研發(fā)公司采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范研發(fā)公司采購行為，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，保障公司研發(fā)項目的順利開展，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于研發(fā)公司及所屬各部門的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過科學的采購管理，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭機制，確保所有潛在供應(yīng)商有平等的機會參與競爭，公正地對待每一個供應(yīng)商。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的物資和服務(wù)符合研發(fā)公司的要求和標準，滿足研發(fā)項目的實際需求。5.誠信原則：采購人員應(yīng)秉持誠信原則，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，履行合同約定，維護公司的良好形象。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部門職責負責制定和執(zhí)行采購計劃，根據(jù)公司研發(fā)項目需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。收集、整理供應(yīng)商信息，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理，符合公司利益。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負責采購成本的控制和分析，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，降低采購成本。配合公司內(nèi)部審計、財務(wù)等部門，做好采購相關(guān)的審計和財務(wù)核算工作。2.采購人員崗位職責采購經(jīng)理全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購部門工作計劃和目標，并組織實施。領(lǐng)導采購團隊，指導和監(jiān)督采購人員的工作，確保采購任務(wù)的順利完成。參與制定公司采購戰(zhàn)略和政策，提出合理化建議，為公司采購決策提供支持。負責與公司內(nèi)部各部門溝通協(xié)調(diào)，了解采購需求，及時調(diào)整采購計劃。組織重大采購項目的談判和決策，維護公司利益。采購專員根據(jù)采購計劃，負責具體采購任務(wù)的執(zhí)行，包括供應(yīng)商聯(lián)系、詢價、比價、議價等工作。協(xié)助采購經(jīng)理進行采購合同的起草、審核和簽訂工作。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時反饋采購進度和問題，確保物資按時到貨。負責收集、整理采購相關(guān)資料，建立采購檔案，做好采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析工作。參與供應(yīng)商評估和管理工作，協(xié)助采購經(jīng)理維護供應(yīng)商關(guān)系。（二）需求部門1.需求部門職責負責提出準確、詳細的采購需求，包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等，并提交給采購部門。參與采購過程中的技術(shù)交流和談判，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見，確保所采購的物資符合研發(fā)項目的技術(shù)要求。協(xié)助采購部門對采購物資進行驗收，負責對驗收結(jié)果進行確認。對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋，及時向采購部門提出改進建議。2.需求部門負責人崗位職責全面負責本部門采購需求的管理工作，確保需求的準確性和及時性。組織本部門人員與采購部門溝通協(xié)調(diào)，明確采購需求，參與采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對本部門采購物資的使用效果負責，根據(jù)實際使用情況，提出合理的采購建議和改進措施。（三）其他部門1.財務(wù)部門職責負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購資金的合理支出。參與采購合同的審核，對合同中的財務(wù)條款進行把關(guān)，防范財務(wù)風險。負責采購成本的核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持，為采購決策提供參考。2.審計部門職責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定。審查采購合同的合法性、完整性和有效性，防范采購風險。對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，提出改進建議，促進采購管理水平的提高。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)研發(fā)項目進度和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字批準后提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間、采購預(yù)算等信息，并提交給采購部門負責人審核。3.采購部門負責人對采購計劃進行審核，確保采購計劃符合公司整體戰(zhàn)略和研發(fā)項目需求，簽字批準后組織實施。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購人員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和篩選，初步確定潛在供應(yīng)商名單。采購人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平、信譽狀況等方面的情況，并填寫《供應(yīng)商考察報告》。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門組織相關(guān)人員（包括需求部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門等）對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。對于重要物資或大額采購項目，采購部門應(yīng)組織采購談判，與選定的供應(yīng)商就采購價格、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，簽訂采購合同。3.供應(yīng)商管理采購部門定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（四）采購實施1.采購人員根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負責人審核批準后，加蓋公司公章或合同專用章，發(fā)送給供應(yīng)商。3.采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇特殊情況需要變更采購訂單，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司規(guī)定的流程進行審批。（五）驗收與付款1.驗收物資到貨前，采購人員應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。物資到貨后，需求部門和質(zhì)量部門按照采購合同和相關(guān)標準對物資進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，驗收人員填寫《驗收報告》，簽字確認。如驗收不合格，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無法協(xié)商解決，可按照合同約定進行處理。2.付款采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫《付款申請表》，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對付款申請進行審核，確認采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性和準確性，審核通過后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司研發(fā)項目計劃和歷史采購數(shù)據(jù)，結(jié)合市場價格波動情況，編制年度采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購價格、采購時間等信息，并提交給財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門對采購預(yù)算草案進行審核，結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算和資金狀況，提出調(diào)整建議，經(jīng)采購部門修改完善后，報公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門嚴格按照批準的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進行審批。2.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格大幅波動、研發(fā)項目需求變更等原因，導致原采購預(yù)算無法滿足實際采購需求時，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、預(yù)計增加或減少的采購金額等信息，并提交給財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門對預(yù)算調(diào)整申請進行審核，結(jié)合公司財務(wù)狀況和采購需求，提出審核意見，報公司管理層審批。經(jīng)批準后的預(yù)算調(diào)整申請作為采購預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對措施加強市場調(diào)研，及時了解市場價格波動情況和行業(yè)動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動超過一定范圍時，雙方協(xié)商調(diào)整采購價格。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對措施建立完善的供應(yīng)商評估和管理體系，加強對供應(yīng)商的資質(zhì)審查和信譽評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風險。定期對供應(yīng)商進行考核和評估，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時采取措施進行整改或淘汰，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。3.質(zhì)量風險應(yīng)對措施在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強對采購物資的檢驗和驗收工作，嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行檢驗，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量反饋機制，對于采購物資出現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施，如造成損失的，要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的賠償責任。4.合同風險應(yīng)對措施加強采購合同的審核和管理，確保合同條款明確、合理、合法，避免合同漏洞和風險。嚴格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決，確保合同的順利履行。建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類歸檔，妥善保管合同文件，以備查閱和審計。5.法律風險應(yīng)對措施加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識，確保采購行為合法合規(guī)。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來法律風險。對于重大采購項目，聘請專業(yè)律師進行法律審查，確保合同的合法性和有效性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.需求部門和其他相關(guān)部門有權(quán)對采購活動進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可向采購部門或公司管理層提出意見和建