網(wǎng)絡(luò)電子合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)電子合同管理，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)電子合同的訂立、履行、變更、解除等行為，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中以數(shù)據(jù)電文形式訂立的各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)電子合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：網(wǎng)絡(luò)電子合同的訂立、履行等活動(dòng)應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.真實(shí)有效原則：合同雙方應(yīng)確保電子合同內(nèi)容真實(shí)、意思表示真實(shí)，電子簽名可靠，合同具有法律效力。3.安全保密原則：加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子合同信息的安全管理，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生，保障合同信息的保密性、完整性和可用性。4.便捷高效原則：在確保合同合法合規(guī)和安全的前提下，充分利用信息技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)電子合同管理的效率和便捷性。二、網(wǎng)絡(luò)電子合同的訂立（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂網(wǎng)絡(luò)電子合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等相關(guān)證明文件。確保對(duì)方具有簽訂合同的合法資格和履約能力。2.對(duì)于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的合同對(duì)方，還需審查其是否具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)證書(shū)或許可證明。（二）合同條款擬定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同目的和實(shí)際情況，擬定詳細(xì)、明確、合法的合同條款。合同條款應(yīng)包括但不限于合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。2.在擬定合同條款時(shí)，應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或可能導(dǎo)致法律糾紛的條款。對(duì)于格式條款，應(yīng)遵循公平原則確定雙方的權(quán)利和義務(wù)，并采取合理的方式提請(qǐng)對(duì)方注意免除或者限制其責(zé)任的條款，按照對(duì)方的要求，對(duì)該條款予以說(shuō)明。（三）電子簽名與認(rèn)證1.公司采用符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的可靠的電子簽名技術(shù)進(jìn)行合同簽署?？煽康碾娮雍灻麘?yīng)具備以下條件：電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專(zhuān)有；簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)。2.公司應(yīng)與具有合法資質(zhì)的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，對(duì)合同雙方的電子簽名進(jìn)行認(rèn)證，確保電子簽名的真實(shí)性、可靠性和有效性。電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提供認(rèn)證服務(wù)，并對(duì)認(rèn)證結(jié)果負(fù)責(zé)。3.在合同簽署過(guò)程中，應(yīng)明確告知合同對(duì)方電子簽名的法律效力和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，確保對(duì)方充分理解并同意采用電子簽名方式簽署合同。（四）合同訂立流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)將擬定好的合同文本提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.經(jīng)法務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后的合同文本，由業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)公司指定的網(wǎng)絡(luò)電子合同管理系統(tǒng)發(fā)起合同訂立流程。在系統(tǒng)中錄入合同雙方的基本信息、合同條款等內(nèi)容，并上傳相關(guān)證明文件。3.合同發(fā)起方在系統(tǒng)中選擇合適的電子簽名方式，如數(shù)字證書(shū)簽名、生物識(shí)別技術(shù)簽名等，并按照系統(tǒng)提示完成電子簽名操作。4.合同對(duì)方在收到合同訂立邀請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)查看合同內(nèi)容。確認(rèn)無(wú)誤后，按照系統(tǒng)提示完成電子簽名操作。合同雙方的電子簽名完成后，網(wǎng)絡(luò)電子合同管理系統(tǒng)自動(dòng)生成電子合同文本，并加蓋電子印章。5.電子合同生成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本發(fā)送給合同對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)，并要求對(duì)方回復(fù)確認(rèn)收到合同。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將電子合同副本歸檔保存，以備后續(xù)查閱和使用。三、網(wǎng)絡(luò)電子合同的履行（一）合同履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)電子合同的約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。合同履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.在合同履行過(guò)程中，如遇合同變更、解除等情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同履行計(jì)劃，并通知相關(guān)部門(mén)和人員。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保合同履行符合約定。2.對(duì)于重要合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)加強(qiáng)跟蹤與監(jiān)控力度，必要時(shí)可成立專(zhuān)門(mén)的合同履行監(jiān)督小組，對(duì)合同履行全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。3.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如發(fā)出書(shū)面通知、要求對(duì)方承擔(dān)違約責(zé)任等，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）合同履行中的文件管理1.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善保管與合同履行相關(guān)的各類(lèi)文件，包括但不限于送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等。這些文件是證明合同履行情況的重要依據(jù)，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保文件的完整性和可追溯性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、網(wǎng)絡(luò)電子合同的變更與解除（一）變更與解除的條件1.符合法律法規(guī)規(guī)定的情形，如不可抗力、一方當(dāng)事人嚴(yán)重違約等，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行或繼續(xù)履行將顯失公平的，可以變更或解除合同。2.經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，可以變更或解除合同。變更或解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，并按照本辦法規(guī)定的合同訂立流程進(jìn)行操作。（二）變更與解除的程序1.業(yè)務(wù)部門(mén)如需要變更或解除網(wǎng)絡(luò)電子合同，應(yīng)填寫(xiě)《網(wǎng)絡(luò)電子合同變更/解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更或解除的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等情況。2.《網(wǎng)絡(luò)電子合同變更/解除申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)從法律角度對(duì)變更或解除合同的合法性、合理性進(jìn)行審核，并出具法律意見(jiàn)。3.經(jīng)法務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后，《網(wǎng)絡(luò)電子合同變更/解除申請(qǐng)表》提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況做出審批決定。4.合同變更或解除申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照本辦法規(guī)定的合同訂立流程，與合同對(duì)方重新簽訂變更或解除協(xié)議，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。（三）變更與解除后的處理1.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理與原合同相關(guān)的文件和資料，對(duì)已履行的部分進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到妥善處理。2.對(duì)于因合同變更或解除給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，要求合同對(duì)方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、網(wǎng)絡(luò)電子合同的檔案管理（一）檔案收集與整理1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)電子合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)的電子文件和紙質(zhì)文件收集齊全，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。2.整理后的合同檔案應(yīng)包括合同文本、電子簽名認(rèn)證文件、履行過(guò)程中的各類(lèi)文件、變更或解除協(xié)議等資料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。（二）檔案存儲(chǔ)與保管1.網(wǎng)絡(luò)電子合同檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管，如存儲(chǔ)在公司的專(zhuān)用服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)上，并進(jìn)行定期備份。同時(shí)，應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.對(duì)于紙質(zhì)合同檔案，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查閱和檢索。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等條件，確保檔案的安全。（三）檔案查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱網(wǎng)絡(luò)電子合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《網(wǎng)絡(luò)電子合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷(xiāo)毀檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公司外部人員因特殊原因需要查閱網(wǎng)絡(luò)電子合同檔案的，應(yīng)按照公司對(duì)外提供資料的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。檔案管理部門(mén)應(yīng)在確保檔案安全和保密的前提下，按照審批意見(jiàn)提供查閱服務(wù)。六、網(wǎng)絡(luò)電子合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)電子合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子合同管理過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同訂立、履行、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)法務(wù)部門(mén)對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子合同的審查和指導(dǎo)，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。定期組織公司員工進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在合同履行過(guò)程中，如遇法律糾紛，及時(shí)咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)律師，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在簽訂合同前，對(duì)合同對(duì)方的信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，選擇信用良好的合作伙伴。建立合同對(duì)方信用檔案，對(duì)其履約情況進(jìn)行跟蹤記錄。對(duì)于信用不良的合同對(duì)方，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。3.技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：選擇安全可靠的網(wǎng)絡(luò)電子合同管理系統(tǒng)和電子簽名技術(shù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行安全檢測(cè)和漏洞修復(fù)。制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的技術(shù)故障或數(shù)據(jù)安全事件，確保在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，減少損失。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理流程是否合規(guī)、合同履行情況是否符合約定、檔案管理是否規(guī)范等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)根