物料用品使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物料用品的使用管理，規(guī)范物料用品的采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及回收等環(huán)節(jié)，確保物料用品的合理使用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工對(duì)物料用品的使用管理。（三）基本原則1.按需使用原則：各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，合理申請(qǐng)和使用物料用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約高效原則：在保證工作質(zhì)量的前提下，盡可能降低物料用品的消耗，提高使用效率。3.歸口管理原則：物料用品的采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放等工作由指定的歸口部門統(tǒng)一管理。4.責(zé)任到人原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，確保物料用品管理工作的有序進(jìn)行。二、物料用品分類及定義（一）辦公文具類包括紙張、筆、筆記本、文件夾、訂書機(jī)、膠水等日常辦公所需的文具。（二）辦公設(shè)備類如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備及其配件。（三）辦公家具類辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等辦公家具。（四）耗材類打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、墨粉、色帶等設(shè)備消耗材料。（五）勞保用品類安全帽、工作服、工作鞋、手套、護(hù)目鏡、耳塞等保障員工勞動(dòng)安全和健康的用品。（六）清潔用品類掃帚、拖把、抹布、清潔劑、垃圾袋等用于辦公區(qū)域清潔的用品。（七）其他物料用品不屬于以上分類的其他用于公司運(yùn)營(yíng)的物料，如標(biāo)簽、膠帶、電池等。三、職責(zé)分工（一）歸口管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定物料用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門需求及庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)事宜。2.建立物料用品庫(kù)存管理制度，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保賬物相符。3.負(fù)責(zé)物料用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放及回收等工作，保證物料用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。4.對(duì)物料用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，定期向歸口管理部門提交物料用品需求計(jì)劃，確保需求準(zhǔn)確合理。2.負(fù)責(zé)本部門物料用品的領(lǐng)用、使用及保管，指定專人負(fù)責(zé)管理，防止丟失、損壞和浪費(fèi)。3.配合歸口管理部門做好物料用品的盤點(diǎn)工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核物料用品采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。2.對(duì)物料用品的成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和財(cái)務(wù)建議。（四）審計(jì)部門職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)物料用品采購(gòu)、使用及管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月物料用品需求計(jì)劃提交至歸口管理部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物料用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.歸口管理部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，于每月[具體日期]前制定次月物料用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品清單、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)歸口管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃方可實(shí)施采購(gòu)。2.對(duì)于金額較大（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）的物料用品采購(gòu)，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.歸口管理部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，按照公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式可采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，保障公司權(quán)益。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.物料用品到貨后，歸口管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物料用品，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或退貨，并做好記錄。五、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存設(shè)置1.歸口管理部門應(yīng)根據(jù)物料用品的類別、特點(diǎn)及使用頻率等因素，合理設(shè)置庫(kù)存存儲(chǔ)區(qū)域，確保物料用品分類存放，便于管理和查找。2.建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料用品的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)用部門等信息，做到賬物相符。（二）庫(kù)存盤點(diǎn)1.歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物料用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期，如每月、每季度或每年]。2.盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、范圍、時(shí)間等。盤點(diǎn)過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)實(shí)物與臺(tái)賬記錄，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析說(shuō)明，并提出處理意見(jiàn)。盤盈的物料用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；盤虧的物料用品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）庫(kù)存安全管理1.加強(qiáng)庫(kù)存區(qū)域的安全防范措施，配備必要的消防、防盜設(shè)備，確保庫(kù)存物料用品的安全。2.定期檢查庫(kù)存物料用品的質(zhì)量狀況，對(duì)于易受潮、變質(zhì)、過(guò)期的物品，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，避免造成損失。六、發(fā)放管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門如需領(lǐng)用物料用品，應(yīng)填寫《物料用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《物料用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》應(yīng)提前提交至歸口管理部門，以便歸口管理部門做好發(fā)放準(zhǔn)備。（二）發(fā)放審批歸口管理部門收到《物料用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，根據(jù)庫(kù)存情況及審批權(quán)限進(jìn)行審批。對(duì)于符合規(guī)定的領(lǐng)用申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定或庫(kù)存不足的領(lǐng)用申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通協(xié)商。（三）發(fā)放操作1.經(jīng)審批通過(guò)后，歸口管理部門按照《物料用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.發(fā)放人員與領(lǐng)用人員應(yīng)在《物料用品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，記錄發(fā)放時(shí)間、物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。（四）限量領(lǐng)用對(duì)于部分消耗量大或價(jià)格較高的物料用品，實(shí)行限量領(lǐng)用制度。具體限量標(biāo)準(zhǔn)由歸口管理部門根據(jù)實(shí)際情況制定，并報(bào)公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。使用部門如需超限量領(lǐng)用，應(yīng)說(shuō)明原因并經(jīng)特殊審批。七、使用管理（一）使用培訓(xùn)1.歸口管理部門應(yīng)對(duì)新采購(gòu)的物料用品，特別是辦公設(shè)備類、勞保用品類等，組織相關(guān)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉物品的性能、使用方法、注意事項(xiàng)等。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)演示、發(fā)放操作手冊(cè)等多種形式，確保使用人員能夠正確、安全地使用物料用品。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育員工嚴(yán)格按照物料用品的使用規(guī)范進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成物品損壞或安全事故。2.對(duì)于辦公設(shè)備類物料用品，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。使用人員在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告歸口管理部門，由專業(yè)人員進(jìn)行維修。3.對(duì)于勞保用品類物料用品，員工應(yīng)在工作期間正確佩戴和使用，不得隨意丟棄或挪作他用。（三）節(jié)約使用1.全體員工應(yīng)樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，在保證工作質(zhì)量的前提下，盡量節(jié)約物料用品的使用。例如，雙面打印、復(fù)印紙張，合理使用辦公用品等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工物料用品使用情況的監(jiān)督檢查，對(duì)浪費(fèi)行為及時(shí)進(jìn)行糾正和批評(píng)教育。八、回收管理（一）可回收物料用品范圍1.對(duì)于部分物料用品，如辦公家具、辦公設(shè)備等，在其使用期限屆滿或不再使用時(shí)，應(yīng)進(jìn)行回收處理。2.對(duì)于一些可重復(fù)使用的耗材類物料用品，如打印機(jī)墨盒、硒鼓等，鼓勵(lì)使用部門進(jìn)行回收再利用。（二）回收流程1.使用部門如需對(duì)可回收物料用品進(jìn)行回收處理，應(yīng)填寫《物料用品回收申請(qǐng)表》，注明回收物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、回收原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《物料用品回收申請(qǐng)表》提交至歸口管理部門后，歸口管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并安排回收事宜?；厥盏奈锪嫌闷窇?yīng)妥善保管，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。（三）回收處置1.對(duì)于可修復(fù)或可再利用的回收物料用品，歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行維修或翻新后，重新投入使用或調(diào)配給其他部門。2.對(duì)于無(wú)法修復(fù)或不再使用的回收物料用品，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行資產(chǎn)核銷，并做好記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)物料用品采購(gòu)、使用及管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、浪費(fèi)等問(wèn)題。2.歸口管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物料用品庫(kù)存、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（二）考核機(jī)制1.建立物料用品使用管理考核制度，對(duì)各部門物料用品使用管理情況進(jìn)行量化考核。