環(huán)保檔案工作管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用環(huán)保檔案資源，提高公司環(huán)保工作水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在環(huán)保工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則環(huán)保檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則環(huán)保檔案應(yīng)如實(shí)反映公司環(huán)保工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理環(huán)保工作中形成的各種載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.時(shí)效性原則及時(shí)歸檔、整理和利用環(huán)保檔案，確保檔案信息的時(shí)效性。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的環(huán)保檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司環(huán)保檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)公司環(huán)保檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督公司所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的環(huán)保檔案工作。定期對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合要求。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)環(huán)保檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向公司檔案管理部門(mén)移交。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)環(huán)保檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的收集、整理和移交等工作。嚴(yán)格遵守公司環(huán)保檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件包括項(xiàng)目環(huán)境影響報(bào)告書(shū)（表）、環(huán)境影響評(píng)價(jià)批復(fù)文件等。2.環(huán)保設(shè)施建設(shè)與運(yùn)行文件環(huán)保設(shè)施設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、設(shè)備采購(gòu)合同等。環(huán)保設(shè)施竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、運(yùn)行記錄、監(jiān)測(cè)報(bào)告等。3.污染物排放與監(jiān)測(cè)文件污染物排放申報(bào)登記材料、排放許可證等。環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)劃、監(jiān)測(cè)報(bào)告、污染源在線監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。4.環(huán)保管理文件公司環(huán)保管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。環(huán)保工作會(huì)議紀(jì)要、文件、通知等。環(huán)保設(shè)施運(yùn)行管理制度、操作規(guī)程等。5.環(huán)保事故與應(yīng)急文件環(huán)保事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、整改措施等。環(huán)境應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄等。6.環(huán)?？蒲信c培訓(xùn)文件環(huán)?？蒲许?xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。環(huán)保培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。7.其他與環(huán)保工作相關(guān)的文件如環(huán)保宣傳資料、環(huán)?；顒?dòng)記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)環(huán)保檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)形成的環(huán)保檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，做到字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.收集的環(huán)保檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、涂抹或銷毀。（三）整理方法1.分類按照環(huán)保檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，分為環(huán)境影響評(píng)價(jià)、環(huán)保設(shè)施建設(shè)與運(yùn)行、污染物排放與監(jiān)測(cè)、環(huán)保管理、環(huán)保事故與應(yīng)急、環(huán)?？蒲信c培訓(xùn)等六大類。每大類下再根據(jù)具體情況分為若干小類。2.編號(hào)對(duì)整理好的環(huán)保檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的方式，如“2023HY001”，其中“2023”表示年度，“HY”表示環(huán)保檔案類別代碼，“001”表示該類別下的順序號(hào)。3.編目編制環(huán)保檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的環(huán)保檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列存放。（二）保管期限環(huán)保檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管對(duì)公司環(huán)保工作具有重要查考利用價(jià)值的檔案，如環(huán)境影響評(píng)價(jià)批復(fù)文件、環(huán)保設(shè)施竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、環(huán)保事故調(diào)查報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管保管期限為16年至50年的檔案，如環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄、污染物排放監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)保管理制度等，應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.短期保管保管期限為15年以下的檔案，如環(huán)保培訓(xùn)記錄、環(huán)保宣傳資料等，應(yīng)短期保管。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)收集到的環(huán)保檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和編目，確保檔案的質(zhì)量。2.將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的類別、編號(hào)、存放位置等信息。（四）檔案保管要求1.定期對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，控制庫(kù)房的溫度、濕度等環(huán)境條件，確保檔案的安全保管。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司環(huán)保工作的實(shí)際情況，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、環(huán)保業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)環(huán)保檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷（件）進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定其存毀。2.對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限，繼續(xù)保存；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的環(huán)保檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)與檔案銷毀記錄一并歸檔保存，以備查考。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱環(huán)保檔案。外單位因工作需要查閱公司環(huán)保檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱環(huán)保檔案，可直接到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息。檔案管理人員應(yīng)按照查閱要求提供檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱環(huán)保檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。到期應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.外單位查閱外單位查閱公司環(huán)保檔案，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容和范圍等。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定收取查閱費(fèi)用。外單位查閱檔案時(shí)，不得擅自摘抄、復(fù)制或帶走檔案原件。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)建立環(huán)保檔案利用記錄，記錄檔案利用的時(shí)間、人員、用途、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量等信息。利用記錄應(yīng)定期整理歸檔，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司環(huán)保檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)存的環(huán)保檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化掃描應(yīng)確保檔案內(nèi)容清晰、完整，圖像質(zhì)量符合要求。2.信息錄入將環(huán)保檔案的目錄信息和相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢和檢索。3.系統(tǒng)功能檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，同時(shí)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)備份與安全定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格遵守檔案信息管理系統(tǒng)的使用規(guī)定，不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的環(huán)保檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的環(huán)保檔案工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.環(huán)保檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展情況。4.檔案安全保管措施的落實(shí)情況。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理部門(mén)每年至少組織一次對(duì)公司環(huán)保檔案工作的全面檢查，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查檔案管理部門(mén)不定