職工信息搜集管理辦法一、總則（一）目的為加強公司職工信息管理，規(guī)范職工信息搜集工作，確保職工信息的準確性、完整性和安全性，提高公司人力資源管理效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體在職職工信息的搜集、整理、存儲、使用和管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：職工信息搜集工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保信息來源合法、使用合法。2.準確完整原則：所搜集的職工信息應真實、準確、完整，能夠全面反映職工的基本情況、工作經(jīng)歷、技能水平等。3.安全保密原則：加強職工信息安全管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范有序原則：明確信息搜集流程和責任分工，確保信息搜集工作規(guī)范、有序進行。二、信息搜集內(nèi)容（一）基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.聯(lián)系方式：手機號碼、電子郵箱、家庭住址等。（二）教育背景1.學歷層次：小學、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士等。2.畢業(yè)院校：具體學校名稱。3.所學專業(yè)。4.入學時間和畢業(yè)時間。（三）工作經(jīng)歷1.入職公司名稱、入職時間、離職時間。2.擔任職位。3.工作職責和工作業(yè)績。（四）技能水平1.專業(yè)技能證書：如職業(yè)資格證書、專業(yè)技術職稱證書等。2.語言能力：如英語等級、其他語言能力及水平。3.計算機技能：掌握的軟件、編程語言等。（五）培訓經(jīng)歷1.培訓課程名稱。2.培訓機構。3.培訓時間。（六）獎懲情況1.獲得的獎勵：獎勵名稱、頒發(fā)單位、時間。2.受到的處罰：處罰原因、處罰單位、時間。（七）其他信息1.健康狀況。2.緊急聯(lián)系人信息：姓名、關系、聯(lián)系方式。三、信息搜集流程（一）新職工入職信息搜集1.入職前準備人力資源部門在職工入職前，應準備好職工信息搜集表，明確各項搜集內(nèi)容。將信息搜集表通過郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等方式發(fā)送給新職工，告知其在入職時需填寫完整并提交。2.入職當日提交新職工入職時，應將填寫完整的信息搜集表提交給人力資源部門工作人員。工作人員對信息進行初步審核，檢查填寫是否完整、字跡是否清晰等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與新職工溝通并要求其補充或更正。3.信息錄入與審核人力資源部門工作人員將審核通過的新職工信息錄入公司職工信息管理系統(tǒng)。錄入完成后，由專人對錄入信息進行再次審核，確保信息準確無誤。審核通過后，信息正式進入公司職工信息庫。（二）在職職工信息更新1.定期更新人力資源部門每年定期組織在職職工信息更新工作。通過內(nèi)部通知、郵件等方式告知職工信息更新的要求和時間節(jié)點。職工需在規(guī)定時間內(nèi)，將個人信息發(fā)生變化的部分填寫在信息更新表上，并提交給人力資源部門。2.即時更新職工個人信息如發(fā)生重要變化（如聯(lián)系方式變更、學歷提升、職位變動等），應在變化發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)，主動向人力資源部門報告，并提交相關證明材料。人力資源部門收到報告后，及時對職工信息進行更新，并確保信息庫中信息的及時性和準確性。（三）特殊情況信息搜集1.因工作需要公司因某項特定工作需要，如需對部分職工進行專項信息搜集時，由相關業(yè)務部門提出申請，說明信息搜集的目的、內(nèi)容和范圍。經(jīng)公司領導審批同意后，人力資源部門協(xié)助業(yè)務部門開展信息搜集工作。2.法律法規(guī)要求當國家法律法規(guī)或行業(yè)標準要求公司搜集特定職工信息時，人力資源部門應按照要求及時組織搜集工作。搜集的信息應嚴格按照規(guī)定進行整理、存儲和使用，確保符合法律法規(guī)要求。四、信息搜集責任分工（一）人力資源部門1.負責制定和完善職工信息搜集管理辦法，并組織實施。2.設計和優(yōu)化職工信息搜集表及相關流程。3.對新職工入職信息和在職職工信息更新進行審核、錄入和管理。4.定期對職工信息進行整理和分析，為公司人力資源決策提供支持。（二）各部門負責人1.負責本部門職工信息搜集工作的組織和督促。2.確保本部門職工按時、準確地提交信息，并對提交信息的真實性負責。3.配合人力資源部門做好特殊情況的信息搜集工作。（三）職工本人1.按照公司要求，如實、完整地填寫個人信息，并及時更新個人信息變化情況。2.對所提交信息的真實性、準確性和完整性負責。五、信息存儲與管理（一）存儲方式1.公司建立職工信息管理系統(tǒng)，采用電子文檔形式存儲職工信息。2.對重要的紙質(zhì)職工信息文件，應進行分類歸檔，妥善保存。（二）存儲安全1.定期對職工信息管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強系統(tǒng)安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.對紙質(zhì)檔案存儲場所采取防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案安全。（三）信息維護1.定期對職工信息進行清理和核對，刪除已離職職工等不再需要的信息。2.對信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的準確性。（四）查詢與使用權限1.人力資源部門工作人員根據(jù)工作需要，可查詢和使用職工的全部信息。2.其他部門因工作需要查詢職工信息時，應填寫信息查詢申請表，經(jīng)本部門負責人簽字、人力資源部門負責人審批后，方可查詢相關信息。查詢應嚴格限定在工作所需范圍內(nèi)，不得隨意擴大查詢范圍。3.涉及職工個人隱私的信息，未經(jīng)職工本人書面同意，不得對外提供。六、信息安全與保密（一）安全制度1.建立健全職工信息安全管理制度，明確信息安全責任和防范措施。2.加強對職工的信息安全培訓，提高職工的信息安全意識。（二）保密措施1.對涉及職工信息的計算機、存儲設備等設置訪問密碼，并定期更換。2.在信息傳輸過程中，采用加密技術，確保信息傳輸安全。3.與接觸職工信息的外部單位或個人簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（三）違規(guī)處理1.對違反職工信息安全與保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.如因違規(guī)行為導致職工信息泄露、造成不良后果的，依法追究相關人員的法律責任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立職工信息搜集管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負責人擔任組長，成員包括各部門代表。2.監(jiān)督小組定期對職工信息搜集管理工作進行檢查，確保各項規(guī)定得到有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.信息搜集流程的執(zhí)行情況，包括信息提交的及時性、準確性等。2.信息存儲與管理的規(guī)范性，如系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、用戶權限設置等。3.信息安全與保密措施的落實情況。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并要求責任部門限期整改。2.責任部門應認真落實整改措施，整改完成后向監(jiān)督小組提交整改報告。監(jiān)督小組對整改情況進行復查，