電子影像記錄管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織電子影像記錄的管理，規(guī)范電子影像記錄的形成、存儲(chǔ)、使用和銷毀等流程，確保電子影像記錄的真實(shí)性、完整性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子影像記錄的管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、憑證、照片、視頻等各類電子影像資料。（三）基本原則1.合法性原則：電子影像記錄的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：確保電子影像記錄真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證電子影像記錄的內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施保障電子影像記錄的存儲(chǔ)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。5.可追溯性原則：電子影像記錄應(yīng)具備清晰的標(biāo)識(shí)和完整的元數(shù)據(jù)，便于查詢、追溯和審計(jì)。二、電子影像記錄的形成（一）記錄要求1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，明確電子影像記錄的生成規(guī)范，包括記錄的格式、內(nèi)容、分辨率、色彩模式等，確保記錄的質(zhì)量符合后續(xù)管理和使用的要求。2.電子影像記錄應(yīng)包含準(zhǔn)確、清晰的標(biāo)識(shí)信息，如記錄名稱、日期、來源、業(yè)務(wù)類型等，以便于識(shí)別和管理。（二）采集設(shè)備與方法1.根據(jù)不同的記錄類型，選擇合適的采集設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、錄音設(shè)備等，并確保設(shè)備性能良好，能夠準(zhǔn)確采集所需的電子影像信息。2.在采集過程中，應(yīng)遵循相關(guān)操作規(guī)程，保證采集的影像清晰、完整，避免出現(xiàn)模糊、失真等情況。對(duì)于重要的記錄，可采取多角度、多方式采集，以確保記錄的全面性。（三）數(shù)據(jù)錄入與轉(zhuǎn)換1.對(duì)于紙質(zhì)文件等需要轉(zhuǎn)換為電子影像記錄的資料，應(yīng)通過專業(yè)的掃描設(shè)備進(jìn)行掃描錄入。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容的清晰度要求合理設(shè)置，一般不低于300dpi，以保證文字和圖像的清晰可讀。2.掃描后的電子影像文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為常用的、便于管理和使用的格式，如PDF、JPEG等。轉(zhuǎn)換過程中要確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)誤。（四）審核與確認(rèn)1.電子影像記錄生成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核內(nèi)容包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。審核人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)記錄進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保記錄符合規(guī)定。2.審核通過后的電子影像記錄應(yīng)由生成部門負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行確認(rèn)，并簽署確認(rèn)意見。確認(rèn)后的記錄方可進(jìn)入后續(xù)的存儲(chǔ)和管理環(huán)節(jié)。三、電子影像記錄的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)介質(zhì)選擇1.根據(jù)電子影像記錄的重要性、存儲(chǔ)期限和數(shù)據(jù)量等因素，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤、云存儲(chǔ)等。2.對(duì)于重要且長(zhǎng)期保存的電子影像記錄，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，以防止單一介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.電子影像記錄的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，避免因環(huán)境因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞。溫度一般控制在15℃35℃之間，濕度控制在40%60%之間。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，防止電子影像記錄受到自然災(zāi)害和人為破壞。（三）存儲(chǔ)方式與分類1.按照電子影像記錄的類別、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)。例如，可以按照業(yè)務(wù)部門、文件類型、年份等進(jìn)行分類，便于快速查找和管理。2.對(duì)于不同級(jí)別的電子影像記錄，應(yīng)采取不同的存儲(chǔ)策略。重要的、機(jī)密的記錄應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限。（四）存儲(chǔ)容量規(guī)劃與擴(kuò)展1.根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和電子影像記錄增長(zhǎng)的趨勢(shì)，合理規(guī)劃存儲(chǔ)容量。定期對(duì)存儲(chǔ)容量進(jìn)行評(píng)估，當(dāng)現(xiàn)有存儲(chǔ)容量接近飽和時(shí)，及時(shí)進(jìn)行擴(kuò)展。2.存儲(chǔ)容量擴(kuò)展應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)、合理、安全的原則，可通過增加存儲(chǔ)設(shè)備、升級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)等方式實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，要確保擴(kuò)展后的存儲(chǔ)系統(tǒng)與原有系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性。四、電子影像記錄的使用（一）使用權(quán)限管理1.根據(jù)電子影像記錄的敏感程度和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定不同的使用權(quán)限。使用權(quán)限分為查閱、下載、修改、刪除等，不同權(quán)限對(duì)應(yīng)不同的人員或角色。2.權(quán)限管理應(yīng)遵循最小化原則，即用戶僅擁有完成其工作職責(zé)所需的最低權(quán)限。對(duì)于涉及機(jī)密信息的電子影像記錄，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（二）使用流程1.用戶如需使用電子影像記錄，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括使用目的、記錄名稱、使用期限等信息。2.申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過后，用戶方可按照授權(quán)的權(quán)限使用電子影像記錄。在使用過程中，用戶應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改記錄內(nèi)容。（三）使用記錄與審計(jì)1.建立電子影像記錄使用記錄制度，詳細(xì)記錄每個(gè)用戶的使用時(shí)間、使用內(nèi)容、操作類型等信息。使用記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。2.定期對(duì)電子影像記錄的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)使用的行為。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、電子影像記錄的共享（一）共享范圍與條件1.明確電子影像記錄的共享范圍，包括公司/組織內(nèi)部不同部門之間、與外部合作伙伴等。共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則。2.對(duì)于需要共享的電子影像記錄，應(yīng)確保其已獲得相關(guān)授權(quán)，且共享行為符合公司/組織的利益和法律法規(guī)要求。在共享前，應(yīng)對(duì)記錄進(jìn)行必要的處理，如脫敏、加密等，以保護(hù)敏感信息。（二）共享方式與技術(shù)手段1.根據(jù)共享對(duì)象和需求，選擇合適的共享方式，如網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)、電子郵件、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等。對(duì)于大規(guī)模的共享需求，可建立專門的電子影像記錄共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)集中管理和共享。2.在共享過程中，應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩院屯暾?。例如，?duì)共享數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。（三）共享協(xié)議與責(zé)任1.與共享對(duì)象簽訂共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括共享的范圍、期限、使用方式、保密責(zé)任等。共享協(xié)議應(yīng)具有法律效力，以保障雙方的合法權(quán)益。2.共享過程中如發(fā)生數(shù)據(jù)泄露、損壞等問題，應(yīng)根據(jù)共享協(xié)議確定責(zé)任方，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善共享管理機(jī)制。六、電子影像記錄的銷毀（一）銷毀條件與范圍1.當(dāng)電子影像記錄超過規(guī)定的存儲(chǔ)期限、已失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀時(shí)，應(yīng)按照本辦法進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀范圍包括存儲(chǔ)在各種介質(zhì)上的電子影像記錄及其備份，確保所有相關(guān)數(shù)據(jù)被徹底清除。（二）銷毀方式與流程1.根據(jù)電子影像記錄的類型和存儲(chǔ)介質(zhì)，選擇合適的銷毀方式，如物理粉碎、數(shù)據(jù)擦除、格式化等。對(duì)于機(jī)密性較高的記錄，應(yīng)采用多種銷毀方式相結(jié)合，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.銷毀流程應(yīng)包括申請(qǐng)、審批、實(shí)施和監(jiān)督等環(huán)節(jié)。申請(qǐng)部門應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，說明銷毀的原因、記錄名稱、數(shù)量等信息。申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，由專門的銷毀人員進(jìn)行銷毀操作。在銷毀過程中，應(yīng)有專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底完成。（三）銷毀記錄與證明1.建立電子影像記錄銷毀記錄制度，詳細(xì)記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備審計(jì)和查詢。2.銷毀完成后，應(yīng)出具銷毀證明，證明電子影像記錄已被成功銷毀。銷毀證明應(yīng)加蓋公司/組織公章，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立健全電子影像記錄管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門電子影像記錄的管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督部門應(yīng)獨(dú)立行使監(jiān)督職責(zé)，不受其他部門的干擾。監(jiān)督人員應(yīng)具備專業(yè)的知識(shí)和技能，熟悉電子影像記錄管理的相關(guān)規(guī)定和流程。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括電子影像記錄的形成、存儲(chǔ)、使用、共享、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的要求，以及相關(guān)制度和流程的執(zhí)行情況。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等多種形式。檢查過程中，可通過查閱記錄、實(shí)地查看、詢問相關(guān)人員等方式獲取信息。（三）問題整改與跟蹤1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確問題的具體內(nèi)容、整改要求和期限。