貴州檔案捐贈(zèng)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對檔案捐贈(zèng)工作的管理，規(guī)范檔案捐贈(zèng)行為，充分發(fā)揮捐贈(zèng)檔案在社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我省實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在貴州省行政區(qū)域內(nèi)進(jìn)行的檔案捐贈(zèng)活動(dòng)及其管理。（三）基本原則1.自愿原則：檔案捐贈(zèng)應(yīng)當(dāng)基于捐贈(zèng)者的自愿意愿，任何單位和個(gè)人不得強(qiáng)迫、欺騙或者以其他不正當(dāng)手段要求他人捐贈(zèng)檔案。2.合法原則：捐贈(zèng)檔案的來源應(yīng)當(dāng)合法，捐贈(zèng)行為應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得捐贈(zèng)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等禁止公開的檔案。3.保護(hù)原則：加強(qiáng)對捐贈(zèng)檔案的保護(hù)，確保檔案的安全與完整，維護(hù)捐贈(zèng)者的合法權(quán)益。4.利用原則：促進(jìn)捐贈(zèng)檔案的合理利用，使其在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化傳承、社會(huì)發(fā)展等方面發(fā)揮積極作用。二、捐贈(zèng)主體與捐贈(zèng)檔案范圍（一）捐贈(zèng)主體1.個(gè)人：具有完全民事行為能力的個(gè)人可以向相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)檔案。2.法人：各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等法人組織，在符合本辦法規(guī)定的情況下，可以進(jìn)行檔案捐贈(zèng)。3.其他組織：依法設(shè)立的其他組織，如民辦非企業(yè)單位等，也可作為捐贈(zèng)主體參與檔案捐贈(zèng)活動(dòng)。（二）捐贈(zèng)檔案范圍1.反映貴州歷史文化：包括但不限于貴州地區(qū)的歷史沿革、重大歷史事件、民族風(fēng)情、民俗文化等方面的檔案資料，如古老的族譜、歷史照片、民間手工藝品制作記錄等。2.體現(xiàn)貴州經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展：涵蓋貴州各行各業(yè)在不同時(shí)期的發(fā)展歷程、成就等檔案，如企業(yè)發(fā)展檔案、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案、科技創(chuàng)新成果檔案等。3.記錄個(gè)人重要經(jīng)歷：捐贈(zèng)者個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作、生活等方面具有一定價(jià)值的檔案，如個(gè)人創(chuàng)作的作品手稿、獲獎(jiǎng)證書、重要會(huì)議記錄等。4.其他具有保存價(jià)值的檔案：除上述范圍外，能夠反映貴州特色、對社會(huì)發(fā)展有參考意義的各類檔案資料。三、捐贈(zèng)程序（一）捐贈(zèng)申請1.捐贈(zèng)者向擬接收捐贈(zèng)檔案的檔案管理機(jī)構(gòu)提出書面捐贈(zèng)申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括捐贈(zèng)者基本信息（姓名/單位名稱、地址、聯(lián)系方式等）、捐贈(zèng)檔案的簡要說明（檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、內(nèi)容簡介等）、捐贈(zèng)意愿及對檔案利用的要求等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)在收到捐贈(zèng)申請后，應(yīng)及時(shí)與捐贈(zèng)者取得聯(lián)系，確認(rèn)申請信息的真實(shí)性，并向捐贈(zèng)者提供相關(guān)的捐贈(zèng)指南，告知捐贈(zèng)程序及雙方的權(quán)利義務(wù)。（二）檔案審核1.檔案管理機(jī)構(gòu)組織專業(yè)人員對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、合法性以及保存價(jià)值等。2.對于歷史檔案或年代久遠(yuǎn)的檔案，可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)行評(píng)估，確保檔案的價(jià)值得到準(zhǔn)確判斷。3.在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)捐贈(zèng)檔案存在問題，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)與捐贈(zèng)者溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)信息，或?qū)Σ环弦蟮臋n案提出處理意見。（三）捐贈(zèng)協(xié)議簽訂1.經(jīng)審核通過的捐贈(zèng)檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)與捐贈(zèng)者簽訂捐贈(zèng)協(xié)議。捐贈(zèng)協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，主要內(nèi)容包括：捐贈(zèng)檔案的詳細(xì)清單，包括檔案名稱、數(shù)量、規(guī)格、載體形式等。捐贈(zèng)者對檔案利用的要求，如是否允許公開利用、特定用途的使用限制等。檔案管理機(jī)構(gòu)對捐贈(zèng)檔案的保管責(zé)任，包括保管條件、保管期限等。雙方約定的其他事項(xiàng)，如捐贈(zèng)獎(jiǎng)勵(lì)措施（如有）等。2.捐贈(zèng)協(xié)議一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。（四）檔案交接1.捐贈(zèng)協(xié)議簽訂后，雙方按照協(xié)議約定的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行檔案交接。交接時(shí)，捐贈(zèng)者應(yīng)確保所捐贈(zèng)檔案的完整性，并向檔案管理機(jī)構(gòu)提供必要的檔案說明材料，如檔案整理情況、背景信息等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人對接收的捐贈(zèng)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與捐贈(zèng)協(xié)議一致。清點(diǎn)無誤后，雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理機(jī)構(gòu)對接收的捐贈(zèng)檔案進(jìn)行必要的整理、編目等工作，建立捐贈(zèng)檔案專門數(shù)據(jù)庫，以便于管理和查詢利用。四、捐贈(zèng)檔案的管理與保護(hù)（一）保管責(zé)任1.檔案管理機(jī)構(gòu)對接收的捐贈(zèng)檔案負(fù)有妥善保管的責(zé)任，應(yīng)按照國家有關(guān)檔案保管的規(guī)定，提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案的安全與完整。2.定期對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、變質(zhì)等情況。（二）保護(hù)措施1.采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等技術(shù)措施，保障捐贈(zèng)檔案的實(shí)體安全。對于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、使用專用裝具等。2.加強(qiáng)對檔案保管場所的安全管理，設(shè)置必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案保管區(qū)域。3.建立健全檔案保護(hù)應(yīng)急預(yù)案，針對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保在緊急情況下能夠最大限度地保護(hù)捐贈(zèng)檔案。（三）數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)捐贈(zèng)檔案的數(shù)字化工作，將重要的捐贈(zèng)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案資源庫。通過數(shù)字化管理，提高檔案的利用效率，便于更多人查閱利用。2.數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。同時(shí)，加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和管理，保障數(shù)據(jù)安全。五、捐贈(zèng)檔案的利用（一）利用原則1.遵循捐贈(zèng)者意愿原則：檔案管理機(jī)構(gòu)在利用捐贈(zèng)檔案時(shí)，應(yīng)充分尊重捐贈(zèng)者的意愿，按照捐贈(zèng)協(xié)議的約定進(jìn)行利用。對于捐贈(zèng)者明確提出限制利用的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。2.合法合規(guī)利用原則：利用捐贈(zèng)檔案必須符合法律法規(guī)的要求，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。在利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保利用行為的合法性。（二）利用方式1.提供查閱服務(wù)：檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的查閱場所，為社會(huì)各界提供捐贈(zèng)檔案的查閱服務(wù)。查閱者應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，填寫查閱登記表，在指定區(qū)域內(nèi)查閱檔案。2.開展檔案展覽展示活動(dòng)：選取具有代表性的捐贈(zèng)檔案，舉辦檔案展覽、專題展示等活動(dòng)，向社會(huì)公眾展示貴州的歷史文化、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面的成果，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。3.編輯出版檔案資料：對捐贈(zèng)檔案進(jìn)行整理、研究，編輯出版相關(guān)的檔案資料匯編、專題研究成果等，為學(xué)術(shù)研究、文化傳承等提供參考依據(jù)。4.提供檔案咨詢服務(wù)：為有關(guān)部門、單位和個(gè)人提供檔案咨詢服務(wù)，解答關(guān)于捐贈(zèng)檔案的相關(guān)問題，為決策提供參考。（三）利用審批1.查閱捐贈(zèng)檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)向檔案管理機(jī)構(gòu)提交查閱申請，申請內(nèi)容包括查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合利用原則和規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并告知查閱者查閱的時(shí)間、地點(diǎn)及注意事項(xiàng)。對于涉及重要或敏感檔案的查閱申請，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批，必要時(shí)需報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。3.查閱者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)，并按照規(guī)定使用。六、捐贈(zèng)獎(jiǎng)勵(lì)與補(bǔ)償（一）捐贈(zèng)獎(jiǎng)勵(lì)1.對于捐贈(zèng)重要、珍貴檔案的單位或個(gè)人，檔案管理機(jī)構(gòu)可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。2.榮譽(yù)證書應(yīng)注明捐贈(zèng)者姓名/單位名稱、捐贈(zèng)檔案名稱及簡要介紹、捐贈(zèng)時(shí)間等信息，以表彰捐贈(zèng)者對檔案事業(yè)的貢獻(xiàn)。3.物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)可根據(jù)捐贈(zèng)檔案的價(jià)值、影響力等因素確定，具體標(biāo)準(zhǔn)由檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況制定。（二）捐贈(zèng)補(bǔ)償1.在某些特殊情況下，如捐贈(zèng)者因捐贈(zèng)檔案而產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)損失，檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)償。補(bǔ)償范圍和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在捐贈(zèng)協(xié)議中明確約定。2.補(bǔ)償方式可以是資金補(bǔ)償、提供相關(guān)服務(wù)等。例如，對于因捐贈(zèng)檔案而導(dǎo)致無法繼續(xù)使用某些具有商業(yè)價(jià)值的資料的捐贈(zèng)者，檔案管理機(jī)構(gòu)可給予一定的資金補(bǔ)償；對于捐贈(zèng)者在檔案整理、鑒定等方面提供專業(yè)服務(wù)的，可給予相應(yīng)的勞務(wù)報(bào)酬。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體1.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案捐贈(zèng)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督管理，定期對檔案管理機(jī)構(gòu)的捐贈(zèng)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對捐贈(zèng)檔案接收、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，確保工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.捐贈(zèng)檔案的接收程序是否規(guī)范，包括捐贈(zèng)申請審核、捐贈(zèng)協(xié)議簽訂、檔案交接等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.捐贈(zèng)檔案的管理與保護(hù)情況，如保管條件是否符合要求、保護(hù)措施是否落實(shí)到位、數(shù)字化工作進(jìn)展情況等。3.捐贈(zèng)檔案的利用情況，是否按照捐贈(zèng)者意愿和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行利用，利用審批手續(xù)是否齊全，利用效果是否良好等。4.捐贈(zèng)獎(jiǎng)勵(lì)與補(bǔ)償情況，是否按照規(guī)定對捐贈(zèng)者給予獎(jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)償，獎(jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)及程序是否合規(guī)。（三）問題處理1.在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)存在違反本辦法規(guī)定的行為，檔案行政管理部門應(yīng)責(zé)令其