企業(yè)公章使用管理與登記規(guī)范引言公章是企業(yè)法人意思表示的法定載體，具有代表企業(yè)行使民事權(quán)利、履行民事義務(wù)的法律效力（依據(jù)《中華人民共和國民法典》第六十一條、《中華人民共和國公司法》第十三條）。規(guī)范公章使用與登記管理，是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)、保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全、維護(hù)企業(yè)信譽(yù)的核心舉措。為明確公章使用流程、責(zé)任邊界及登記要求，根據(jù)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，制定本規(guī)范。第一章總則1.1制定目的規(guī)范企業(yè)公章的使用、保管及登記行為，防范未經(jīng)授權(quán)的用印風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)法人的公信力。1.2依據(jù)本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國刑法》及企業(yè)章程制定。1.3適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)及所屬分支機(jī)構(gòu)的公章管理（包括企業(yè)法定名稱章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等，其中法定名稱章具有最高法律效力）。1.4管理原則1.合法性原則：用印行為必須符合法律法規(guī)、企業(yè)章程及政策規(guī)定，嚴(yán)禁用于非法或違規(guī)事項(xiàng)。2.審慎性原則：嚴(yán)格控制公章使用權(quán)限，避免在空白文件、不確定事項(xiàng)上用印，降低潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.權(quán)責(zé)一致原則：申請(qǐng)人對(duì)用印事由的真實(shí)性負(fù)責(zé)，審核人對(duì)文件合法性負(fù)責(zé)，審批人對(duì)決策后果負(fù)責(zé)，保管人對(duì)公章安全負(fù)責(zé)。4.痕跡可追溯原則：所有用印行為必須留存完整記錄（申請(qǐng)、審核、審批、用印、歸檔），確保責(zé)任可追溯。第二章公章使用范圍界定2.1允許使用的情形（1）合同協(xié)議類：簽訂各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、框架協(xié)議等；（2）公文證明類：出具企業(yè)通知、函件、介紹信、授權(quán)委托書、資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件）等；（3）行政事務(wù)類：辦理工商登記、稅務(wù)申報(bào)、銀行開戶/變更、社保公積金繳納等；（4）法律事務(wù)類：出具訴訟/仲裁文書、律師函、調(diào)解協(xié)議等（需經(jīng)法務(wù)部門審核）；（5）其他類：經(jīng)管理層批準(zhǔn)的、與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的合法事項(xiàng)。2.2限制使用的情形（1）重大權(quán)益事項(xiàng)：對(duì)外擔(dān)保、重大資產(chǎn)處置（如房產(chǎn)/股權(quán)出售）、企業(yè)合并/分立等，需經(jīng)股東會(huì)或董事會(huì)決議后使用；（2）敏感事項(xiàng)：涉及企業(yè)商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件，需經(jīng)法務(wù)部門審核后使用。2.3禁止使用的情形（1）個(gè)人事務(wù)：為員工個(gè)人借款、擔(dān)保、購房等事項(xiàng)用??；（2）非法事項(xiàng)：用于違反法律法規(guī)（如詐騙、洗錢）或企業(yè)章程的行為；（3）空白文件：在空白紙張、空白合同、未填寫完整的文件上用印；（4）無關(guān)事項(xiàng)：與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)的其他事項(xiàng)（如為第三方出具虛假證明）。第三章公章使用流程3.1申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》（附件1），內(nèi)容包括：申請(qǐng)人姓名、所在部門、聯(lián)系方式；用印事由（需明確具體事項(xiàng)，如“簽訂2023年XX項(xiàng)目購銷合同”）；文件名稱及內(nèi)容摘要（如“《XX項(xiàng)目購銷合同》，約定供貨數(shù)量、金額、交貨時(shí)間”）；用印份數(shù)、接收方信息（如“甲方：XX公司，地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)”）；附件：擬用印文件的原件或復(fù)印件。3.2審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審核：（1）確認(rèn)用印事由與部門職責(zé)的關(guān)聯(lián)性；（2）核查擬用印文件內(nèi)容的合法性（如合同條款是否符合法律法規(guī)、是否存在無效條款）；（3）核對(duì)文件版本（如是否為最終版、是否有雙方簽字）。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽署“同意審核”意見并簽字。3.3審批根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度，實(shí)行分級(jí)審批：事項(xiàng)類型審批權(quán)限一般事項(xiàng)（如日常公文、常規(guī)合同）部門經(jīng)理重要事項(xiàng)（如重大合同、對(duì)外擔(dān)保）總經(jīng)理/法定代表人特殊事項(xiàng)（如訴訟文書、敏感文件）法務(wù)部門審核+總經(jīng)理審批人需對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無風(fēng)險(xiǎn)后簽署“同意用印”意見并簽字。3.4用印（1）核對(duì)手續(xù)：用印人（保管人或其授權(quán)人員）需核對(duì)以下內(nèi)容：申請(qǐng)表是否經(jīng)審核、審批；擬用印文件與申請(qǐng)表內(nèi)容是否一致；文件是否為空白或未填寫完整（嚴(yán)禁在空白文件上用?。＃?）規(guī)范用?。汗掠≯E需清晰、完整，不得重疊或模糊；用印位置需準(zhǔn)確（通常蓋在文件落款處“法定代表人”簽字下方，騎年蓋月，如“2023年10月15日”）；多頁文件需加蓋騎縫章（確保每頁都有公章印跡）。（3）記錄用?。河糜『螅糜∪嗽谏暾?qǐng)表上簽字確認(rèn)，并在文件上標(biāo)注用印日期（如“用印日期：____”）。3.5歸檔（1）材料收集：申請(qǐng)人需將《公章使用申請(qǐng)表》、審批文件、擬用印文件的原件或復(fù)印件交行政部門；（2）電子臺(tái)賬：行政部門通過OA系統(tǒng)或?qū)Ｓ密浖㈦娮优_(tái)賬，記錄以下信息：用印日期、申請(qǐng)人、部門、用印事由、文件名稱、審批人、用印人、份數(shù)；（3）紙質(zhì)歸檔：將申請(qǐng)表、審批文件、文件復(fù)印件存入專門檔案柜，保存期限不少于10年（或按企業(yè)章程規(guī)定）。第四章公章保管規(guī)范4.1保管責(zé)任人（1）企業(yè)公章由行政部門指定專人保管（以下簡稱“保管人”），保管人需簽署《公章保管責(zé)任書》（附件2），明確職責(zé)；（2）保管人應(yīng)具備以下條件：與企業(yè)簽訂正式勞動(dòng)合同；無違法犯罪記錄；責(zé)任心強(qiáng)，熟悉公章管理規(guī)定。4.2保管要求（1）存放方式：公章需存放在企業(yè)指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人專人保管，不得轉(zhuǎn)交他人；（2）使用限制：非工作時(shí)間（如節(jié)假日、下班后）如需使用公章，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由保管人到場(chǎng)辦理；（3）外出管理：嚴(yán)禁將公章帶離企業(yè)辦公場(chǎng)所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由兩人同行，確保公章不脫離保管人視線）。4.3交接管理（1）保管人因離職、調(diào)崗等原因需要變更時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《公章交接記錄表》（附件3），內(nèi)容包括：交接日期、交接雙方姓名、監(jiān)交人姓名；公章名稱、數(shù)量、狀態(tài)（如“完好”“有磨損”）；保險(xiǎn)柜鑰匙數(shù)量、密碼（如有）；（2）交接時(shí)，監(jiān)交人（行政部門負(fù)責(zé)人）需在場(chǎng)見證，交接雙方簽字確認(rèn)后，新任保管人需立即檢查公章是否完好，如有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。4.4遺失與補(bǔ)辦（1）遺失處理：如公章遺失，保管人應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，行政部門需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)布遺失聲明（如在當(dāng)?shù)貓?bào)紙、企業(yè)官網(wǎng)刊登），并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案；（2）補(bǔ)辦流程：補(bǔ)辦公章時(shí)，需提交以下材料：遺失聲明原件；公安機(jī)關(guān)出具的報(bào)案證明；企業(yè)章程；法定代表人身份證復(fù)印件；到工商行政管理部門辦理備案手續(xù)后，方可重新刻制公章。第五章責(zé)任追究5.1違規(guī)行為認(rèn)定（1）未經(jīng)審批用?。何窗戳鞒躺暾?qǐng)、審核、審批，擅自使用公章；（2）擅自外借：將公章帶離企業(yè)辦公場(chǎng)所或借給他人使用（未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）；（3）偽造變?cè)欤簜卧?、變?cè)旃禄蚴褂脗卧臁⒆冊(cè)斓墓?；?）保管不善：因保管人疏忽導(dǎo)致公章遺失、被盜用；（5）虛假登記：未按規(guī)定登記用印信息或偽造登記記錄；（6）空白用?。涸诳瞻孜募霞由w公章。5.2責(zé)任類型（1）行政責(zé)任：對(duì)于違規(guī)行為，企業(yè)可根據(jù)情節(jié)輕重給予以下處分：警告、記過（適用于情節(jié)較輕的行為，如未按規(guī)定登記）；降薪、撤職（適用于情節(jié)較重的行為，如未經(jīng)審批用?。唤獬齽趧?dòng)合同（適用于情節(jié)嚴(yán)重的行為，如偽造公章、擅自外借導(dǎo)致企業(yè)損失）。（2）經(jīng)濟(jì)責(zé)任：因違規(guī)用印給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人需承擔(dān)賠償責(zé)任（賠償金額根據(jù)損失大小及過錯(cuò)程度確定，如“未經(jīng)審批用印導(dǎo)致合同無效，賠償企業(yè)因此遭受的損失”）。（3）法律責(zé)任：構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：根據(jù)《中華人民共和國刑法》第二百八十條規(guī)定，偽造公司、企業(yè)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體的印章的，處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利，并處罰金；因違規(guī)用印導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)民事責(zé)任的，責(zé)任人需承擔(dān)連帶賠償責(zé)任（如未經(jīng)審批用印導(dǎo)致合同無效，責(zé)任人需賠償企業(yè)因此遭受的損失）。5.3追究程序（1）調(diào)查核實(shí)：發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，行政部門需立即展開調(diào)查，收集證據(jù)（如用印記錄、文件原件、證人證言），出具《違規(guī)行為調(diào)查報(bào)告》；（2）處理決定：管理層根據(jù)調(diào)查報(bào)告作出處理決定，告知當(dāng)事人處理結(jié)果，當(dāng)事人有申訴權(quán)（可在收到處理決定之日起5個(gè)工作日內(nèi)提出申訴，管理層需在10個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)）；（3）執(zhí)行處理：處理決定生效后，行政部門需將處理結(jié)果存入當(dāng)事人人事檔案，并告知相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部門，用于扣減賠償金額）。第六章附則6.1生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，原有的《公章管理辦法》同時(shí)廢止。6.2修訂程序（1）本規(guī)范如需修訂，由行政部門提出修訂建議，征求法務(wù)部門、各業(yè)務(wù)部門意見后，提交管理層審議；（2）修訂后的規(guī)范需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，并告知全體員工。6