礦山物資采集管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)礦山物資采集管理，規(guī)范物資采集行為，確保物資供應(yīng)滿足礦山生產(chǎn)經(jīng)營需求，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬礦山在生產(chǎn)、建設(shè)、維修等活動中所需各類物資的采集管理。（三）基本原則1.合法性原則：物資采集活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，選擇最優(yōu)采購方案。3.公開公正原則：物資采集過程應(yīng)公開透明，公平公正對待所有供應(yīng)商，杜絕不正當(dāng)交易。4.及時性原則：確保物資按時供應(yīng)，滿足礦山生產(chǎn)經(jīng)營的進(jìn)度要求，避免因物資短缺影響生產(chǎn)。二、管理職責(zé)（一）物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善物資采集管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.匯總各部門物資需求計(jì)劃，進(jìn)行綜合平衡和審核，編制年度、月度物資采購計(jì)劃。3.組織實(shí)施物資采購招標(biāo)、詢價、談判等采購活動，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)物資采購合同的執(zhí)行、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.建立物資采購檔案，對采購過程中的各類文件、資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。（二）需求部門1.根據(jù)礦山生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，按時編制物資需求計(jì)劃，并提交給物資管理部門。2.參與物資采購的技術(shù)談判、驗(yàn)收等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。3.負(fù)責(zé)對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時提出改進(jìn)意見。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.制定物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.對不合格物資提出處理意見，跟蹤不合格物資的整改情況。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物資采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，辦理物資采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。（五）審計(jì)部門1.對物資采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合法性、合規(guī)性和效益性。2.對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、物資需求計(jì)劃管理（一）需求計(jì)劃編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)礦山生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、設(shè)備維修計(jì)劃、安全設(shè)施建設(shè)計(jì)劃等，結(jié)合庫存情況，提前[X]天編制物資需求計(jì)劃。2.物資需求計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等詳細(xì)信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給物資管理部門。（二）需求計(jì)劃審核與平衡1.物資管理部門收到各需求部門的物資需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總、審核和綜合平衡。2.對于需求不合理或重復(fù)的物資，物資管理部門應(yīng)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。3.根據(jù)審核后的物資需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制年度、月度物資采購計(jì)劃。（三）需求計(jì)劃變更1.因生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整、設(shè)備故障等原因需要變更物資需求計(jì)劃的，需求部門應(yīng)提前[X]天向物資管理部門提出變更申請。2.變更申請應(yīng)說明變更原因、變更內(nèi)容等詳細(xì)情況，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給物資管理部門。3.物資管理部門收到變更申請后，應(yīng)及時進(jìn)行審核和調(diào)整，并相應(yīng)修改采購計(jì)劃。四、物資采購管理（一）采購方式選擇1.物資采購應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的物資，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式；對于金額較小、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、市場供應(yīng)充足的物資，可采用詢價采購方式；對于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或只有少數(shù)供應(yīng)商能夠提供的物資，可采用競爭性談判采購方式；對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，可采用單一來源采購方式。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評估和審核，確定合格供應(yīng)商名單。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行整改或淘汰。3.與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。（三）采購流程1.招標(biāo)采購流程物資管理部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。對報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定入圍供應(yīng)商名單。向入圍供應(yīng)商發(fā)放招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.詢價采購流程物資管理部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，邀請其報(bào)價。對供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。與選定供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最終采購價格和合同條款。簽訂采購合同。3.競爭性談判采購流程物資管理部門發(fā)布競爭性談判公告，邀請潛在供應(yīng)商參加談判。對報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定談判供應(yīng)商名單。組織談判小組與談判供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。4.單一來源采購流程物資管理部門提出單一來源采購申請，說明采購理由和供應(yīng)商情況。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格和合同條款。簽訂采購合同。（四）采購合同管理1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)物資管理部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門等相關(guān)部門審核，確保合同合法合規(guī)。3.采購合同簽訂后，物資管理部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同有效履行。4.如因特殊原因需要變更采購合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。五、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，準(zhǔn)備好檢驗(yàn)工具和設(shè)備。3.需求部門應(yīng)安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗(yàn)收工作。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時組織質(zhì)量檢驗(yàn)部門和需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對和檢驗(yàn)。3.對于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)出具不合格報(bào)告，注明不合格原因，并及時通知物資管理部門和供應(yīng)商進(jìn)行處理。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.對于驗(yàn)收合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時將其入庫保管，并按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)放和使用。2.對于驗(yàn)收不合格的物資，物資管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換、退貨或采取其他補(bǔ)救措施。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y驗(yàn)收不合格，給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、物資庫存管理（一）庫存管理制度1.建立物資庫存管理制度，明確庫存管理職責(zé)、庫存盤點(diǎn)方法、庫存物資保管要求等內(nèi)容。2.物資管理部門應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和說明，并提出處理意見。3.加強(qiáng)庫存物資的保管工作，做好防潮、防火、防盜、防蟲等措施，確保物資質(zhì)量不受影響。（二）庫存分類管理1.根據(jù)物資的重要性、使用頻率、價值等因素，對庫存物資進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類。2.A類物資為重要物資，價值高、使用頻率高，應(yīng)重點(diǎn)管理，嚴(yán)格控制庫存數(shù)量；B類物資為一般物資，價值和使用頻率適中，應(yīng)進(jìn)行常規(guī)管理；C類物資為次要物資，價值低、使用頻率低，可進(jìn)行簡單管理。3.根據(jù)庫存分類管理原則，制定不同的庫存控制策略和補(bǔ)貨計(jì)劃，提高庫存管理效率。（三）庫存信息化管理1.建立物資庫存管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)庫存物資的信息化管理。通過信息系統(tǒng)，實(shí)時掌握庫存物資的數(shù)量、出入庫情況、庫存位置等信息，提高庫存管理的準(zhǔn)確性和及時性。2.物資管理部門應(yīng)及時將物資采購、驗(yàn)收、入庫、發(fā)放、盤點(diǎn)等信息錄入信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.利用庫存管理信息系統(tǒng)，對庫存物資進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和預(yù)測，為物資采購計(jì)劃的制定提供依據(jù)。七、物資成本控制管理（一）成本預(yù)算管理1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)年度物資采購計(jì)劃，編制物資采購成本預(yù)算，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對物資采購成本預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保預(yù)算合理可行。3.物資采購成本預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為物資采購成本控制的依據(jù)。（二）成本核算與分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立物資采購成本核算制度，對物資采購成本進(jìn)行核算和分析。2.物資管理部門應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門提供物資采購成本數(shù)據(jù)，包括采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算和分析。3.通過成本核算和分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，降低物資采購成本。（三）成本控制措施1.加強(qiáng)采購管理，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低采購價格。2.優(yōu)化采購批量，合理控制庫存水平，減少庫存積壓和資金占用。3.加強(qiáng)物資運(yùn)輸和倉儲管理，降低運(yùn)輸費(fèi)用和倉儲成本。4.建立成本考核制度，對物資管理部門和相關(guān)人員的成本控制情況進(jìn)行考核評價，激勵其積極采取措施降低成本。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對物資采集管理活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合法性、合規(guī)性和效益性。2.物資管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對物資采購、驗(yàn)收、庫存等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.接受公司內(nèi)部員工和外部供應(yīng)商的監(jiān)督舉報(bào)，對舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查處理。（二）考核評價1.建立物資采集管理考核評價制度