電子公文歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子公文的歸檔管理，確保電子公文的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的電子公文的歸檔管理。（三）定義本辦法所稱電子公文，是指公司各部門通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像等信息的公務(wù)文件。（四）基本原則1.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子公文歸檔管理工作合法合規(guī)。2.維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，保證電子公文能夠真實(shí)反映公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。3.便于檢索和利用，提高電子公文的管理效率和服務(wù)水平。4.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保電子公文歸檔管理工作的規(guī)范和有序。二、電子公文的形成與辦理（一）電子公文的格式要求1.電子公文應(yīng)采用國家統(tǒng)一規(guī)定的公文格式，確保公文的規(guī)范性和通用性。2.電子公文的正文應(yīng)使用規(guī)范的漢字，數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.電子公文應(yīng)根據(jù)需要添加必要的附件，附件應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，并確保附件的格式正確、內(nèi)容完整。（二）電子公文的生成與處理1.電子公文應(yīng)通過公司指定的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或其他符合安全要求的電子政務(wù)平臺(tái)生成和處理，確保公文的流轉(zhuǎn)和辦理過程可追溯、可監(jiān)控。2.電子公文的生成和處理應(yīng)遵循公司的公文處理流程，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行操作，確保公文的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.在電子公文的生成和處理過程中，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行電子簽名、加密等安全措施，確保公文的真實(shí)性和保密性。（三）電子公文的審核與簽發(fā)1.電子公文應(yīng)按照公司的公文審核和簽發(fā)程序進(jìn)行審核和簽發(fā)，確保公文內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司政策要求。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審核電子公文的內(nèi)容、格式、附件等，提出審核意見，并對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。3.簽發(fā)人員應(yīng)在審核通過的電子公文上進(jìn)行電子簽名或加蓋電子印章，確認(rèn)公文的有效性和權(quán)威性。三、電子公文的歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.公司發(fā)布的各類正式文件，包括通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司內(nèi)部形成的重要會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。3.公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議、訂單等。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。6.其他具有保存價(jià)值的電子公文。（二）歸檔要求1.電子公文應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔，確保歸檔的電子公文與紙質(zhì)公文內(nèi)容一致。2.歸檔的電子公文應(yīng)按照公司的檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.歸檔的電子公文應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，確保備份數(shù)據(jù)的安全可靠。4.歸檔的電子公文應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括公文的標(biāo)題、文號(hào)、日期、作者、來源、保管期限等信息，以便于檢索和利用。四、電子公文的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，確保電子公文的集中統(tǒng)一管理和安全存儲(chǔ)。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，包括防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止電子公文數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或丟失。3.電子公文也可采用磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行離線備份存儲(chǔ)，但離線備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）保管期限1.電子公文的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案管理制度確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的電子公文應(yīng)長期保存，不得銷毀；長期保管的電子公文應(yīng)保存[X]年以上；短期保管的電子公文應(yīng)保存[X]年以下。3.電子公文的保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司的檔案銷毀程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保電子公文數(shù)據(jù)的安全。（三）保管環(huán)境1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)安裝在安全可靠的機(jī)房內(nèi)，機(jī)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保電子公文數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)電子公文的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的環(huán)境中，避免存儲(chǔ)介質(zhì)受到損壞或丟失。五、電子公文的檢索與利用（一）檢索方式1.公司應(yīng)建立完善的電子公文檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按標(biāo)題、文號(hào)、日期、作者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需的電子公文。2.電子公文檢索系統(tǒng)應(yīng)具備全文檢索功能，能夠?qū)﹄娮庸牡恼膬?nèi)容進(jìn)行檢索，提高檢索的準(zhǔn)確性和效率。3.電子公文檢索系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用權(quán)限1.公司應(yīng)根據(jù)電子公文的密級(jí)和保管期限，設(shè)定不同的利用權(quán)限，確保電子公文的安全和保密。2.查閱、借閱電子公文應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)授權(quán)后方可進(jìn)行操作。3.利用電子公文時(shí)應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露電子公文內(nèi)容。（三）利用服務(wù)1.公司應(yīng)建立電子公文利用服務(wù)機(jī)制，為用戶提供便捷、高效的電子公文利用服務(wù)。2.電子公文利用服務(wù)人員應(yīng)熟悉電子公文的內(nèi)容和存儲(chǔ)情況，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供所需的電子公文。3.公司應(yīng)定期對(duì)電子公文利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解用戶的需求和利用情況，不斷改進(jìn)電子公文利用服務(wù)工作。六、電子公文的安全管理（一）安全制度1.公司應(yīng)建立健全電子公文安全管理制度，明確電子公文安全管理的職責(zé)和要求，確保電子公文的安全。2.電子公文安全管理制度應(yīng)包括電子公文的生成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)的安全管理規(guī)定，以及電子公文安全事故的應(yīng)急處理措施。（二）安全技術(shù)措施1.公司應(yīng)采用先進(jìn)的安全技術(shù)措施，保障電子公文的安全。如安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.對(duì)電子公文進(jìn)行加密處理，確保電子公文在傳輸和存儲(chǔ)過程中的保密性。3.定期對(duì)電子公文系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)電子公文管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保電子公文管理人員能夠正確履行安全管理職責(zé)。2.對(duì)涉及電子公文管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，防止內(nèi)部人員泄露電子公文信息。3.建立電子公文安全審計(jì)制度，對(duì)電子公文的操作行為進(jìn)行審計(jì)和記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門電子公文歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保電子公文歸檔管理工作符合本辦法的要求。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門電子公文歸檔管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司檔案管理部門。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子公文的歸檔范圍、歸檔要求是否符合規(guī)定。2.電子公文的存儲(chǔ)與保管是否安全可靠。3.電子公文的檢索與利用是否方便快捷。4.電子公文的安全管理制度是否健全，安全技術(shù)措施是否落實(shí)。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整