物資采購付款管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資采購付款管理，規(guī)范付款流程，確保資金安全、合理使用，提高資金使用效益，保障公司物資采購活動的順利進行，依據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門因生產、經營、管理等需要進行的物資采購付款業(yè)務。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：物資采購付款必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，符合財務制度和公司相關規(guī)定。2.誠實守信原則：采購付款應基于真實、有效的采購合同或協議，確保交易雙方的合法權益。3.資金安全原則：加強資金管理，確保付款資金的安全，防止資金損失。4.審批嚴格原則：建立健全付款審批制度，明確審批流程和責任，確保付款審批的嚴格性和準確性。5.效益優(yōu)先原則：在保證物資質量和供應及時性的前提下，合理安排資金，提高資金使用效益。二、采購付款流程（一）采購申請1.各部門根據生產、經營、管理等需要，提出物資采購申請。采購申請應明確物資名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、預計采購金額、采購時間等內容。2.采購申請需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對采購申請進行審核。審核內容包括采購需求的合理性、采購方式的合規(guī)性、采購預算的執(zhí)行情況等。2.對于重大采購項目（金額超過公司規(guī)定限額），采購部門應組織相關部門進行論證，并提交公司管理層審批。3.經審核批準后的采購申請，由采購部門下達采購任務。（三）供應商選擇與合同簽訂1.采購部門根據采購申請，通過招標、詢價、談判等方式選擇合格的供應商。2.與選定的供應商簽訂采購合同或協議。采購合同應明確物資名稱、規(guī)格型號、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本提交至財務部門備案。（四）到貨驗收1.物資到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作。2.物資到貨時，采購部門、使用部門、質量檢驗部門等相關人員共同對物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規(guī)格型號、數量、質量、外觀等。3.驗收合格的物資，由驗收人員在驗收單上簽字確認；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（五）付款申請1.驗收合格的物資，采購部門應根據合同約定，及時向供應商支付貨款。付款申請應填寫付款申請表，注明供應商名稱、合同編號、物資名稱、規(guī)格型號、數量、金額、付款方式、付款期限等內容。2.付款申請表需經采購部門負責人、財務部門審核、公司領導審批簽字后，提交至財務部門辦理付款手續(xù)。（六）付款審批1.財務部門收到付款申請后，對付款申請進行審核。審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性與合規(guī)性、付款金額的準確性等。2.對于金額較大的付款申請（超過公司規(guī)定限額），財務部門應提交公司管理層審批。3.經審核批準后的付款申請，財務部門按照公司資金管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。（七）付款執(zhí)行1.財務部門根據付款審批結果，通過銀行轉賬、支票、匯票等方式向供應商支付貨款。2.付款完成后，財務部門應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、供應商名稱、合同編號、付款金額等信息。三、采購付款方式（一）預付款1.預付款是指在采購合同簽訂后，公司按照合同約定預先支付給供應商的部分貨款。2.預付款的支付比例和金額應根據采購合同的約定執(zhí)行，一般不超過合同總金額的[X]%。3.支付預付款前，采購部門應向財務部門提供采購合同副本、供應商收款賬戶信息等資料，并填寫預付款申請表，經采購部門負責人、財務部門審核、公司領導審批簽字后，方可辦理預付款支付手續(xù)。（二）貨到付款1.貨到付款是指物資到貨驗收合格后，公司按照合同約定支付給供應商的貨款。2.貨到付款應在合同約定的付款期限內支付，如無約定，應在驗收合格后的[X]個工作日內支付。3.支付貨到付款前，采購部門應向財務部門提供驗收單、發(fā)票等資料，并填寫付款申請表，經采購部門負責人、財務部門審核、公司領導審批簽字后，方可辦理貨到付款支付手續(xù)。（三）分期付款1.分期付款是指在采購合同履行過程中，公司按照合同約定分階段支付給供應商的貨款。2.分期付款的支付比例和時間應根據采購合同的約定執(zhí)行，一般應在物資到貨驗收合格后的一定期限內支付一定比例的貨款，剩余貨款在質保期滿后支付。3.支付分期付款前，采購部門應向財務部門提供驗收單、發(fā)票、質保期證明等資料，并填寫付款申請表，經采購部門負責人、財務部門審核、公司領導審批簽字后，方可辦理分期付款支付手續(xù)。（四）其他付款方式1.除上述付款方式外，公司還可根據實際情況采用其他付款方式，如銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票等。2.采用其他付款方式時，應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，并在采購合同中明確約定。四、采購付款審批權限（一）部門負責人審批權限1.采購部門負責人負責審核采購申請的合理性、采購方式的合規(guī)性、采購預算的執(zhí)行情況等，并簽字確認。2.部門負責人對本部門采購付款申請的真實性、合理性、合規(guī)性負責。（二）財務部門審核權限1.財務部門負責審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性與合規(guī)性、付款金額的準確性等，并簽字確認。2.財務部門對采購付款申請的財務合規(guī)性負責。（三）公司領導審批權限1.公司領導根據采購金額的大小和重要性，對采購付款申請進行審批。2.對于金額較小的采購付款申請（不超過公司規(guī)定限額），由公司分管領導審批；對于金額較大的采購付款申請（超過公司規(guī)定限額），由公司總經理或董事長審批。3.公司領導對采購付款申請的決策負責。五、采購付款風險防控（一）合同風險防控1.加強采購合同管理，確保合同條款明確、具體、合法有效。合同簽訂前，應組織相關部門對合同條款進行審核，避免合同漏洞和風險。2.嚴格按照合同約定執(zhí)行付款，及時跟蹤合同履行情況，如發(fā)現供應商違約，應及時采取措施，維護公司合法權益。（二）供應商風險防控1.建立供應商評估和選擇機制，對供應商的資質、信譽、經營狀況等進行全面評估，選擇合格的供應商。2.加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，定期對供應商進行考核評價，如發(fā)現供應商存在問題，應及時采取措施，如暫停合作、更換供應商等。（三）資金風險防控1.合理安排資金，確保采購付款資金的及時足額供應。加強資金預算管理，根據采購計劃和付款進度，合理安排資金，避免資金短缺或閑置。2.加強資金安全管理，嚴格執(zhí)行資金審批制度和支付流程，確保資金支付的安全。定期對資金賬戶進行核對和清查，防范資金風險。（四）發(fā)票風險防控1.加強發(fā)票管理，確保發(fā)票的真實性、合法性和合規(guī)性。采購部門應要求供應商提供真實有效的發(fā)票，并對發(fā)票進行審核，如發(fā)現發(fā)票存在問題，應及時與供應商協商解決。2.按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，及時足額繳納稅款，避免因發(fā)票問題導致稅務風險。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對物資采購付款業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購付款流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、資金使用效益等。2.內部審計部門應及時發(fā)現和糾正采購付款業(yè)務中存在的問題，提出改進建議，并跟蹤整改情況。（二）財務監(jiān)督1.財務部門加強對采購付款業(yè)務的財務監(jiān)督，定期對采購付款臺賬進行核對和清查，確保付款金額的準確性和資金的安全。2.財務部門應及時發(fā)現和糾正采購付款業(yè)務中存在的財務問題，如發(fā)現異常情況，應及時向公司領導報告。（三）其他監(jiān)督1.公司其他相關部門應按照各自職責，對物資采購付款業(yè)務進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現問題，應及時向采購部門或財務部門反饋。2.接受