終端物資采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司終端物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)物資符合公司需求，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與終端物資采購(gòu)相關(guān)的活動(dòng)，包括但不限于辦公設(shè)備、辦公用品、電子產(chǎn)品、勞保用品等各類終端物資的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本、使用成本和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)秩序，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購(gòu)戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購(gòu)計(jì)劃。3.決策重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等事項(xiàng)。4.監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)公司設(shè)立采購(gòu)部門(mén)，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)的決策和公司采購(gòu)管理制度。2.制定采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理。4.簽訂采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。5.收集、整理采購(gòu)信息，建立采購(gòu)檔案。6.配合公司內(nèi)部審計(jì)等部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（三）需求部門(mén)需求部門(mén)負(fù)責(zé)提出物資采購(gòu)需求，配合采購(gòu)部門(mén)開(kāi)展采購(gòu)工作，其職責(zé)包括：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確編制物資采購(gòu)申請(qǐng)。2.參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇。3.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行合同談判和簽訂。4.驗(yàn)收采購(gòu)物資，反饋物資使用情況。（四）其他部門(mén)其他相關(guān)部門(mén)按照各自職責(zé)，協(xié)同采購(gòu)部門(mén)做好采購(gòu)管理工作。如財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算、支付和核算；質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督等。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）年度采購(gòu)計(jì)劃1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)于每年末根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、預(yù)算安排以及各部門(mén)物資需求預(yù)測(cè)，編制下一年度采購(gòu)計(jì)劃。2.年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過(guò)。3.經(jīng)批準(zhǔn)的年度采購(gòu)計(jì)劃是公司年度采購(gòu)活動(dòng)的指導(dǎo)性文件，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織實(shí)施采購(gòu)。（二）月度采購(gòu)計(jì)劃1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，每月編制月度采購(gòu)計(jì)劃。2.月度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)在年度采購(gòu)計(jì)劃框架內(nèi)，結(jié)合物資庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整，明確具體的采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將月度采購(gòu)計(jì)劃及時(shí)通報(bào)需求部門(mén)，需求部門(mén)如有異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出修改意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)反饋意見(jiàn)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（三）臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需等原因，無(wú)法納入年度或月度采購(gòu)計(jì)劃的物資采購(gòu)，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單，說(shuō)明采購(gòu)原因、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。2.臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單的緊急程度，及時(shí)組織采購(gòu)，確保物資按時(shí)供應(yīng)。四、采購(gòu)方式與流程（一）采購(gòu)方式1.招標(biāo)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的物資采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，組織公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)活動(dòng)。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的物資采購(gòu)項(xiàng)目。3.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商成交。4.單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的物資采購(gòu)項(xiàng)目。單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、用途等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.需求審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司采購(gòu)政策和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。超過(guò)一定金額的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交采購(gòu)決策委員會(huì)審議。4.采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，按照確定的采購(gòu)方式組織實(shí)施采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)流程：編制招標(biāo)文件，明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商投標(biāo)。接收投標(biāo)文件，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)活動(dòng)。確定中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)流程：確定談判小組成員，編制談判文件。發(fā)布談判邀請(qǐng)，邀請(qǐng)不少于三家符合條件的供應(yīng)商參加談判。組織談判，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)談判。確定成交供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。詢價(jià)采購(gòu)流程：向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)，進(jìn)行比較和分析。確定成交供應(yīng)商，發(fā)出成交通知書(shū)。單一來(lái)源采購(gòu)流程：填寫(xiě)單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)，說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)的原因和依據(jù)。提交采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)審批。與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。5.合同簽訂：采購(gòu)部門(mén)與中標(biāo)或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，并報(bào)公司法律部門(mén)審核備案。6.物資驗(yàn)收：物資到貨后，需求部門(mén)應(yīng)按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等。驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。7.付款結(jié)算：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和物資驗(yàn)收情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照公司資金支付流程辦理付款手續(xù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、參加展會(huì)等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，篩選出符合公司采購(gòu)要求的潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察或問(wèn)卷調(diào)查。3.實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面。問(wèn)卷調(diào)查內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量保證、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)實(shí)地考察和問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫(kù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估指標(biāo)體系應(yīng)根據(jù)公司采購(gòu)需求和供應(yīng)商管理要求進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。3.通過(guò)與供應(yīng)商溝通、查閱供應(yīng)商提供的資料、實(shí)地考察、用戶反饋等方式收集評(píng)估信息，按照評(píng)估指標(biāo)體系對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。（三）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，從供應(yīng)商信息庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商。2.對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的技術(shù)方案、報(bào)價(jià)、售后服務(wù)承諾等方面。3.根據(jù)綜合評(píng)審結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。（四）供應(yīng)商管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等情況，協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等。對(duì)違反合同約定的供應(yīng)商，按照合同約定進(jìn)行處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足公司采購(gòu)需求。4.對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新供應(yīng)商信息，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系應(yīng)根據(jù)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。3.通過(guò)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)各環(huán)節(jié)的分析和監(jiān)控，收集風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估信息，按照風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)分。4.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和防范措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握物資價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，采用套期保值等金融工具規(guī)避價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收物資。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證和售后服務(wù)承諾。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格按照合同審批流程簽訂合同。合同條款應(yīng)明確、具體、合法，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)。在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)咨詢公司法律部門(mén)的意見(jiàn)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況等。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)