環(huán)衛(wèi)公司行政印章使用制度

一、總則1.適用范圍本制度適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工及涉及行政印章使用的相關(guān)客戶事務(wù)。旨在規(guī)范公司行政印章的使用管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序和合法權(quán)益。2.目的環(huán)衛(wèi)公司秉持“服務(wù)城市，守護清潔”的企業(yè)文化和“高效環(huán)衛(wèi)，綠色發(fā)展”的經(jīng)營理念。行政印章作為公司權(quán)力和信譽的象征，規(guī)范其使用對于保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，提升公司在市場中的形象和公信力具有重要意義。通過本制度的實施，加強對行政印章的管控，避免因印章使用不當(dāng)給公司帶來法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失。二、印章的種類與管理1.印章種類-公司行政公章：代表公司整體，具有最高法律效力，用于各類重要文件、合同協(xié)議、對外公函等。-法定代表人印章：用于特定的需要法定代表人簽署的文件、票據(jù)等。-部門印章：根據(jù)工作需要，各部門可申請刻制部門專用章，主要用于部門內(nèi)部工作聯(lián)系、業(yè)務(wù)往來等一般性文件。2.印章管理-公司行政公章、法定代表人印章由公司行政主管部門指定專人負責(zé)保管，部門印章由各部門負責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保印章的安全。-建立印章保管登記制度，詳細記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況，做到有據(jù)可查。保管人員離職或崗位變動時，必須辦理印章交接手續(xù)，由行政主管部門監(jiān)督交接過程，確保印章安全交接。三、印章使用流程1.用印申請-公司員工因工作需要使用行政印章時，應(yīng)填寫《行政印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、用印份數(shù)等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字審核。-涉及重大事項或經(jīng)濟合同等文件的用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批同意。對于涉及客戶的重要文件用印，需與客戶進行充分溝通確認(rèn)，并留存相關(guān)溝通記錄。2.審核批準(zhǔn)-行政主管部門收到《行政印章使用申請表》后，對用印事項的合法性、合規(guī)性進行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合公司政策和法律法規(guī)要求，審批流程是否完整等。-經(jīng)審核無誤后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)事項的重要程度和風(fēng)險評估，做出審批決定。對于不符合規(guī)定的用印申請，行政主管部門應(yīng)及時反饋給申請人，并說明理由。3.印章使用-保管人員在收到經(jīng)審批通過的《行政印章使用申請表》后，方可進行用印操作。用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，加蓋位置符合要求，并在《行政印章使用登記簿》上記錄用印日期、文件名稱、用印份數(shù)、申請人等信息。-對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以保證文件的完整性和真實性。涉及經(jīng)濟合同等重要文件，應(yīng)同時留存一份加蓋印章的文件副本，以備后續(xù)查閱和存檔。四、印章使用的權(quán)限與限制1.權(quán)限劃分-公司行政公章的使用權(quán)限最高，一般用于涉及公司整體利益、重大決策、對外重要文件等方面。法定代表人印章主要用于法定代表人授權(quán)簽署的文件和票據(jù)。部門印章僅用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的一般性業(yè)務(wù)文件，不得超越部門權(quán)限使用。-各部門在使用印章時，應(yīng)嚴(yán)格遵循公司的扁平化管理原則，按照既定的審批流程進行申請和用印，不得擅自越級或違規(guī)使用印章。2.限制規(guī)定-嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋行政印章。如因特殊情況確需使用，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)將加蓋印章的文件交回行政主管部門存檔。-行政印章不得外借，如因工作需要必須外帶使用，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并安排專人負責(zé)陪同監(jiān)督用印過程。用印完畢后，應(yīng)及時將印章歸還保管人員。五、財務(wù)相關(guān)印章使用規(guī)定1.財務(wù)印章種類財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等財務(wù)相關(guān)印章，由公司財務(wù)部門負責(zé)保管和使用。財務(wù)印章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.使用流程-財務(wù)人員在辦理各類財務(wù)業(yè)務(wù)需要使用印章時，應(yīng)填寫《財務(wù)印章使用申請表》，詳細說明用印事項、金額、收款單位等信息，并經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核簽字。-重大財務(wù)支出或涉及重要財務(wù)文件的用印，需經(jīng)公司分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。財務(wù)印章的使用應(yīng)與財務(wù)審批流程相匹配，確保財務(wù)資金的安全和合規(guī)使用。3.監(jiān)督管理-公司行政主管部門和審計部門應(yīng)定期對財務(wù)印章的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保財務(wù)印章使用符合規(guī)定，防止財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)部門應(yīng)建立財務(wù)印章使用臺賬，詳細記錄印章的使用情況，以備審計和查詢。六、信息安全與印章使用1.信息保密在印章使用過程中，涉及到的公司內(nèi)部信息、客戶信息等均屬于保密范疇。保管人員和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息保密制度，不得泄露與印章使用相關(guān)的信息。2.電子印章管理隨著信息化的發(fā)展，公司逐步推行電子印章的使用。電子印章的申請、使用、保管等應(yīng)遵循相關(guān)的電子印章管理規(guī)定，確保電子印章的安全使用和信息安全。電子印章與實物印章具有同等法律效力，使用過程中應(yīng)進行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理。七、安全生產(chǎn)與印章使用1.安全意識公司強調(diào)安全生產(chǎn)的重要性，在印章使用過程中，保管人員和使用人員應(yīng)具備安全意識，確保印章存放安全，防止因火災(zāi)、盜竊等安全事故導(dǎo)致印章丟失或損壞。2.應(yīng)急處理如發(fā)生印章丟失、被盜等緊急情況，保管人員應(yīng)立即向行政主管部門報告，并及時采取掛失、報案等措施，防止印章被非法使用給公司帶來損失。同時，應(yīng)配合相關(guān)部門進行調(diào)查處理，積極采取補救措施。八、人文關(guān)懷與印章使用1.員工培訓(xùn)公司注重員工的發(fā)展和成長，定期組織行政印章使用相關(guān)的培訓(xùn)，提高員工對印章使用規(guī)定的認(rèn)識和理解，增強員工的責(zé)任意識和風(fēng)險意識。2.特殊情況處理在員工因特殊原因無法按照正常流程申請用印時，公司應(yīng)體現(xiàn)人文關(guān)懷，在確保不違反規(guī)定的前提下，給予適當(dāng)?shù)闹С趾蛶椭?，如開辟綠色通道等，保障員工的正常工作需求。九、績效考核與印章使用1.考核指標(biāo)將行政印章使用的合規(guī)性納入員工績效考核體系?？己酥笜?biāo)包括用印申請流程的完整性、用印記錄的準(zhǔn)確性、是否存在違規(guī)用印行為等。2.獎懲措施對于嚴(yán)格遵守印章使用制度，工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如績效加分、表彰等。對于違規(guī)使用印章的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、罰款甚至解除勞動合同等。十、附則1.制度解釋權(quán)本