢問相關(guān)人員）；2.通知法務(wù)部，評估法律風險；3.在公司內(nèi)部及外部媒體（如報紙、官網(wǎng)）發(fā)布《印章丟失聲明》，聲明丟失印章作廢；4.重新刻制印章并備案，更新《印章領(lǐng)用登記臺賬》；5.追究相關(guān)人員責任（如員工未妥善保管導(dǎo)致丟失，需承擔賠償責任）。第七章監(jiān)督檢查與責任追究7.1監(jiān)督檢查日常檢查：行政部每月對《印章領(lǐng)用登記臺賬》進行核對，檢查是否有逾期未歸還、違規(guī)外帶等情況；專項檢查：每季度組織一次印章管理專項檢查，重點檢查：1.領(lǐng)用流程是否符合規(guī)定；2.外帶授權(quán)是否齊全；3.印章保管是否妥善；4.是否有違規(guī)使用情況。投訴舉報：員工發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章行為，可向行政部或?qū)徲嫴颗e報，舉報信息嚴格保密。7.2責任追究輕微違規(guī)：未經(jīng)審核領(lǐng)用印章、逾期歸還但未造成損失的，給予口頭警告，責令整改；一般違規(guī)：超出授權(quán)范圍使用印章、在空白文件上蓋章的，給予書面警告，扣減當月績效（具體金額由人力資源部制定）；嚴重違規(guī)：偽造印章、將印章借給他人使用導(dǎo)致公司損失的，解除勞動合同，要求賠償損失；涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)處理；領(lǐng)導(dǎo)責任：部門負責人未履行審核職責導(dǎo)致違規(guī)使用印章的，給予通報批評，扣減部門季度績效。第八章附則8.1生效時間本辦法自XX年XX月XX日起施行，原《員工印章管理辦法》同時廢止。8.2解釋權(quán)本