商務協(xié)商與溝通記錄標準格式范本一、前言商務協(xié)商與溝通是企業(yè)合作的核心環(huán)節(jié)，其記錄不僅是雙方共識的書面確認，更是后續(xù)執(zhí)行、爭議解決的重要依據(jù)。為規(guī)范協(xié)商過程記錄的完整性、準確性和可追溯性，規(guī)避信息偏差風險，特制定本標準格式范本。本范本適用于企業(yè)間合同談判、項目合作、條款變更、爭議解決等各類商務協(xié)商場景，旨在為企業(yè)提供統(tǒng)一、專業(yè)的記錄工具，推動協(xié)商成果的有效落地。二、商務協(xié)商與溝通記錄標準格式范本（一）表頭【商務協(xié)商與溝通記錄】編號：（企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一編制，如“XX-____”）版本：V1.0（首次記錄為V1.0，后續(xù)修訂遞增版本號）（二）協(xié)商基本信息序號內(nèi)容項填寫說明1協(xié)商主題明確協(xié)商核心內(nèi)容，如“關于XX項目設備采購合同條款的補充協(xié)商”2協(xié)商時間具體到時分，如“2024年3月15日14:00-16:30”3協(xié)商地點填寫具體地點，如“甲方總部3樓會議室（XX市XX區(qū)XX路XX號）”或“線上會議（騰訊會議ID：XXX）”5記錄人填寫我方負責記錄的人員姓名及職務，如“王五（法務專員）”（三）協(xié)商過程記錄說明：按“議題-討論內(nèi)容-關鍵發(fā)言”邏輯記錄，客觀還原協(xié)商過程，避免主觀判斷?？砂磿r間順序或議題分類整理，重點記錄以下內(nèi)容：雙方提出的核心訴求；對爭議條款的解釋與論證；關鍵數(shù)據(jù)、案例或依據(jù)（如行業(yè)標準、市場行情）；協(xié)商中的妥協(xié)或調(diào)整建議。示例：1.議題1：設備交付時間調(diào)整乙方提出：因原材料供應延遲，原合同約定的“2024年4月30日交付”需延長至“2024年5月15日”，并提供了原材料供應商的延遲證明。甲方回應：同意延遲，但要求乙方承擔延遲期間的倉儲費用（按每日XX元計算），理由是甲方需調(diào)整倉庫規(guī)劃。乙方反駁：倉儲費用應由雙方各承擔50%，依據(jù)是《民法典》第五百九十條“不可抗力導致的延遲，雙方合理分擔損失”。2.議題2：質(zhì)量保證金比例甲方要求：質(zhì)量保證金比例從原合同的5%提高至10%，期限延長至12個月，理由是同類項目的行業(yè)慣例。乙方回應：同意提高至8%，期限最長10個月，否則會增加企業(yè)資金壓力，提供了近3年同類項目的保證金比例數(shù)據(jù)（平均7.5%）。（四）關鍵共識與分歧說明：分“共識事項”和“未達成一致事項”兩部分，共識需具體、可執(zhí)行，分歧需明確爭議點及雙方立場。1.共識事項（必填）■雙方一致同意設備交付時間延長至2024年5月15日，延遲期間的倉儲費用由甲乙雙方各承擔50%（每日XX元，以實際發(fā)生為準）；■質(zhì)量保證金比例調(diào)整為8%，期限為10個月（自設備驗收合格之日起計算）；■乙方于2024年3月20日前向甲方提供原材料延遲證明及倉儲費用分攤方案。2.未達成一致事項（如有）■甲方要求乙方承擔設備運輸過程中的全部風險（包括破損、丟失），乙方認為應按《國際貿(mào)易術語解釋通則（2020）》中的“CIF條款”分攤風險（賣方承擔運輸途中風險至目的港），雙方未達成一致，需后續(xù)進一步協(xié)商；■甲方提出的“設備安裝調(diào)試期間的人員住宿費用由乙方承擔”的要求，乙方認為應包含在合同總價中，雙方未達成一致。（五）后續(xù)行動安排說明：明確未完成事項的責任方、時間節(jié)點及交付成果，確保協(xié)商成果可跟蹤。序號行動事項責任方時間節(jié)點交付成果1提供原材料延遲證明乙方2024年3月20日加蓋公章的證明文件2提交倉儲費用分攤方案乙方2024年3月20日方案文檔（含計算依據(jù)）3協(xié)商運輸風險分攤條款甲乙雙方2024年3月25日書面共識或修改后的合同條款4反饋住宿費用承擔意見甲方2024年3月22日書面意見函（六）附件說明：列出協(xié)商過程中涉及的相關材料，便于后續(xù)查閱?！鲈贤谋荆ň幪枺篨X-____）；■乙方提供的原材料延遲證明（掃描件）；■甲方提供的同類項目保證金比例數(shù)據(jù)（表格）；■線上會議錄音（如有，備注存儲路徑：XX服務器/2024年3月15日協(xié)商錄音）。（七）簽字確認說明：雙方代表需對記錄內(nèi)容的真實性、準確性負責，簽字并加蓋公章（或合同專用章）后生效。參與方代表姓名職務簽字日期蓋章甲方（XX科技有限公司）張三采購總監(jiān)（簽字）2024年3月15日（公章）乙方（XX設備制造有限公司）李四銷售經(jīng)理（簽字）2024年3月15日（合同專用章）三、填寫說明1.客觀性原則：記錄需還原協(xié)商真實過程，避免添加個人主觀評價（如“乙方態(tài)度強硬”），應使用“乙方提出”“甲方回應”等中性表述。2.具體性原則：共識事項需明確時間、金額、責任等關鍵要素（如“延遲至2024年5月15日”而非“延遲至5月中旬”）。3.完整性原則：需涵蓋協(xié)商的所有核心議題，未達成一致的事項也需詳細記錄，避免遺漏。4.及時性原則：協(xié)商結(jié)束后24小時內(nèi)完成記錄整理，確保信息準確無誤。四、示例（簡化版）【商務協(xié)商與溝通記錄】編號：SZ-____版本：V1.0（二）協(xié)商基本信息序號內(nèi)容項填寫內(nèi)容1協(xié)商主題關于XX項目軟件服務合同的付款條款協(xié)商2協(xié)商時間2024年3月15日10:00-11:303協(xié)商地點乙方總部2樓會議室（XX市XX區(qū)XX路XX號）5記錄人吳八（法務助理）（三）協(xié)商過程記錄1.議題1：付款周期調(diào)整甲方提出：原合同約定的“驗收合格后30天內(nèi)支付全款”需調(diào)整為“驗收合格后分3期支付（30%、40%、30%），每3個月支付一期”，理由是項目預算緊張。乙方回應：同意分2期支付（50%、50%），每2個月支付一期，否則會影響公司現(xiàn)金流，提供了近6個月的現(xiàn)金流報表。（四）關鍵共識與分歧1.共識事項■雙方一致同意付款方式調(diào)整為“驗收合格后分2期支付，第一期支付50%（驗收合格后30天內(nèi)），第二期支付50%（驗收合格后60天內(nèi)）”；■乙方于2024年3月18日前向甲方提供現(xiàn)金流報表（加蓋公章）。2.未達成一致事項■甲方要求乙方提供“軟件運行12個月內(nèi)的免費升級服務”，乙方認為應收取升級費用（按原價的10%），雙方未達成一致。（五）后續(xù)行動安排序號行動事項責任方時間節(jié)點交付成果1提供現(xiàn)金流報表乙方2024年3月18日加蓋公章的報表2協(xié)商免費升級服務條款甲乙雙方2024年3月20日書面共識（六）附件■原合同文本（編號：XX-____）；■乙方提供的現(xiàn)金流報表（草稿）。（七）簽字確認參與方代表姓名職務簽字日期蓋章甲方（XX互聯(lián)網(wǎng)有限公司）趙六財務經(jīng)理（簽字）2024年3月15日（公章）乙方（XX軟件有限公司）周七商務總監(jiān)（簽字）2024年3月15日（合同專用章）五、注意事項1.歸檔要求：記錄需一式兩份（或多方各執(zhí)一份），加蓋公章后歸檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)或檔案部門，保存期限不少于合同履行完畢后3年。2.修訂規(guī)范：若后續(xù)協(xié)商對本記錄內(nèi)容進行修改，需編制新的記錄（編號遞增，如“SZ-____”），并注明“修訂自版本V1.0”。3.爭議解決：若雙方對