高校科研經(jīng)費管理辦法及操作指引一、引言高?？蒲薪?jīng)費是支撐學(xué)術(shù)創(chuàng)新、推動科技進步的核心物質(zhì)保障，其管理水平直接關(guān)系到科研項目的實施質(zhì)量、資金使用效益及科研人員的創(chuàng)新活力。為貫徹落實國家“放管服”改革要求，規(guī)范科研經(jīng)費使用流程，保障資金安全，提高資源配置效率，根據(jù)《中華人民共和國預(yù)算法》《高等學(xué)校財務(wù)制度》《國務(wù)院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》等法律法規(guī)及政策文件，結(jié)合高?？蒲泄ぷ鲗嶋H，制定本科研經(jīng)費管理辦法及操作指引，旨在為科研人員、管理人員提供清晰的制度遵循與實用的操作指導(dǎo)。二、高校科研經(jīng)費管理辦法核心內(nèi)容（一）管理體制與職責(zé)分工高?？蒲薪?jīng)費管理實行“學(xué)校統(tǒng)籌、學(xué)院監(jiān)管、項目負責(zé)、職能協(xié)同”的四級責(zé)任體系，明確各主體職責(zé)，確保責(zé)任到人。1.學(xué)校層面學(xué)校是科研經(jīng)費管理的責(zé)任主體，負責(zé)：制定本?？蒲薪?jīng)費管理辦法及實施細則，建立健全內(nèi)部控制制度；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)科研、財務(wù)、審計、資產(chǎn)等職能部門分工，保障經(jīng)費管理流程順暢；監(jiān)督經(jīng)費使用合法性、合理性，審批重大預(yù)算調(diào)整及決算事項；接受國家有關(guān)部門（財政部、教育部、科技部等）的監(jiān)督檢查。2.學(xué)院（系、所）層面學(xué)院是科研活動的基層管理單位，負責(zé)：協(xié)助項目負責(zé)人編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算，審核經(jīng)費支出的相關(guān)性（如是否與項目研究內(nèi)容一致）；督促項目負責(zé)人按時完成決算、驗收等工作；配合學(xué)校職能部門開展經(jīng)費檢查，整改存在的問題。3.項目負責(zé)人層面項目負責(zé)人是科研經(jīng)費使用的直接責(zé)任人，對經(jīng)費使用的合法性、合理性、真實性負責(zé)，具體職責(zé)包括：編制項目預(yù)算（符合目標(biāo)相關(guān)性、政策相符性、經(jīng)濟合理性原則）；執(zhí)行預(yù)算，審批經(jīng)費支出（如簽字確認報銷單據(jù)）；如需調(diào)整預(yù)算，按規(guī)定程序辦理；編制決算報告，配合審計、驗收等工作。4.職能部門層面科研管理部門：負責(zé)項目立項、合同管理、驗收組織，協(xié)助辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)；財務(wù)部門：負責(zé)經(jīng)費核算、支付、報銷審核，提供財務(wù)咨詢（如解讀報銷政策）；審計部門：負責(zé)內(nèi)部審計，檢查經(jīng)費使用是否符合規(guī)定，提出整改意見；資產(chǎn)部門：負責(zé)科研設(shè)備、材料等資產(chǎn)的登記、管理（如設(shè)備購置后的入賬手續(xù)）。（二）經(jīng)費預(yù)算管理預(yù)算是科研經(jīng)費使用的“藍圖”，需嚴格遵循“先有預(yù)算、后有支出”的原則，確保預(yù)算與項目研究任務(wù)匹配。1.預(yù)算編制要求科目分類：預(yù)算分為直接費用與間接費用。直接費用：與項目研究直接相關(guān)的支出，包括設(shè)備費、材料費、測試化驗加工費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、勞務(wù)費、專家咨詢費、其他支出等；間接費用：用于支撐科研活動的間接成本，包括管理費（學(xué)校計提）、績效支出（激勵科研人員）等，比例按照國家及學(xué)校規(guī)定執(zhí)行。編制原則：目標(biāo)相關(guān)性：預(yù)算科目需與項目研究內(nèi)容直接相關(guān)（如“人工智能算法研究”項目不宜列支“生物實驗材料”）；政策相符性：符合國家及學(xué)校關(guān)于科研經(jīng)費的開支范圍（如勞務(wù)費不得用于支付項目負責(zé)人薪酬）；經(jīng)濟合理性：開支標(biāo)準(zhǔn)需符合市場價格及學(xué)校規(guī)定（如差旅費不得超過學(xué)校核定的住宿標(biāo)準(zhǔn)）。2.預(yù)算審批流程項目負責(zé)人根據(jù)項目合同（或立項通知書）編制預(yù)算，附上相關(guān)說明（如設(shè)備購置的必要性、材料采購的數(shù)量及價格）；提交學(xué)院審核（學(xué)院科研秘書核對項目相關(guān)性，學(xué)院負責(zé)人簽字）；科研管理部門復(fù)核（確認預(yù)算與項目任務(wù)一致）；財務(wù)部門審核（檢查預(yù)算科目是否符合財務(wù)制度）；學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批（重大項目需提交校長辦公會審議）。3.預(yù)算調(diào)整規(guī)則預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得調(diào)整。確因研究任務(wù)變化需調(diào)整的，按以下程序辦理：直接費用調(diào)整：同一科目內(nèi)調(diào)整（如“材料費”內(nèi)部額度調(diào)整）：由項目負責(zé)人提出申請，學(xué)院審核，科研管理部門備案；跨科目調(diào)整（如“設(shè)備費”調(diào)至“差旅費”）：需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因，經(jīng)學(xué)院、科研管理部門、財務(wù)部門審核后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。間接費用調(diào)整：間接費用中的管理費比例不得調(diào)整，績效支出調(diào)整需符合學(xué)校規(guī)定（如績效分配方案需經(jīng)學(xué)院審核）。（三）經(jīng)費支出管理經(jīng)費支出是預(yù)算執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需嚴格遵守“合規(guī)、真實、透明”原則，杜絕違規(guī)開支。1.直接費用支出規(guī)范設(shè)備費：購置科研設(shè)備需提交設(shè)備購置申請表（注明設(shè)備名稱、型號、用途），經(jīng)學(xué)院、資產(chǎn)部門審核后，通過學(xué)校招標(biāo)采購流程購買；設(shè)備入賬后，需辦理資產(chǎn)登記（資產(chǎn)部門發(fā)放設(shè)備編號）。材料費：采購材料需提供明細清單（注明材料名稱、數(shù)量、價格），發(fā)票需與清單一致；批量采購需通過學(xué)校采購平臺辦理。差旅費：需附出差審批單（注明出差時間、地點、事由、人員）、機票（或車票）、住宿發(fā)票（需注明住宿天數(shù)、人數(shù)）；差旅費標(biāo)準(zhǔn)按照學(xué)校規(guī)定執(zhí)行（如一線城市住宿標(biāo)準(zhǔn)為每天X元），超過標(biāo)準(zhǔn)的部分自行承擔(dān)。會議費：需附會議通知（注明會議主題、時間、地點、參會人員）、參會人員名單、會議議程、費用清單（如場地費、餐飲費）；會議費標(biāo)準(zhǔn)需符合學(xué)校規(guī)定（如每人每天X元）。勞務(wù)費：用于支付項目聘用人員（如研究生、臨時工作人員）的勞動報酬，需附勞務(wù)人員名單、身份證復(fù)印件（或?qū)W生證復(fù)印件）、勞務(wù)協(xié)議、銀行轉(zhuǎn)賬記錄（不得現(xiàn)金支付）；勞務(wù)費標(biāo)準(zhǔn)需符合市場行情（如研究生助研津貼每月X元）。專家咨詢費：用于支付外聘專家的咨詢費用，需附專家身份證復(fù)印件、咨詢協(xié)議、銀行轉(zhuǎn)賬記錄；專家咨詢費標(biāo)準(zhǔn)按照國家規(guī)定執(zhí)行（如正高級專家每天X元）。2.間接費用支出規(guī)范管理費：由學(xué)校統(tǒng)一計提（比例按照國家及學(xué)校規(guī)定），用于科研管理相關(guān)支出（如科研辦公費、項目評審費），不得用于發(fā)放個人補貼?？冃еС觯河糜诩羁蒲腥藛T，需按照“多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)得”原則分配。項目負責(zé)人制定績效分配方案（注明分配對象、金額、依據(jù)），經(jīng)學(xué)院審核后，提交科研管理部門、財務(wù)部門審批，通過后發(fā)放至個人銀行賬戶（不得現(xiàn)金發(fā)放）。3.禁止開支項目與科研無關(guān)的費用：如個人生活費用（房租、水電費）、娛樂費用（餐飲、旅游）、罰款、捐贈等；購置與項目無關(guān)的資產(chǎn)：如辦公設(shè)備（電腦、打印機）、交通工具（汽車）等；挪用、截留、擠占經(jīng)費：如將科研經(jīng)費轉(zhuǎn)至個人賬戶、用于其他項目開支。（四）經(jīng)費決算與驗收決算與驗收是科研項目的收尾環(huán)節(jié)，需確保經(jīng)費使用情況真實、準(zhǔn)確，符合項目要求。1.決算編制項目結(jié)束后（或合同規(guī)定的結(jié)題時間前），項目負責(zé)人需編制決算報告，內(nèi)容包括：經(jīng)費收入情況（如縱向項目撥款、橫向項目收入）；經(jīng)費支出情況（分直接費用、間接費用，列明明細科目）；結(jié)余情況（收入減去支出后的余額）。決算報告需附相關(guān)憑證（如發(fā)票復(fù)印件、銀行轉(zhuǎn)賬記錄），確保數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確。2.決算審核決算報告經(jīng)學(xué)院審核（學(xué)院科研秘書核對支出與項目任務(wù)的相關(guān)性）；提交科研管理部門復(fù)核（確認決算與預(yù)算的差異及原因）；財務(wù)部門審核（檢查決算數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)記錄是否一致）；學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批（重大項目需提交校長辦公會審議）。3.項目驗收驗收時，需提交以下材料：決算報告；經(jīng)費使用情況說明（如預(yù)算執(zhí)行率、主要支出方向）；審計報告（如需，如縱向項目要求第三方審計）。驗收專家組重點檢查：預(yù)算執(zhí)行情況（是否超預(yù)算、是否調(diào)整符合規(guī)定）；支出合理性（是否與項目研究相關(guān)、是否符合開支標(biāo)準(zhǔn)）；合規(guī)性（是否存在違規(guī)開支、是否挪用資金）。驗收合格后，項目負責(zé)人需將決算報告、驗收意見等材料歸檔（交科研管理部門保存）。（五）監(jiān)督與問責(zé)1.監(jiān)督機制內(nèi)部監(jiān)督：學(xué)校審計部門定期對科研經(jīng)費使用情況進行審計（每年至少一次），重點檢查：預(yù)算執(zhí)行情況；支出合規(guī)性；資產(chǎn)管理制度執(zhí)行情況。外部監(jiān)督：接受國家有關(guān)部門（如財政部、教育部、科技部）的監(jiān)督檢查，配合審計機關(guān)的審計工作（如提供經(jīng)費使用憑證、決算報告）。2.問責(zé)措施對違反科研經(jīng)費管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，采取以下處理措施：批評教育：對輕微違規(guī)行為（如報銷材料不齊全），責(zé)令整改；通報批評：對較嚴重違規(guī)行為（如超預(yù)算開支），在學(xué)校范圍內(nèi)通報；經(jīng)濟處罰：扣減項目負責(zé)人績效工資、追回違規(guī)資金；行政處分：對嚴重違規(guī)行為（如虛假報銷、挪用資金），給予警告、記過、撤職等處分；法律責(zé)任：涉嫌違法的（如貪污、受賄），移送司法機關(guān)處理。三、高?？蒲薪?jīng)費操作指引（一）預(yù)算編制操作步驟1.明確任務(wù)：根據(jù)項目合同（或立項通知書），確定研究內(nèi)容、任務(wù)目標(biāo)及進度安排；2.查閱政策：登錄學(xué)校科研管理系統(tǒng)，查閱《科研經(jīng)費管理辦法》《預(yù)算編制指南》等文件，了解各科目開支范圍及標(biāo)準(zhǔn)；3.制定框架：按照直接費用、間接費用分類，列出擬開支的科目（如設(shè)備費、材料費、差旅費）；4.細化額度：根據(jù)研究進度，合理安排各年度經(jīng)費支出（如第一年用于設(shè)備購置，第二年用于實驗材料）；5.提交審核：填寫《科研項目預(yù)算表》，附上相關(guān)說明（如設(shè)備購置的必要性、材料采購的數(shù)量及價格），提交學(xué)院審核；6.修改完善：根據(jù)學(xué)院、科研管理部門的反饋意見，調(diào)整預(yù)算，直至通過審批。（二）報銷操作流程1.收集材料：整理報銷所需材料（如發(fā)票、明細清單、審批單），確保材料齊全、真實；發(fā)票：需加蓋銷售方公章，內(nèi)容包括商品名稱、數(shù)量、價格、日期；明細清單：需與發(fā)票一致（如材料采購清單需注明材料名稱、數(shù)量、單價）；審批單：需項目負責(zé)人簽字（注明“同意報銷”）。2.線上申請：登錄學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)，選擇“科研經(jīng)費報銷”模塊，填寫以下信息：項目編號（從科研管理系統(tǒng)獲?。?；報銷金額（與發(fā)票金額一致）；開支科目（如“材料費”“差旅費”）；用途說明（如“購買實驗材料”“參加學(xué)術(shù)會議”）；上傳電子材料（發(fā)票掃描件、明細清單掃描件、審批單掃描件）。3.學(xué)院審核：學(xué)院科研秘書登錄財務(wù)系統(tǒng)，審核材料的相關(guān)性（如“差旅費”是否與項目研究相關(guān)）；學(xué)院財務(wù)負責(zé)人審核經(jīng)費額度（如是否超預(yù)算）。4.學(xué)校審核：財務(wù)部門登錄財務(wù)系統(tǒng)，審核票據(jù)合法性（如發(fā)票是否真實、是否過期）、流程完整性（如是否經(jīng)過學(xué)院審核）；如有問題，退回修改（如發(fā)票信息不全，需補充說明）。5.資金支付：審核通過后，財務(wù)部門將資金支付至項目負責(zé)人指定的賬戶（或勞務(wù)人員賬戶）；支付完成后，項目負責(zé)人可在財務(wù)系統(tǒng)查詢支付記錄。（三）預(yù)算調(diào)整操作流程1.提出申請：項目負責(zé)人填寫《科研經(jīng)費預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因（如研究任務(wù)變化、市場價格波動）、調(diào)整內(nèi)容（如“設(shè)備費”調(diào)至“差旅費”，調(diào)整額度）；2.學(xué)院審核：學(xué)院科研秘書審核調(diào)整的合理性（如是否與項目研究相關(guān)），學(xué)院負責(zé)人簽字；3.科研管理部門復(fù)核：科研管理部門根據(jù)項目合同（或立項通知書），復(fù)核調(diào)整是否符合規(guī)定（如是否屬于允許調(diào)整的范圍）；4.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門審核調(diào)整后的預(yù)算是否符合財務(wù)制度（如科目設(shè)置是否正確）；5.學(xué)校審批：分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，調(diào)整預(yù)算生效（科研管理部門將調(diào)整后的預(yù)算錄入系統(tǒng)，財務(wù)部門更新預(yù)算數(shù)據(jù)）。（四）決算編制操作技巧1.核對賬目：登錄財務(wù)系統(tǒng)，查詢項目經(jīng)費收支記錄（如“直接費用-材料費”的支出金額），與自己記錄的臺賬（如實驗材料采購記錄）核對，確保數(shù)據(jù)一致；2.整理憑證：收集項目實施期間的所有發(fā)票、明細清單、審批單等憑證，按科目分類裝訂（如“材料費”憑證裝訂成冊）；3.填寫決算表：根據(jù)財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，填寫《科研項目決算表》，列明明細科目（如“設(shè)備費”“材料費”“差旅費”）的支出金額；4.編寫說明：對決算與預(yù)算的差異（如“設(shè)備費”超預(yù)算10%），編寫《經(jīng)費使用情況說明》，說明差異原因（如設(shè)備市場價格上漲）；5.提交審核：將決算表、經(jīng)費使用情況說明、憑證等材料提交學(xué)院審核，修改完善后報科研管理部門、財務(wù)部門。四、常見問題解答Q1：差旅費報銷需要注意什么？A：需附出差審批單（注明出差時間、地點、事由、人員）、機票（或車票）、住宿發(fā)票（需注明住宿天數(shù)、人數(shù)）；差旅費標(biāo)準(zhǔn)按照學(xué)校規(guī)定執(zhí)行（如一線城市住宿標(biāo)準(zhǔn)為每天X元），超過標(biāo)準(zhǔn)的部分自行承擔(dān)；出差期間的餐飲費可計入差旅費，但需符合學(xué)校規(guī)定（如每人每天X元）。Q2：間接費用中的績效支出怎么發(fā)放？A：績效支出需按照“多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)得”原則分配。項目負責(zé)人制定績效分配方案（注明分配對象、金額、依據(jù)，如研究生助研津貼按工作量發(fā)放），經(jīng)學(xué)院審核后，提交科研管理部門、財務(wù)部門審批；審批通過后，財務(wù)部門將績效支出發(fā)放至個人銀行賬戶（不得現(xiàn)金發(fā)放）。Q3：科研經(jīng)費結(jié)余怎么處理？A：項目驗收合格后，結(jié)余經(jīng)費按照學(xué)校規(guī)定處理：縱向項目（如國家自然科學(xué)基金）：結(jié)余經(jīng)費可用于后續(xù)科研活動（如繼續(xù)開展相關(guān)研究），或上繳學(xué)校（如學(xué)校規(guī)定結(jié)余超過一定比例需上繳）；橫向項目（如企業(yè)委托項目）：結(jié)余經(jīng)費可按照合同約定處理（如歸學(xué)校所有、歸項目負責(zé)人所有）。Q4：報銷虛假發(fā)票會有什么后果？A：報銷虛假發(fā)票屬于違規(guī)行為，學(xué)校將采取以下措施：追回虛假報銷的資金；給予項目負責(zé)人通報批評、扣減績效工資