電子郵件系統(tǒng)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子郵件系統(tǒng)的使用，確保信息傳遞的安全、準確、及時，提高工作效率，保障公司利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在使用公司電子郵件系統(tǒng)過程中的行為規(guī)范和管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子郵件系統(tǒng)的使用必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，不得利用該系統(tǒng)從事違法違規(guī)活動。2.安全性原則：加強電子郵件系統(tǒng)的安全防護，確保公司機密信息、業(yè)務數(shù)據(jù)等的安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。3.規(guī)范性原則：員工應按照規(guī)定的流程和要求使用電子郵件系統(tǒng)，保證郵件內容的規(guī)范、準確、清晰，便于信息的有效傳遞和處理。4.責任性原則：明確郵件發(fā)送、接收及處理過程中的各方責任，確保郵件相關工作得到妥善落實。二、電子郵件系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職時，由公司IT部門為其開通電子郵件系統(tǒng)賬號，賬號命名規(guī)則為員工姓名全拼。員工離職時，IT部門應及時注銷其賬號。2.員工應妥善保管個人賬號密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應及時通知IT部門進行處理。3.嚴禁使用他人賬號發(fā)送或接收郵件，一經發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應處罰。（二）郵件內容規(guī)范1.主題：郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件核心內容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.正文：郵件正文應條理清晰，邏輯連貫，語言表達準確、規(guī)范。重要信息應突出顯示，避免使用生僻字、符號或難以理解的縮寫。郵件內容應客觀真實，不得包含虛假、誤導性或惡意詆毀的信息。涉及公司機密、業(yè)務數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感內容的郵件，應嚴格按照公司保密規(guī)定進行處理。對于需要收件人回復或處理的郵件，應明確提出要求和期限，并在必要時提供相關背景資料或參考信息。3.附件：如有附件，應在正文中明確說明附件內容，并確保附件格式清晰、可正常打開。附件命名應簡潔準確，與郵件主題相關。嚴禁發(fā)送包含病毒、惡意軟件或其他有害程序的附件。對于較大的附件，應盡量壓縮后發(fā)送，以減少網絡傳輸負擔。涉及重要文件或合同的附件，應在發(fā)送前進行仔細核對，確保內容準確無誤。（三）郵件發(fā)送要求1.收件人：發(fā)送郵件時，應明確填寫收件人地址，避免誤發(fā)或漏發(fā)。對于多人發(fā)送的郵件，應使用群發(fā)功能，并確保收件人有權限接收該郵件。如需抄送其他相關人員，應明確抄送目的，確保抄送信息與收件人相關且必要。嚴禁隨意抄送無關人員，以免造成信息干擾。2.發(fā)送時間：非緊急情況下，應避免在節(jié)假日、休息時間或工作時間外發(fā)送重要郵件，以免影響收件人正常生活和工作。對于緊急郵件，應在發(fā)送前確認收件人是否方便接收，并在必要時通過電話等方式提醒收件人注意查收。（四）郵件接收與處理1.員工應定期查看電子郵件系統(tǒng)，及時接收郵件并進行處理。對于重要郵件，應在收到后[X]小時內給予回復或采取相應行動。2.對于不需要回復的郵件，如通知類郵件，可在確認已了解郵件內容后進行適當標記或存檔處理，但不得隨意刪除。3.如發(fā)現(xiàn)郵件內容存在疑問或需要進一步溝通的事項，應及時與發(fā)件人聯(lián)系，避免因誤解導致工作延誤或失誤。三、電子郵件系統(tǒng)安全管理（一）安全防護措施1.公司IT部門應定期對電子郵件系統(tǒng)進行安全檢查和維護，安裝必要的殺毒軟件、防火墻等安全防護工具，及時更新系統(tǒng)補丁，防范網絡攻擊和惡意軟件入侵。2.建立完善的備份機制，定期對電子郵件系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)公司業(yè)務需求設定為[X]天或[X]周。（二）用戶安全意識培訓1.公司應定期組織員工參加電子郵件系統(tǒng)安全培訓，提高員工的安全意識和防范能力。培訓內容包括但不限于網絡安全知識、電子郵件系統(tǒng)操作規(guī)范、信息保密意識等。2.提醒員工注意識別釣魚郵件，避免點擊郵件中的可疑鏈接或下載附件，以防個人信息泄露和遭受財產損失。如收到可疑郵件，應及時報告IT部門進行處理。（三）安全事件處理1.一旦發(fā)現(xiàn)電子郵件系統(tǒng)出現(xiàn)安全事件，如信息泄露、系統(tǒng)故障等，相關人員應立即報告IT部門，并采取必要的應急措施，以減少損失和影響范圍。2.IT部門應及時對安全事件進行調查和分析，查明原因，確定責任，并采取相應的整改措施，防止類似事件再次發(fā)生。同時，應按照相關規(guī)定及時向上級領導和有關部門報告安全事件情況。四、電子郵件系統(tǒng)使用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立電子郵件系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，由IT部門負責人擔任組長，成員包括人力資源部門、法務部門等相關人員。監(jiān)督小組負責定期對員工電子郵件系統(tǒng)使用情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組可通過查看郵件記錄、抽查郵件內容等方式，對員工是否遵守本管理辦法進行監(jiān)督。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時通知相關員工進行整改，并記錄在案。（二）考核辦法1.將員工電子郵件系統(tǒng)使用情況納入績效考核體系，考核指標包括但不限于郵件內容規(guī)范性、發(fā)送接收及時性、安全意識等方面。2.對于違反本管理辦法的員工，將視情節(jié)輕重給予相應的考核扣分。具體扣分標準如下：郵件主題不明確、正文條理不清或附件命名混亂等情況，每次扣[X]分。未按照規(guī)定時間回復重要郵件或處理相關事項，每次扣[X]分。因個人疏忽導致信息泄露或郵件系統(tǒng)安全事件發(fā)生，視情節(jié)嚴重程度扣[X][X]分，并追究相應責任。3.連續(xù)[X]個月考核扣分累計達到[X]分及以上的員工，將給予警告處分；累計扣分達到[X]分及以上的員工，將給予相應的經濟處罰或其他紀律處分。五、電子郵件系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)存儲與保管1.公司電子郵件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應按照規(guī)定的存儲期限進行保存，重要數(shù)據(jù)的存儲期限不得少于[X]年。存儲期限屆滿后，如需繼續(xù)保存，應按照公司檔案管理規(guī)定進行審批和處理。2.電子郵件系統(tǒng)數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的服務器上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)訪問與權限管理1.嚴格控制對電子郵件系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和處理相關數(shù)據(jù)。員工應妥善保管個人賬號密碼，不得將賬號轉借他人使用，防止數(shù)據(jù)被非法訪問。2.對于涉及公司機密、業(yè)務數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感數(shù)據(jù)的訪問，應按照公司保密規(guī)定進行審批，并記錄訪問日志。訪問日志應保存[X]年以上，以備審計和查詢。（三）數(shù)據(jù)清理與銷毀1.定期對電子郵件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行清理，刪除過期、無用或已處理完畢的郵件及附件，以釋放存儲空間，提高系統(tǒng)運行效率。清理周期可根據(jù)公司實際情況設定為[X]個月或[X]季度。2.對于需要銷毀的電子郵件系統(tǒng)數(shù)據(jù)，應按照公司數(shù)據(jù)銷毀規(guī)定進行處理，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀，防止數(shù)據(jù)恢復和泄露。銷毀過程應進行記錄