研發(fā)共享文檔管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司研發(fā)共享文檔的管理，確保文檔的安全性、完整性和可追溯性，提高研發(fā)工作效率，促進(jìn)知識(shí)共享與協(xié)作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及研發(fā)共享文檔的部門、團(tuán)隊(duì)及個(gè)人。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障文檔的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止文檔泄露、篡改或丟失。3.完整性原則：保證文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整，維護(hù)文檔版本的一致性。4.易用性原則：設(shè)計(jì)文檔管理流程和系統(tǒng)時(shí)，充分考慮使用人員的操作便利性，確保易于理解和執(zhí)行。5.共享性原則：鼓勵(lì)研發(fā)人員之間進(jìn)行文檔共享，促進(jìn)知識(shí)交流與協(xié)同工作，提高整體研發(fā)效率。二、管理職責(zé)（一）研發(fā)部門1.負(fù)責(zé)本部門研發(fā)共享文檔的創(chuàng)建、整理、更新和維護(hù)。2.按照規(guī)定的格式和要求編寫文檔，確保文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。3.及時(shí)將涉及研發(fā)項(xiàng)目關(guān)鍵信息的文檔上傳至共享文檔平臺(tái)。（二）文檔管理部門1.制定和完善研發(fā)共享文檔管理的相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)共享文檔平臺(tái)的建設(shè)、維護(hù)和管理，保障平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)研發(fā)共享文檔進(jìn)行分類、編號(hào)和存儲(chǔ)，建立文檔索引和目錄結(jié)構(gòu)，方便查詢和使用。4.定期對(duì)共享文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.監(jiān)督和檢查各部門對(duì)研發(fā)共享文檔管理辦法的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（三）質(zhì)量保證部門1.參與研發(fā)共享文檔的審核工作，確保文檔符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.檢查文檔在研發(fā)過程中的完整性和準(zhǔn)確性，為項(xiàng)目驗(yàn)收提供文檔質(zhì)量依據(jù)。（四）其他部門1.根據(jù)工作需要，有權(quán)查閱和使用研發(fā)共享文檔。2.對(duì)共享文檔提出意見和建議，協(xié)助完善文檔內(nèi)容。（五）各級(jí)管理人員1.負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督本部門員工遵守研發(fā)共享文檔管理辦法。2.對(duì)本部門的文檔管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，解決文檔管理過程中出現(xiàn)的問題。三、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.需求文檔：包括項(xiàng)目需求規(guī)格說明書、用戶需求報(bào)告等，記錄項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求和功能要求。2.設(shè)計(jì)文檔：如總體設(shè)計(jì)文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)文檔等，描述系統(tǒng)的架構(gòu)、模塊設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。3.代碼文檔：涵蓋代碼注釋、接口文檔、技術(shù)文檔等，用于解釋代碼邏輯和實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)。4.測(cè)試文檔：包括測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試用例、測(cè)試報(bào)告等，記錄軟件測(cè)試的過程和結(jié)果。5.項(xiàng)目管理文檔：如項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，用于項(xiàng)目的規(guī)劃、監(jiān)控和溝通。6.技術(shù)研究文檔：針對(duì)新技術(shù)、新方法的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄等。7.其他文檔：不屬于以上分類的其他與研發(fā)相關(guān)的文檔，如培訓(xùn)資料、技術(shù)規(guī)范等。（二）文檔編號(hào)1.文檔編號(hào)采用統(tǒng)一的格式，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則如下：前兩位：代表文檔所屬的項(xiàng)目編號(hào)（如有）。第三位：表示文檔類別代碼，對(duì)應(yīng)上述文檔分類中的類別序號(hào)。第四至六位：為順序號(hào)，按照文檔創(chuàng)建的先后順序依次編號(hào)。第七位：版本號(hào)，初始版本為0，每次更新后遞增1。2.示例：對(duì)于項(xiàng)目P001下的需求文檔，編號(hào)為P00110010；若該需求文檔進(jìn)行了第一次更新，則編號(hào)變?yōu)镻00110011。四、文檔創(chuàng)建與編輯（一）創(chuàng)建要求1.研發(fā)人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和工作安排，及時(shí)創(chuàng)建相關(guān)的共享文檔。2.文檔內(nèi)容應(yīng)基于準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)，確保真實(shí)可靠。3.對(duì)于重要的文檔，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，保證文檔的質(zhì)量。（二）編輯規(guī)范1.使用統(tǒng)一的文檔模板，確保文檔格式的一致性。模板應(yīng)包括文檔封面、目錄、正文、頁眉頁腳、參考文獻(xiàn)等部分。2.正文內(nèi)容應(yīng)采用規(guī)范的字體、字號(hào)和排版格式，如宋體、小四字號(hào)，1.5倍行距等。3.文檔中的圖表、公式、代碼等應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，編號(hào)應(yīng)連續(xù)且與正文引用一致。4.對(duì)文檔中的重要內(nèi)容和關(guān)鍵信息應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)注和說明，以便于理解。（三）版本管理1.文檔創(chuàng)建后，初始版本為V1.0。隨著項(xiàng)目的推進(jìn)和文檔內(nèi)容的更新，應(yīng)及時(shí)發(fā)布新的版本。2.每次版本更新時(shí)，應(yīng)在文檔封面或其他顯著位置注明版本號(hào)、更新日期和更新內(nèi)容摘要。3.對(duì)于涉及重大變更的文檔，應(yīng)進(jìn)行版本控制說明，記錄變更的原因、影響范圍和審批情況。五、文檔上傳與存儲(chǔ)（一）上傳流程1.研發(fā)人員完成文檔的創(chuàng)建或編輯后，應(yīng)按照規(guī)定的分類和命名規(guī)則，將文檔上傳至共享文檔平臺(tái)指定的文件夾中。2.在上傳文檔時(shí)，應(yīng)填寫詳細(xì)的文檔描述信息，包括文檔標(biāo)題、作者、所屬項(xiàng)目、版本號(hào)、摘要等，以便于其他人員查詢和理解。3.上傳后的文檔應(yīng)進(jìn)行完整性檢查，確保文檔能夠正常打開和閱讀。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)重新上傳或進(jìn)行修正。（二）存儲(chǔ)方式1.采用集中式存儲(chǔ)方式，將研發(fā)共享文檔存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器上，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，定期對(duì)文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)文檔的重要性和使用頻率，對(duì)存儲(chǔ)的文檔進(jìn)行分級(jí)管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保敏感文檔的安全性。六、文檔查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.根據(jù)文檔的保密級(jí)別和使用范圍，設(shè)定不同的查閱權(quán)限。一般分為公開、內(nèi)部共享和保密三個(gè)級(jí)別。2.公開級(jí)別的文檔，公司內(nèi)所有員工均可查閱；內(nèi)部共享級(jí)別的文檔，僅限相關(guān)部門和人員查閱；保密級(jí)別的文檔，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程方可查閱。3.員工如需查閱文檔，應(yīng)向文檔管理部門提出申請(qǐng)，說明查閱的目的和文檔名稱。文檔管理部門根據(jù)權(quán)限設(shè)置進(jìn)行審核，審核通過后為員工提供查閱權(quán)限。（二）使用規(guī)范1.查閱和使用文檔時(shí)，應(yīng)遵守公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或用于非公司業(yè)務(wù)目的。2.如需對(duì)文檔進(jìn)行引用或參考，應(yīng)注明文檔的出處和作者，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法使用。3.在使用共享文檔過程中，如發(fā)現(xiàn)文檔存在錯(cuò)誤或需要進(jìn)一步完善的地方，應(yīng)及時(shí)反饋給文檔作者或文檔管理部門。（三）借閱管理1.對(duì)于因工作需要必須借閱紙質(zhì)文檔或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中存儲(chǔ)的文檔的情況，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限和歸還時(shí)間。2.借閱申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改文檔內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還文檔，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、文檔審核與審批（一）審核流程1.重要的研發(fā)共享文檔在發(fā)布前應(yīng)進(jìn)行審核，確保文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。2.審核流程一般包括作者自審、部門負(fù)責(zé)人審核和相關(guān)專業(yè)人員審核（如有需要）。3.作者完成文檔編寫后，應(yīng)首先進(jìn)行自審，檢查文檔是否符合編寫規(guī)范和質(zhì)量要求。自審?fù)ㄟ^后，將文檔提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。4.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度和整體項(xiàng)目需求出發(fā)，對(duì)文檔進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。審核通過后，文檔提交給相關(guān)專業(yè)人員（如質(zhì)量保證人員、技術(shù)專家等）進(jìn)行審核。5.相關(guān)專業(yè)人員根據(jù)其專業(yè)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)文檔進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文檔的技術(shù)可行性、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面。審核通過的文檔方可發(fā)布。（二）審批權(quán)限1.根據(jù)文檔的重要性和涉及范圍，設(shè)定不同的審批權(quán)限。一般情況下，普通文檔由部門負(fù)責(zé)人審批，重要文檔或涉及多個(gè)部門的文檔需經(jīng)更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于保密級(jí)別的文檔，審批流程應(yīng)更加嚴(yán)格，需經(jīng)過保密管理部門的審核和批準(zhǔn)。（三）審核記錄1.建立文檔審核記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文檔的名稱、作者、審核人、審核意見、審核時(shí)間等信息。2.審核記錄應(yīng)作為文檔管理的重要資料進(jìn)行保存，以便于追溯和查詢。八、文檔變更與廢止（一）變更管理1.當(dāng)文檔需要進(jìn)行變更時(shí)，文檔作者應(yīng)填寫文檔變更申請(qǐng)表，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。2.變更申請(qǐng)表需經(jīng)原審核人員和審批人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，同意變更后方可進(jìn)行修改。3.修改后的文檔應(yīng)按照新的版本管理要求進(jìn)行發(fā)布，同時(shí)更新文檔的編號(hào)和版本號(hào)，并在文檔中注明變更的內(nèi)容和日期。4.對(duì)于涉及重大變更的文檔，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，確保其了解文檔的變更情況。（二）廢止管理1.當(dāng)文檔不再使用或已被新的文檔替代時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行廢止處理。2.廢止的文檔應(yīng)在共享文檔平臺(tái)上進(jìn)行標(biāo)記，并從存儲(chǔ)介質(zhì)中刪除（如有需要）。3.對(duì)于廢止的重要文檔，應(yīng)進(jìn)行備份保存，以備后續(xù)查閱和參考。九、文檔安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)共享文檔平臺(tái)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全問題。3.對(duì)文檔存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過程中的安全性。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的文檔進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)保密級(jí)別的文檔，應(yīng)限制訪問人員范圍，采取加密傳輸、專人保管等措施，防止信息泄露。3.員工在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)清理個(gè)人使用的共享文檔，歸還借閱的文檔，并辦理相關(guān)的保密交接手續(xù)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反文檔安全與保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致公司文檔泄露或遭受損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。十、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.文檔管理部門應(yīng)制定年度研發(fā)共享文檔管理培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)不同崗位的員工開展有針對(duì)性的培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括文檔管理辦法、操作流程、文檔編寫規(guī)范、安全保密知識(shí)等。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握文檔管理的相關(guān)知識(shí)和技能。2.定期組織培訓(xùn)效果評(píng)估，了解員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握情況和實(shí)際應(yīng)用能力，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容。（