現(xiàn)行管理資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理資料的規(guī)范化管理，確保管理資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位在管理活動(dòng)中形成的各類資料的管理，包括但不限于文件、報(bào)告、記錄、檔案等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：管理資料應(yīng)如實(shí)反映公司管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假、偽造。2.完整性原則：涵蓋公司管理的各個(gè)方面，確保資料不遺漏、不缺失。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，避免模糊、歧義。4.及時(shí)性原則：及時(shí)形成、收集、整理和歸檔，保證資料的時(shí)效性。5.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的管理資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、管理資料的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊，如市場營銷、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等，分類存放相關(guān)業(yè)務(wù)資料。3.人事類：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。4.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算資料、審計(jì)報(bào)告、合同等。5.技術(shù)類：技術(shù)研發(fā)文檔、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。（二）編號為便于管理資料的檢索和查詢，對各類管理資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“AD001”，其中“AD”表示行政類，“001”為該類資料的順序號。2.編號順序：按照資料形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、管理資料的形成與收集（一）形成要求1.內(nèi)容要求：管理資料應(yīng)主題明確、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、語言規(guī)范。2.格式要求：根據(jù)不同類型的資料，規(guī)定統(tǒng)一的格式，如字體、字號、行距、頁邊距等，確保資料的規(guī)范性和美觀性。（二）收集責(zé)任1.部門職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)本部門管理資料的形成和收集工作，指定專人負(fù)責(zé)資料的整理和保管，并定期向公司檔案管理部門移交。2.項(xiàng)目組職責(zé)：對于公司重大項(xiàng)目，項(xiàng)目組應(yīng)設(shè)立資料管理員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目過程中各類資料的收集、整理和歸檔，項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)將資料移交公司檔案管理部門。（三）收集時(shí)間1.日常資料：各類管理資料應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢。2.定期資料：如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按時(shí)收集。3.項(xiàng)目資料：項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目組應(yīng)完成資料的收集和移交工作。四、管理資料的整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理：按照管理資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保同一類資料集中存放。2.編號標(biāo)注：在每份資料上標(biāo)注相應(yīng)的編號，以便于識(shí)別和查詢。3.資料排序：根據(jù)資料的重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排序，確保資料的系統(tǒng)性和連貫性。（二）歸檔流程1.初步審核：資料整理人員對資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.移交申請：審核通過后，填寫《管理資料移交申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，提交給檔案管理部門。3.檔案接收：檔案管理部門對移交的資料進(jìn)行核對和驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。4.歸檔存儲(chǔ)：將接收的資料按照檔案管理的要求進(jìn)行存儲(chǔ)，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。五、管理資料的保管與存儲(chǔ)（一）保管責(zé)任1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司管理資料的統(tǒng)一保管工作，制定檔案保管制度，確保資料的安全和完整。2.保管人員職責(zé)：檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.場所要求：檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的質(zhì)量不受影響。2.設(shè)備配置：配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，滿足檔案保管的需要。（三）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：采用分類存放、專柜保管的方式，按照檔案編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、管理資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱管理資料的，應(yīng)填寫《管理資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊情況需要向外部單位或個(gè)人提供管理資料查閱的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，確保資料的安全。（二）查閱流程1.申請?zhí)峤唬翰殚喨藛T填寫《管理資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批簽字：部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門。3.查閱登記：檔案管理部門根據(jù)審批意見，對查閱人員進(jìn)行登記，并提供相應(yīng)的資料。4.查閱限制：查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案管理部門，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱管理資料的，應(yīng)填寫《管理資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，檔案管理部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、管理資料的保密與安全（一）保密制度1.保密范圍：明確公司管理資料中涉及的機(jī)密信息范圍，包括商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.保密措施：對涉及機(jī)密的管理資料，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問、專人保管等措施，防止信息泄露。3.人員保密培訓(xùn)：定期對員工進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和防范能力。（二）安全管理1.安全防范：加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案的安全。2.災(zāi)害應(yīng)對：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害和突發(fā)事件，明確應(yīng)對措施和責(zé)任分工，確保在災(zāi)害發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)保護(hù)檔案安全。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、管理資料的銷毀（一）銷毀條件1.過期資料：對于已超過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的管理資料，可進(jìn)行銷毀。2.廢止資料：因公司政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，已廢止的管理資料，經(jīng)審批后可予以銷毀。（二）銷毀流程1.申請審批：由檔案管理部門提出管理資料銷毀申請，填寫《管理資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保資料無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：對管理資料的銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并存檔備查。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)對公司各部門管理資料的形成、收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.內(nèi)部審計(jì)部門：定期對公司管理資料的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資料管理是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.資料完整性：檢查管理資料是否齊全，有無遺漏。2.資料準(zhǔn)確性：核實(shí)資料中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無誤。3.資料規(guī)范性：查看資料的格式、編號、標(biāo)注等是否符合規(guī)定。4.資料存儲(chǔ)與保管：檢查檔案存儲(chǔ)場所的環(huán)境條件、設(shè)備配置以及檔案的保管情況。5.資料查閱與借閱：審查查閱和借閱手續(xù)是否完備，是否符合規(guī)定的權(quán)限和流程。（三）問題處理1.整改通知：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)《管理資料整改通知書》，要求責(zé)任部門