藥材采購平臺管理辦法一、總則（一）目的為加強藥材采購平臺的規(guī)范化管理，保障藥材采購活動的合法、有序進行，確保藥材質(zhì)量，提高采購效率，降低采購成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司藥材采購平臺的所有采購活動，包括藥材的招標采購、直接采購、詢價采購等各類采購方式。（三）基本原則1.合法性原則：藥材采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購藥材符合國家藥品標準及相關質(zhì)量要求。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有供應商平等參與競爭，不得偏袒任何一方。4.效益原則：在保證藥材質(zhì)量的前提下，通過科學合理的采購方式和管理手段，降低采購成本，提高采購效益。二、平臺職責與分工（一）采購部門職責1.負責制定藥材采購計劃，根據(jù)公司業(yè)務需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施藥材采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等工作。3.對采購過程進行全程跟蹤，確保采購任務按時、按質(zhì)、按量完成。4.收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。5.負責與供應商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的各種問題和糾紛。（二）質(zhì)量控制部門職責1.制定藥材質(zhì)量驗收標準和檢驗操作規(guī)程，確保所采購藥材符合質(zhì)量要求。2.負責對采購入庫的藥材進行質(zhì)量檢驗，對不合格藥材及時進行處理。3.參與供應商的質(zhì)量評估工作，對供應商的質(zhì)量管理體系進行審核和監(jiān)督。4.收集、分析藥材質(zhì)量數(shù)據(jù)，及時反饋質(zhì)量信息，為采購決策提供依據(jù)。（三）財務部門職責1.負責審核采購合同，確保合同條款符合財務規(guī)定和公司利益。2.辦理采購款項的支付手續(xù)，嚴格按照合同約定和財務制度進行付款。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持，協(xié)助控制采購成本。4.負責采購平臺的財務風險管理，防范財務風險。（四）信息技術部門職責1.負責藥材采購平臺的系統(tǒng)建設、維護和升級，確保平臺的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.提供技術支持和培訓，幫助采購人員熟練使用采購平臺，提高工作效率。3.優(yōu)化采購流程，利用信息技術手段實現(xiàn)采購業(yè)務的自動化和信息化管理。三、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入標準，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、信譽等方面的要求。2.供應商應提供營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品經(jīng)營許可證、GMP證書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等相關資質(zhì)證明文件。3.對新申請的供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等是否符合要求。4.經(jīng)審核合格的供應商納入供應商名錄，作為藥材采購的合格供應商。（二）供應商評估與考核1.定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.建立供應商評估指標體系，采用定性與定量相結合的方式進行評估。3.根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。4.對優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先合作機會和獎勵，對不合格供應商采取警告、限期整改、暫停合作、取消合作等措施。（三）供應商淘汰1.對于出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、交貨期延誤、價格欺詐等違規(guī)行為的供應商，立即取消合作資格，并從供應商名錄中刪除。2.定期清理長期未合作或合作不佳的供應商，優(yōu)化供應商結構。3.被淘汰的供應商在一定期限內(nèi)不得重新申請加入本公司藥材采購平臺。四、采購流程管理（一）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)公司業(yè)務需求預測、庫存狀況等因素，定期制定藥材采購計劃。2.采購計劃應明確采購藥材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃需經(jīng)相關部門審核，確保計劃的合理性和可行性。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購藥材的特點、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、直接采購、詢價采購等。2.招標采購適用于金額較大、技術復雜、競爭充分的藥材采購項目；直接采購適用于獨家供應、緊急采購等情況；詢價采購適用于采購金額較小、市場貨源充足的藥材采購項目。3.采購方式的選擇應遵循公司制定的采購方式選擇標準和流程，確保采購過程的公平、公正、公開。（三）采購實施1.招標采購：發(fā)布招標公告，明確招標項目的基本情況、采購要求、投標截止時間等信息。組織開標、評標活動，按照評標標準進行評標，確定中標供應商。與中標供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。2.直接采購：選擇符合要求的供應商，進行采購談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款。簽訂采購合同，辦理采購手續(xù)。3.詢價采購：向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商簽訂采購合同。（四）合同管理1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務，包括藥材名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同簽訂前，需經(jīng)法律部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購部門負責合同的執(zhí)行和跟蹤，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。4.建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類歸檔，妥善保管合同文本及相關資料。（五）驗收管理1.質(zhì)量控制部門按照藥材質(zhì)量驗收標準和檢驗操作規(guī)程，對采購入庫的藥材進行質(zhì)量檢驗。2.驗收內(nèi)容包括藥材的外觀、性狀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量檢驗報告等。3.驗收合格的藥材辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的藥材應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。4.建立驗收記錄制度，詳細記錄驗收過程和結果，驗收記錄應保存一定期限，以備查閱。五、價格管理（一）價格調(diào)研1.采購部門定期對藥材市場價格進行調(diào)研，了解市場價格動態(tài)和變化趨勢。2.收集不同供應商的報價信息，分析價格差異的原因。3.關注行業(yè)政策、市場供求關系等因素對藥材價格的影響，為采購價格決策提供參考依據(jù)。（二）價格談判1.在采購過程中，采購人員應與供應商進行價格談判，爭取合理的采購價格。2.價格談判應基于市場價格調(diào)研結果，結合公司采購成本目標和供應商成本情況進行。3.談判過程中，采購人員應充分了解供應商的價格構成和利潤空間，通過協(xié)商達成雙方都能接受的價格協(xié)議。（三）價格調(diào)整1.根據(jù)市場價格變化、原材料成本波動、政策調(diào)整等因素，適時對采購價格進行調(diào)整。2.價格調(diào)整應遵循公平合理、協(xié)商一致的原則，提前通知供應商，并簽訂價格調(diào)整協(xié)議。3.建立價格調(diào)整記錄制度，詳細記錄價格調(diào)整的原因、時間、幅度等信息。六、風險管理（一）質(zhì)量風險1.加強對供應商的質(zhì)量管理，嚴格審核供應商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，確保所采購藥材符合質(zhì)量要求。2.建立完善的質(zhì)量檢驗制度，加強對采購入庫藥材的質(zhì)量檢驗，及時發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題。3.與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的責任和義務，對因質(zhì)量問題給公司造成的損失，要求供應商承擔相應的賠償責任。（二）供應風險1.建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題，確保供應商的穩(wěn)定供應能力。2.與主要供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，簽訂長期合作協(xié)議，保障藥材的穩(wěn)定供應。3.制定應急預案，應對因自然災害、政策調(diào)整、供應商停產(chǎn)等原因?qū)е碌墓袛嗲闆r，確保公司業(yè)務的正常開展。（三）價格風險1.加強市場價格調(diào)研和分析，及時掌握市場價格動態(tài)和變化趨勢，合理制定采購價格策略。2.通過與供應商簽訂價格調(diào)整協(xié)議、套期保值等方式，降低價格波動對公司采購成本的影響。3.建立價格預警機制，當市場價格出現(xiàn)異常波動時，及時采取應對措施，防范價格風險。（四）合同風險1.加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。2.建立合同執(zhí)行跟蹤制度，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)商解決，防范合同違約風險。3.定期對合同進行清理和檢查，對已履行完畢的合同進行歸檔保管，對未履行或正在履行的合同進行跟蹤管理。七、信息管理（一）采購平臺信息系統(tǒng)建設1.信息技術部門負責藥材采購平臺信息系統(tǒng)的建設、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.采購平臺信息系統(tǒng)應具備采購計劃管理、供應商管理、采購訂單管理、合同管理、驗收管理、價格管理、數(shù)據(jù)分析等功能模塊，實現(xiàn)采購業(yè)務的信息化管理。3.建立數(shù)據(jù)備份和恢復機制，定期對采購平臺信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）信息收集與整理1.采購部門、質(zhì)量控制部門、財務部門等相關部門應及時收集、整理采購活動中的各類信息，包括采購計劃、供應商信息、采購訂單、合同文本、驗收報告、價格數(shù)據(jù)等。2.對收集到的信息進行分類、匯總和分析，形成有價值的信息資源，為采購決策提供支持。3.建立信息共享機制，實現(xiàn)采購平臺信息系統(tǒng)與公司內(nèi)部其他相關系統(tǒng)的信息共享，提高工作效率和協(xié)同效應。（三）信息安全管理1.加強采購平臺信息系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、加密技術、訪問控制等安全措施，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對采購平臺信息系統(tǒng)的用戶進行權限管理，根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務需求，分配相應的系統(tǒng)操作權限，確保信息的安全性和保密性。3.定期對采購平臺信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患，保障信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對藥材采購平臺的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購成本是否合理等。2.建立采購活動內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的廉潔自律教