酒店采購流程及管理制度規(guī)范一、引言酒店采購是連接供應(yīng)鏈與運(yùn)營端的核心環(huán)節(jié)，直接影響成本控制、服務(wù)質(zhì)量、客戶滿意度及合規(guī)風(fēng)險。為規(guī)范采購行為、提高效率、降低風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合酒店實(shí)際運(yùn)營需求，制定本制度。本制度適用于酒店所有物資（食品原材料、客房用品、工程設(shè)備等）、服務(wù)（維修、外包、咨詢等）的采購活動，覆蓋從需求提出到付款歸檔的全流程。二、采購流程規(guī)范（一）需求提出與審核1.需求發(fā)起使用部門根據(jù)運(yùn)營需要，填寫《采購需求申請表》（附件1），明確以下關(guān)鍵信息：采購對象：物品/服務(wù)名稱（如“客房純棉浴巾”“空調(diào)維修服務(wù)”）；規(guī)格參數(shù)：型號、尺寸、材質(zhì)、性能等（如“浴巾尺寸：180cm×90cm，材質(zhì)：100%純棉”）；數(shù)量：結(jié)合運(yùn)營規(guī)模確定（如“夏季浴巾月需求量：500條”）；需求時間：要求交付的具體日期（如“2024年6月15日前”）；預(yù)算金額：參考市場價格或歷史數(shù)據(jù)（如“浴巾預(yù)算：25元/條”）。需求表需經(jīng)部門經(jīng)理簽字，確保需求真實(shí)、必要。2.需求審核采購部收到需求表后，聯(lián)合財(cái)務(wù)部門完成三級審核：規(guī)格審核（采購部）：核對參數(shù)是否符合酒店標(biāo)準(zhǔn)（如浴巾材質(zhì)需符合“客房用品采購規(guī)范”）；合理性審核（采購部）：評估數(shù)量是否過量（如夏季浴巾需求是否與入住率匹配）；預(yù)算審核（財(cái)務(wù)部）：確認(rèn)金額在年度預(yù)算內(nèi)。超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。（二）采購計(jì)劃制定采購部根據(jù)審核通過的需求，編制《采購計(jì)劃》，明確：采購清單：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算；采購方式：小額采購（如低于1萬元）：比價采購（至少3家供應(yīng)商）；大額采購（如超過5萬元）：招標(biāo)采購；特殊物品（如專利設(shè)備）：單一來源采購（需說明理由）；時間安排：采購進(jìn)度表（如“6月1日-6月5日：供應(yīng)商篩選；6月6日-6月10日：談判定標(biāo)；6月11日-6月15日：交付驗(yàn)收”）；責(zé)任分工：采購負(fù)責(zé)人、審核人、驗(yàn)收人。計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審批后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與談判1.供應(yīng)商篩選采購部從《酒店供應(yīng)商名錄》（附件5）中篩選符合以下條件的供應(yīng)商（至少3家）：資質(zhì)要求：具備合法營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品供應(yīng)商需有《食品經(jīng)營許可證》）；能力要求：有穩(wěn)定生產(chǎn)/供應(yīng)能力（如食品供應(yīng)商需有冷藏倉庫）；信譽(yù)要求：近3年無重大質(zhì)量事故或法律糾紛（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢）。新供應(yīng)商需先完成《供應(yīng)商準(zhǔn)入流程》（詳見第三部分），方可納入篩選范圍。2.供應(yīng)商考察對重要物資（如工程設(shè)備）或大額采購（如年度食品原材料），采購部聯(lián)合使用部門、質(zhì)檢部實(shí)地考察，評估：生產(chǎn)能力（如設(shè)備制造商的車間規(guī)模、產(chǎn)能）；質(zhì)量控制（如食品供應(yīng)商的衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)流程）；服務(wù)能力（如設(shè)備供應(yīng)商的售后維修網(wǎng)點(diǎn)）?？疾旌蟪鼍摺豆?yīng)商考察報告》，記錄結(jié)果。3.樣品測試對需確認(rèn)質(zhì)量的物品（如客房用品、食品原材料），要求供應(yīng)商提供樣品，由使用部門、質(zhì)檢部測試：外觀（如浴巾無破損、污漬）；性能（如設(shè)備開機(jī)正常運(yùn)行）；衛(wèi)生（如食品原材料的保質(zhì)期、菌落總數(shù)）。測試后出具《樣品測試報告》，合格后方可進(jìn)入談判環(huán)節(jié)。4.談判與定標(biāo)采購部組織供應(yīng)商談判，重點(diǎn)協(xié)商：價格：爭取批量折扣（如采購500條浴巾，單價從25元降至23元）；質(zhì)量：明確質(zhì)保期（如設(shè)備質(zhì)保1年）；服務(wù)：交付時間（如6月15日前送達(dá)）、售后響應(yīng)時間（如設(shè)備故障24小時內(nèi)上門維修）；合規(guī)：要求供應(yīng)商簽訂《廉潔協(xié)議》（附件10），禁止商業(yè)賄賂。談判后，根據(jù)價格、質(zhì)量、服務(wù)綜合評分定標(biāo)，出具《定標(biāo)報告》（附件），經(jīng)采購部經(jīng)理審批后通知中標(biāo)供應(yīng)商。（四）合同簽訂與執(zhí)行1.合同簽訂中標(biāo)供應(yīng)商確認(rèn)合作后，采購部根據(jù)談判結(jié)果制定《采購合同》，內(nèi)容包括：雙方信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）；采購標(biāo)的（物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如浴巾符合“GB/T____毛巾標(biāo)準(zhǔn)”）；交付條款（運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)）；付款條款（如貨到驗(yàn)收合格后30天內(nèi)轉(zhuǎn)賬付款）；違約責(zé)任（如延遲交付，每天按未交付部分的0.5%支付違約金）。合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保符合法律法規(guī)，再由采購部經(jīng)理、供應(yīng)商法定代表人簽字蓋章。2.合同執(zhí)行采購部跟蹤合同執(zhí)行：督促供應(yīng)商按時交付（如遇延遲，及時溝通并要求賠償）；核對供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件（如合格證、檢驗(yàn)報告）；若需變更合同（如調(diào)整采購數(shù)量），需簽訂《合同變更協(xié)議》，經(jīng)法務(wù)部門審核后執(zhí)行。（五）驗(yàn)收與入庫1.驗(yàn)收準(zhǔn)備供應(yīng)商交付前，采購部通知倉庫、使用部門、質(zhì)檢部準(zhǔn)備：采購合同（核對交付物品與合同一致）；訂單（確認(rèn)數(shù)量、規(guī)格）；樣品（用于對比）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如《酒店食品原材料驗(yàn)收規(guī)范》）。2.現(xiàn)場驗(yàn)收供應(yīng)商交付后，由倉庫、使用部門、質(zhì)檢部共同驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對到貨數(shù)量與訂單一致（如500條浴巾無短缺）；規(guī)格驗(yàn)收：檢查型號、尺寸符合合同約定（如浴巾尺寸180cm×90cm）；質(zhì)量驗(yàn)收：外觀（無破損、變形）；性能（設(shè)備功能正常）；衛(wèi)生（食品原材料的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期符合要求）；文檔驗(yàn)收：檢查供應(yīng)商提供的合格證、檢驗(yàn)報告、說明書是否齊全。3.驗(yàn)收結(jié)果處理合格：驗(yàn)收人員在《入庫單》（附件2）上簽字，倉庫辦理入庫，更新庫存系統(tǒng)；不合格：填寫《驗(yàn)收不合格報告》（附件3），說明原因（如數(shù)量短缺、質(zhì)量不符合），通知供應(yīng)商在3個工作日內(nèi)處理（退貨、更換、補(bǔ)足）。處理后重新驗(yàn)收，直至合格。（六）付款與歸檔1.付款流程驗(yàn)收合格后，采購部整理以下資料提交財(cái)務(wù)部門：《入庫單》（驗(yàn)收簽字）；供應(yīng)商開具的發(fā)票（內(nèi)容與合同一致）；《采購合同》；《驗(yàn)收不合格報告》（如有，證明問題已處理）。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定付款（如貨到驗(yàn)收合格后30天內(nèi)轉(zhuǎn)賬）。付款后，財(cái)務(wù)部門在《付款憑證》上簽字，通知采購部。2.歸檔管理采購部將采購過程中的所有資料整理歸檔，包括：《采購需求申請表》；《采購計(jì)劃》；《供應(yīng)商考察報告》；《樣品測試報告》；《定標(biāo)報告》；《采購合同》及變更協(xié)議；《入庫單》；《驗(yàn)收不合格報告》；《付款憑證》；發(fā)票復(fù)印件。歸檔資料需分類存放（如按采購項(xiàng)目、年份），保存期限至少3年（符合《會計(jì)檔案管理辦法》要求）。三、供應(yīng)商管理制度（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)1.基本條件合法資質(zhì)：具備營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品供應(yīng)商需有《食品經(jīng)營許可證》）；信譽(yù)良好：近3年無不良信用記錄（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢）；能力穩(wěn)定：有固定生產(chǎn)/供應(yīng)場所，能滿足酒店需求；合規(guī)經(jīng)營：遵守國家法律法規(guī)，同意簽訂《廉潔協(xié)議》。2.準(zhǔn)入流程申請：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》（附件4）及以下資料：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；相關(guān)行業(yè)許可證復(fù)印件；法定代表人身份證復(fù)印件；企業(yè)簡介（經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、員工數(shù)量）；近期財(cái)務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表）；客戶參考名單（合作過的酒店或企業(yè)）。審核：采購部審核資料合法性，實(shí)地考察（重要供應(yīng)商），樣品測試（需質(zhì)量確認(rèn)的物品）；審批：經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，納入《酒店供應(yīng)商名錄》；通知：通知供應(yīng)商準(zhǔn)入結(jié)果，發(fā)放《供應(yīng)商資格證書》。（二）供應(yīng)商評估與分級1.評估周期季度評估：對當(dāng)季度合作情況進(jìn)行評估（重點(diǎn)關(guān)注交付及時率、質(zhì)量合格率）；年度評估：對全年合作情況進(jìn)行全面評估（包括價格競爭力、合規(guī)性）。2.評估指標(biāo)指標(biāo)類別具體指標(biāo)權(quán)重產(chǎn)品質(zhì)量合格率（合格數(shù)量/總數(shù)量×100%）30%投訴率（投訴次數(shù)/總訂單數(shù)×100%）10%價格競爭力市場比價（供應(yīng)商價格與市場均價的差異率）20%降價幅度（本期價格與上期價格的差異率）10%服務(wù)能力交付及時率（按時交付訂單數(shù)/總訂單數(shù)×100%）15%售后響應(yīng)時間（從收到需求到反饋的時間）5%合規(guī)性合同履約率（遵守合同條款的訂單數(shù)/總訂單數(shù)×100%）10%3.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)得分將供應(yīng)商分為三級：戰(zhàn)略供應(yīng)商（≥90分）：長期合作對象，給予優(yōu)先合作、批量折扣、延長付款周期等優(yōu)惠；核心供應(yīng)商（80-89分）：主要合作對象，穩(wěn)定訂單量；普通供應(yīng)商（70-79分）：持續(xù)改進(jìn)，連續(xù)2季度得分＜70分，納入觀察名單（1季度），未改善則退出；不合格供應(yīng)商（＜70分）：直接退出，2年內(nèi)不得重新申請。（三）供應(yīng)商退出機(jī)制1.退出情形違法違規(guī)：生產(chǎn)銷售假冒偽劣產(chǎn)品、偷稅漏稅；質(zhì)量問題：連續(xù)3次交付不合格，或出現(xiàn)重大質(zhì)量事故（如導(dǎo)致客人投訴）；服務(wù)問題：連續(xù)2次未按時交付，或售后響應(yīng)不及時；合規(guī)問題：違反合同條款（如擅自提價）；評估不合格：連續(xù)2季度得分＜70分，觀察期未改善；其他：供應(yīng)商破產(chǎn)、酒店業(yè)務(wù)調(diào)整。2.退出流程提出申請：采購部填寫《供應(yīng)商退出申請表》（附件6），說明原因；審核審批：經(jīng)采購部經(jīng)理、總經(jīng)理審批；通知供應(yīng)商：結(jié)清賬款，收回剩余庫存；更新名錄：從《酒店供應(yīng)商名錄》中刪除，通知相關(guān)部門。四、采購控制與合規(guī)管理（一）預(yù)算與成本控制1.預(yù)算編制每年12月，各部門根據(jù)下一年度運(yùn)營計(jì)劃編制采購預(yù)算，提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門匯總后，編制酒店年度采購預(yù)算，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行采購部嚴(yán)格按預(yù)算采購，每月核對執(zhí)行情況。超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明原因（如市場價格上漲），經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后調(diào)整。3.成本分析采購部每月分析采購成本，對比歷史數(shù)據(jù)和市場價格，采取以下措施降低成本：批量采購：常用物品批量采購，爭取折扣；替代產(chǎn)品：尋找性價比更高的替代（如用環(huán)保材料替代傳統(tǒng)材料）；供應(yīng)商談判：協(xié)商降低價格或優(yōu)化付款條件（如延長付款周期）；流程優(yōu)化：簡化采購流程，降低管理成本。（二）比價與招標(biāo)管理1.比價采購小額采購（如低于1萬元）需至少3家供應(yīng)商報價，留存《報價單》（附件7），填寫《比價記錄表》（附件8），說明定標(biāo)理由（如價格最低、質(zhì)量最好）。2.招標(biāo)采購大額采購（如超過5萬元）或特殊物品（如工程設(shè)備）需招標(biāo)：制定招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)；發(fā)布公告：通過酒店官網(wǎng)、行業(yè)媒體發(fā)布；接收投標(biāo)：供應(yīng)商提交密封投標(biāo)文件；評標(biāo)：由采購部、財(cái)務(wù)部、使用部門、法務(wù)部組成評標(biāo)小組，按標(biāo)準(zhǔn)（價格、質(zhì)量、服務(wù)）評標(biāo)，出具《評標(biāo)報告》；定標(biāo)：選擇中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)布中標(biāo)通知書；簽訂合同：執(zhí)行后續(xù)流程。3.單一來源采購僅在以下情況使用：只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品）；緊急情況無法從其他供應(yīng)商采購；需保證原有項(xiàng)目一致性（如繼續(xù)從原供應(yīng)商采購設(shè)備配件）。需提交《單一來源采購申請》，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。（三）合規(guī)與風(fēng)險控制1.反商業(yè)賄賂制定《廉潔采購規(guī)定》（附件9）：禁止采購人員接受供應(yīng)商禮品、宴請、回扣；禁止與供應(yīng)商存在親屬關(guān)系；簽訂《廉潔協(xié)議》：要求供應(yīng)商承諾不進(jìn)行商業(yè)賄賂，違反者終止合作；處罰措施：采購人員違規(guī)，立即調(diào)離崗位，情節(jié)嚴(yán)重解除勞動合同；供應(yīng)商違規(guī)，納入黑名單，永不合作。2.合同合規(guī)所有合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保符合《合同法》等法律法規(guī)；合同條款明確雙方權(quán)利義務(wù)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任），避免模糊表述；禁止簽訂陰陽合同、虛假合同。3.風(fēng)險控制供應(yīng)商風(fēng)險：建立備選供應(yīng)商名單，避免單一依賴；定期評估供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況；價格風(fēng)險：監(jiān)控大宗商品價格（如食品原材料），簽訂長期合同鎖定價格；質(zhì)量風(fēng)險：加強(qiáng)驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)保承諾；交付風(fēng)險：與供應(yīng)商約定延遲交付違約金，確保運(yùn)營不受影響。五、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.內(nèi)部審計(jì)酒店審計(jì)部門每季度對采購流程進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查：需求審核是否到位；供應(yīng)商選擇是否合規(guī)；合同執(zhí)行是否規(guī)范；驗(yàn)收與入庫是否嚴(yán)格；付款是否及時。審計(jì)后出具《審計(jì)報告》，提出整改意見，采購部需在10個工作日內(nèi)完成整改。2.定期檢查采購部每月自查，填寫《采購自查報告》（附件11），內(nèi)容包括：采購計(jì)劃完成情況；成本控制情況；供應(yīng)商管理情況；合規(guī)情況（有無違規(guī)行為）。自查報告提交總經(jīng)理辦公會審議，接受領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。3.投訴處理處理流程：收到投訴后3個工作日內(nèi)調(diào)查，5個工作日內(nèi)反饋結(jié)果；結(jié)果應(yīng)用：投訴屬實(shí)，嚴(yán)肅處理責(zé)任人；投訴不實(shí)，向投訴人說明情況。（二）績效評估1.評估對象采購部門；采購人員。2.評估指標(biāo)評估對象具體指標(biāo)權(quán)重采購部門采購成本降低率30%供應(yīng)商滿意度（問卷調(diào)查）20%交付及時率20%產(chǎn)品質(zhì)量合格率15%合規(guī)性（無違規(guī)行為）15%采購人員采購任務(wù)完成率30%成本控制效果（負(fù)責(zé)項(xiàng)目的成本降低率）25%供應(yīng)商管理效果（負(fù)責(zé)供應(yīng)商的評估得分）20%服務(wù)態(tài)度（使用部門滿意度）15%合規(guī)性（無違規(guī)行為）10%3.評估結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀（≥90分）：給予獎金（月度/季度獎金）、晉升機(jī)會；良好（80-89分）：口頭表揚(yáng)；合格（70-79分）：培訓(xùn)提升；不合格（＜70分）：警告，情節(jié)嚴(yán)重調(diào)離崗位或解除勞動合同。六、附則（一）生效日期本制度自2024年X月X日起生效，原《酒店采購管理制度》同時廢止。（二）修訂流程本制度如需修訂，由采購部提出意見，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，發(fā)布新版本。（三）解釋權(quán)本制度解釋權(quán)歸酒店采購部所有，如有疑