研發(fā)面料檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研發(fā)面料檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在研發(fā)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有研發(fā)面料檔案的管理，包括面料的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)參數(shù)、生產(chǎn)工藝、測(cè)試報(bào)告、使用記錄等相關(guān)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：研發(fā)面料檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映面料的研發(fā)過(guò)程和實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善研發(fā)面料檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司研發(fā)面料檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和上架，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）研發(fā)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門研發(fā)面料檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將研發(fā)過(guò)程中形成的各類檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.涉及研發(fā)面料相關(guān)工作的部門，應(yīng)及時(shí)將工作中產(chǎn)生的與面料有關(guān)的資料提交給研發(fā)部門或檔案管理部門，確保檔案資料的全面性。2.在使用研發(fā)面料檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.面料設(shè)計(jì)階段的相關(guān)資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、靈感來(lái)源等。2.面料技術(shù)參數(shù)，如纖維成分、紗線規(guī)格、織物組織、密度、克重、色牢度、強(qiáng)力等。3.面料生產(chǎn)工藝文件，如織造工藝、染整工藝、印花工藝等。4.面料測(cè)試報(bào)告，包括物理性能測(cè)試、化學(xué)性能測(cè)試、功能性測(cè)試等報(bào)告。5.面料在實(shí)際生產(chǎn)和使用過(guò)程中的記錄，如訂單生產(chǎn)記錄、客戶反饋、質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等。6.與面料研發(fā)相關(guān)的其他資料，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)研發(fā)面料檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料和載體。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為設(shè)計(jì)類、技術(shù)類、生產(chǎn)類、測(cè)試類、使用類等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，例如：設(shè)計(jì)類檔案編號(hào)為“SJ001”，其中“SJ”表示設(shè)計(jì)類，“001”為該類檔案的順序號(hào)。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于快速查找檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.研發(fā)部門在完成面料研發(fā)項(xiàng)目后，應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中形成的檔案資料進(jìn)行整理，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，由研發(fā)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員簽字確認(rèn)。3.研發(fā)部門將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門，檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行審核和接收。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次整理和核對(duì)，無(wú)誤后將檔案歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。（二）保管期限1.研發(fā)面料檔案的保管期限根據(jù)其重要性和參考價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，如公司自主研發(fā)的具有核心競(jìng)爭(zhēng)力的面料檔案、涉及公司重大知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，如一般的研發(fā)面料檔案、具有一定參考價(jià)值的技術(shù)資料等。短期保管的檔案：保管期限為110年的檔案，如臨時(shí)性的研發(fā)項(xiàng)目資料、一般性的生產(chǎn)記錄等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱制度，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.對(duì)于重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.檔案管理部門可根據(jù)需要，將檔案資料以復(fù)印件、電子文檔等形式提供給查閱人員，但應(yīng)注明用途，確保檔案資料的合理使用。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的編號(hào)、題名、借閱期限、借閱用途等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人員，并登記借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。2.檔案借閱期間，借閱人員如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、研發(fā)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否已失去保存價(jià)值。2.對(duì)于已到保管期限但仍具有一定參考價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已無(wú)參考價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.涉及公司機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格保管，不得隨意銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立研發(fā)面料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新形成的檔案資料，刪除已銷毀的檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)信息的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不