蘇州外事接待管理辦法總則目的與依據(jù)為了規(guī)范蘇州外事接待工作，加強(qiáng)對(duì)外事活動(dòng)的管理，展現(xiàn)蘇州良好形象，促進(jìn)對(duì)外交流與合作，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及外事工作相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于蘇州市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)政府部門(mén)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“接待單位”）所承辦的各類(lèi)外事接待活動(dòng)，包括但不限于外國(guó)官方代表團(tuán)、友好城市交流團(tuán)組、國(guó)際組織代表、境外企業(yè)商務(wù)考察團(tuán)等來(lái)訪的接待工作?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：外事接待工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，確保各項(xiàng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.對(duì)等性原則：根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的身份、級(jí)別和來(lái)訪目的，安排相應(yīng)規(guī)格的接待，體現(xiàn)對(duì)等接待。3.節(jié)儉務(wù)實(shí)原則：在保證接待質(zhì)量的前提下，注重節(jié)儉，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，務(wù)實(shí)高效地開(kāi)展接待工作。4.安全保密原則：加強(qiáng)安全防范措施，確保接待活動(dòng)安全順利進(jìn)行；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止泄露國(guó)家機(jī)密和商業(yè)秘密。接待計(jì)劃與審批接待計(jì)劃的制定1.信息收集：接待單位在接到外事接待任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)了解來(lái)訪團(tuán)組的基本情況，包括團(tuán)組人數(shù)、身份、來(lái)訪目的、行程安排等信息。2.擬定計(jì)劃：根據(jù)收集到的信息，結(jié)合外事接待原則和實(shí)際情況，擬定詳細(xì)的接待計(jì)劃。接待計(jì)劃應(yīng)包括接待規(guī)格、日程安排、陪同人員、接待費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。3.審核修訂：接待計(jì)劃初稿完成后，應(yīng)提交本單位外事管理部門(mén)審核。外事管理部門(mén)對(duì)計(jì)劃的合規(guī)性、合理性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)。接待單位根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行修訂完善。接待計(jì)劃的審批1.分級(jí)審批：接待計(jì)劃按照以下分級(jí)審批原則進(jìn)行：接待外國(guó)省部級(jí)以上官員或重要國(guó)際組織代表團(tuán)的接待計(jì)劃，需報(bào)蘇州市人民政府外事辦公室審核，經(jīng)市政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。接待外國(guó)司局級(jí)官員或其他重要團(tuán)組的接待計(jì)劃，由接待單位外事管理部門(mén)審核，報(bào)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)市政府外事辦公室備案。接待外國(guó)一般團(tuán)組的接待計(jì)劃，由接待單位外事管理部門(mén)審批，并報(bào)市政府外事辦公室備案。2.特殊情況處理：如遇特殊緊急情況，來(lái)不及按正常程序?qū)徟耐馐陆哟蝿?wù)，可先電話請(qǐng)示市政府外事辦公室同意后先行接待，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。接待規(guī)格與安排接待規(guī)格的確定1.依據(jù)來(lái)訪團(tuán)組情況：根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的身份、級(jí)別、來(lái)訪目的以及與我市的關(guān)系等因素，確定相應(yīng)的接待規(guī)格。接待規(guī)格應(yīng)與來(lái)訪團(tuán)組對(duì)等，既不隨意提高，也不無(wú)故降低。2.主要陪同人員安排：對(duì)于重要官方代表團(tuán)，一般應(yīng)由市領(lǐng)導(dǎo)出面陪同會(huì)見(jiàn)、宴請(qǐng)等主要活動(dòng)。對(duì)于友好城市交流團(tuán)組，可安排與友好城市對(duì)口部門(mén)或單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行陪同交流。對(duì)于商務(wù)考察團(tuán)組，根據(jù)實(shí)際情況安排相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人陪同介紹情況。日程安排1.合理規(guī)劃：日程安排應(yīng)根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的目的和時(shí)間，合理安排參觀考察、交流座談、文化活動(dòng)等內(nèi)容，確?；顒?dòng)緊湊有序，又能充分展示蘇州的特色和優(yōu)勢(shì)。2.突出重點(diǎn)：圍繞來(lái)訪團(tuán)組關(guān)注的領(lǐng)域和合作方向，安排具有代表性和針對(duì)性的參觀項(xiàng)目和交流活動(dòng)，提高交流效果。3.預(yù)留彈性：適當(dāng)預(yù)留一定的彈性時(shí)間，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況或調(diào)整需求。接待場(chǎng)所與車(chē)輛安排1.接待場(chǎng)所選擇：根據(jù)接待規(guī)格和活動(dòng)內(nèi)容，選擇合適的接待場(chǎng)所。重要外事活動(dòng)一般安排在市政府會(huì)議室、賓館飯店會(huì)議室或具有特色的文化場(chǎng)所等。接待場(chǎng)所應(yīng)整潔、舒適、安全，并具備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。2.車(chē)輛安排：根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組人數(shù)和活動(dòng)需要，合理安排車(chē)輛。車(chē)輛應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，配備必要的通訊設(shè)備和安全設(shè)施。對(duì)于重要團(tuán)組，可安排專(zhuān)門(mén)的引導(dǎo)車(chē)和保障車(chē)。接待費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算編制1.明確范圍與標(biāo)準(zhǔn)：接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)根據(jù)接待計(jì)劃和實(shí)際需要，明確各項(xiàng)費(fèi)用的開(kāi)支范圍和標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用范圍一般包括住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、交通費(fèi)、參觀考察費(fèi)、禮品費(fèi)等。各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定，以及外事接待的實(shí)際情況。2.詳細(xì)核算：對(duì)每一項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)核算，確保預(yù)算合理準(zhǔn)確。住宿費(fèi)應(yīng)根據(jù)不同星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際住宿天數(shù)計(jì)算；餐飲費(fèi)應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和用餐人數(shù)確定標(biāo)準(zhǔn)；交通費(fèi)應(yīng)根據(jù)車(chē)輛使用情況和行駛里程計(jì)算；參觀考察費(fèi)應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行估算；禮品費(fèi)應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量進(jìn)行預(yù)算。費(fèi)用審批與報(bào)銷(xiāo)1.審批流程：接待費(fèi)用預(yù)算經(jīng)審批通過(guò)后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。在費(fèi)用支出過(guò)程中，應(yīng)按照本單位財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定履行審批手續(xù)。一般情況下，報(bào)銷(xiāo)憑證需經(jīng)經(jīng)辦人簽字、證明人證明、財(cái)務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷(xiāo)。2.報(bào)銷(xiāo)要求：報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、行程單等。憑證內(nèi)容應(yīng)與接待活動(dòng)實(shí)際情況相符，不得虛報(bào)、多報(bào)費(fèi)用。對(duì)于超出預(yù)算的費(fèi)用，需按照規(guī)定程序另行審批。費(fèi)用控制與監(jiān)督1.嚴(yán)格控制：接待單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)接待費(fèi)用的控制，確保費(fèi)用支出不突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照原審批程序進(jìn)行報(bào)批。2.監(jiān)督檢查：市政府外事辦公室會(huì)同財(cái)政、審計(jì)等部門(mén)定期對(duì)接待單位的外事接待費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷(xiāo)憑證真實(shí)性等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)責(zé)令整改，并依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。安全保障與保密工作安全保障措施1.制定安全預(yù)案：接待單位應(yīng)根據(jù)接待活動(dòng)的特點(diǎn)和實(shí)際情況，制定詳細(xì)的安全預(yù)案。安全預(yù)案應(yīng)包括交通安全、食品安全、人員安全、活動(dòng)場(chǎng)所安全等方面的內(nèi)容，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.加強(qiáng)安全檢查：在接待活動(dòng)前，對(duì)接待場(chǎng)所、車(chē)輛、餐飲等進(jìn)行全面安全檢查，確保各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備安全可靠。對(duì)參與接待的工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。3.做好應(yīng)急準(zhǔn)備：配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備和物資，如急救藥品、消防器材等。與當(dāng)?shù)毓病⑾?、醫(yī)療等部門(mén)保持密切聯(lián)系，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)得到支援。保密工作要求1.明確保密責(zé)任：接待單位應(yīng)明確外事接待活動(dòng)中的保密責(zé)任，對(duì)參與接待的工作人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密承諾書(shū)，確保不泄露國(guó)家機(jī)密和商業(yè)秘密。2.加強(qiáng)文件管理：對(duì)外事活動(dòng)中涉及的文件、資料、信息等嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。需要傳達(dá)、傳閱的文件，應(yīng)控制在規(guī)定的范圍內(nèi)，并及時(shí)收回。涉及機(jī)密的文件應(yīng)專(zhuān)人保管，使用后妥善銷(xiāo)毀。3.規(guī)范信息交流：在與來(lái)訪團(tuán)組交流過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意透露敏感信息。如需提供相關(guān)資料，應(yīng)進(jìn)行保密審查，確保不涉及國(guó)家機(jī)密和商業(yè)秘密。文化交流與宣傳文化交流活動(dòng)策劃1.展示蘇州特色文化：結(jié)合蘇州的歷史文化、民俗風(fēng)情、現(xiàn)代科技等優(yōu)勢(shì)，策劃具有蘇州特色的文化交流活動(dòng)。如安排參觀博物館、園林、絲綢廠等文化景點(diǎn)，欣賞蘇州評(píng)彈、昆曲等傳統(tǒng)藝術(shù)表演，體驗(yàn)蘇繡、剪紙等民間手工藝制作等。2.促進(jìn)文化互動(dòng)交流：設(shè)計(jì)互動(dòng)環(huán)節(jié)，讓來(lái)訪團(tuán)組更好地了解蘇州文化，同時(shí)也讓蘇州文化走向世界。例如，組織文化講座、文化研討會(huì)、文化體驗(yàn)工作坊等活動(dòng)，增進(jìn)中外文化交流與理解。宣傳工作安排1.制定宣傳方案：根據(jù)外事接待活動(dòng)的主題和重點(diǎn)，制定宣傳方案。宣傳方案應(yīng)明確宣傳目標(biāo)、宣傳渠道、宣傳內(nèi)容等，通過(guò)多種方式展示蘇州的城市形象和發(fā)展成果。2.利用多種渠道宣傳：充分利用傳統(tǒng)媒體和新媒體平臺(tái)進(jìn)行宣傳報(bào)道。在活動(dòng)前，通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、媒體通氣會(huì)等形式發(fā)布活動(dòng)信息；活動(dòng)期間，及時(shí)報(bào)道活動(dòng)進(jìn)展情況和亮點(diǎn)；活動(dòng)結(jié)束后，進(jìn)行總結(jié)性宣傳，擴(kuò)大活動(dòng)影響力。同時(shí)，利用微信公眾號(hào)、微博、抖音等新媒體平臺(tái)，發(fā)布圖文、視頻等資料，吸引更多關(guān)注。接待后續(xù)工作總結(jié)評(píng)估1.撰寫(xiě)總結(jié)報(bào)告：接待活動(dòng)結(jié)束后，接待單位應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)總結(jié)報(bào)告?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)包括接待活動(dòng)的基本情況、執(zhí)行接待計(jì)劃情況、取得的成效與經(jīng)驗(yàn)、存在的問(wèn)題與不足等內(nèi)容。2.評(píng)估反饋：市政府外事辦公室對(duì)接待單位的總結(jié)報(bào)告進(jìn)行審核，并組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果作為今后外事接待工作的參考依據(jù)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的單位和個(gè)人予以表?yè)P(yáng)，對(duì)存在問(wèn)題的單位提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。資料歸檔1.收集整理資料：接待單位應(yīng)及時(shí)收集整理外事接待活動(dòng)中的各類(lèi)資料，包括接待計(jì)劃、審批文件、活