電子檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強公司電子檔案管理，有效保護和利用電子檔案，提高公司管理效率和決策科學性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的電子文件及電子檔案的管理。（三）定義1.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。2.電子檔案：指具有保存價值的已歸檔電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案管理工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保電子檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.全程管理原則：對電子文件從形成到永久保存或銷毀的全過程進行管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。3.規(guī)范標準原則：遵循國家和行業(yè)有關電子檔案管理的規(guī)范標準，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。4.便于利用原則：充分利用現(xiàn)代信息技術手段，提供便捷的電子檔案利用服務，滿足公司各項工作的需要。二、電子文件管理（一）形成與收集1.公司各部門應明確電子文件的形成職責，確保電子文件在其形成過程中真實、準確、完整。2.電子文件形成部門應按照公司檔案管理部門的要求，及時將辦理完畢、具有保存價值的電子文件收集齊全，并整理分類。3.電子文件的收集范圍應涵蓋公司經營管理、生產科研、行政管理等各項活動中產生的各類文件。（二）整理與分類1.電子文件應按照其來源、時間、內容和形式等特征進行整理分類，確保分類科學合理，便于查找和利用。2.公司檔案管理部門應制定統(tǒng)一的電子文件分類方案，明確各類電子文件的分類標準和編號規(guī)則。3.電子文件的整理應遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（三）存儲與保管1.電子文件應存儲于安全可靠的存儲設備中，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲于不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲設備應具備防火、防潮、防塵、防蟲、防磁等功能，確保電子文件的安全存儲。3.電子文件的保管期限應按照國家和公司有關規(guī)定執(zhí)行，對保管期限已滿的電子文件，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）元數(shù)據(jù)管理1.元數(shù)據(jù)是描述電子文件內容、背景和結構的數(shù)據(jù)，應隨電子文件一同收集、整理和保存。2.公司應建立完善的元數(shù)據(jù)管理體系，明確元數(shù)據(jù)的定義、結構、采集方法和管理要求。3.元數(shù)據(jù)應能夠準確反映電子文件的形成過程、內容特征和保管狀況，為電子檔案的管理和利用提供支持。（五）電子文件的真實性、完整性和可讀性保障1.電子文件形成部門應采取有效措施，確保電子文件的真實性和完整性，如采用數(shù)字簽名、加密等技術手段。2.定期對電子文件的存儲設備進行檢查和維護，確保電子文件的可讀性。對格式已過時或存在兼容性問題的電子文件，應及時進行格式轉換或遷移。三、電子檔案管理（一）歸檔1.電子文件經整理分類、存儲保管等環(huán)節(jié)后，應按照公司檔案管理規(guī)定及時歸檔。2.歸檔電子檔案應確保其內容與紙質檔案一致，并同時移交相應的元數(shù)據(jù)。3.檔案管理部門應對歸檔電子檔案進行質量檢查，對不符合要求的電子檔案應退回形成部門進行整改。（二）編目與著錄1.歸檔電子檔案應進行編目與著錄，編制電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以便于檢索和利用。2.電子檔案目錄應包含電子檔案的題名、責任者、日期、保管期限、密級、格式、存儲位置等基本信息。3.著錄應準確、規(guī)范，遵循國家和行業(yè)有關檔案著錄的標準和規(guī)范。（三）存儲與保管1.歸檔電子檔案應存儲于專門的電子檔案管理系統(tǒng)中，并進行集中管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應具備檔案存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，確保電子檔案的安全保管和有效利用。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（四）利用與服務1.公司各部門因工作需要可查閱利用電子檔案，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)利用需求，及時提供電子檔案的查閱、復制等服務。3.利用電子檔案時應遵守保密規(guī)定，不得擅自更改、刪除電子檔案內容。（五）鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對電子檔案進行鑒定，確定其保管期限和處置方式。2.對保管期限已滿或失去保存價值的電子檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀電子檔案應填寫銷毀清單，經審批后實施，并在檔案管理系統(tǒng)中進行記錄。3.銷毀電子檔案應采用安全可靠的方式，確保數(shù)據(jù)無法恢復。四、電子檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設1.公司應根據(jù)電子檔案管理的需求，建設功能完善、安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)。2.電子檔案管理系統(tǒng)應符合國家和行業(yè)有關電子檔案管理的標準和規(guī)范，具備電子文件管理、檔案管理、利用服務等功能模塊。3.系統(tǒng)建設應充分考慮公司業(yè)務發(fā)展的需要，具有良好的擴展性和兼容性。（二）系統(tǒng)運行與維護1.電子檔案管理系統(tǒng)應由專人負責運行和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對系統(tǒng)進行檢查和維護，及時處理系統(tǒng)故障和安全隱患。3.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和電子檔案管理的要求，及時對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.電子檔案管理系統(tǒng)應采取有效的數(shù)據(jù)安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、加密存儲等，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。2.建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，并進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.加強用戶權限管理，嚴格控制用戶對電子檔案管理系統(tǒng)的訪問權限，確保數(shù)據(jù)的保密性。五、人員職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定公司電子檔案管理的規(guī)章制度和工作流程，并組織實施。2.指導和監(jiān)督公司各部門的電子文件管理和電子檔案歸檔工作。3.負責電子檔案的收集、整理、存儲、保管、編目、鑒定、銷毀等工作。4.提供電子檔案的利用服務，開展電子檔案管理的研究和培訓工作。（二）電子文件形成部門職責1.負責本部門電子文件的形成、收集、整理和保管工作，確保電子文件的真實、準確、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將辦理完畢的電子文件歸檔，并移交相應的元數(shù)據(jù)。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的利用和鑒定銷毀等工作。（三）信息技術部門職責1.負責電子檔案管理系統(tǒng)的建設、運行和維護，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。2.提供電子檔案管理所需的技術支持和保障，協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)據(jù)備份與恢復等工作。3.參與電子檔案管理相關技術標準和規(guī)范的制定，推動電子檔案管理工作的信息化進程。（四）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門電子文件和電子檔案的管理工作，配合檔案管理部門做好相關工作。2.在工作中形成的電子文件和電子檔案，應按照公司規(guī)定及時移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司建立電子檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門電子檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門負責組織實施電子檔案管理的監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）檢查內容1.電子文件的形成、收集、整理、存儲等情況。2.電子檔案的歸檔、編目、保管、利用等情況。3.電子檔案管理系統(tǒng)的運行和維護情況。4.電子檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。（三）考核