紙質(zhì)資產(chǎn)收納管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)資產(chǎn)的規(guī)范化管理，確保紙質(zhì)資產(chǎn)的安全、完整，提高資產(chǎn)使用效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及紙質(zhì)資產(chǎn)的部門(mén)和人員，包括但不限于文件資料、票據(jù)憑證、圖書(shū)檔案等各類(lèi)紙質(zhì)載體。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理公司成立紙質(zhì)資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)紙質(zhì)資產(chǎn)的管理工作。各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)紙質(zhì)資產(chǎn)管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門(mén)紙質(zhì)資產(chǎn)的日常管理工作。2.規(guī)范流程，確保安全建立健全紙質(zhì)資產(chǎn)從采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、使用、處置等全過(guò)程的管理制度和操作流程，確保紙質(zhì)資產(chǎn)的安全與完整，防止資產(chǎn)流失。3.注重效益，合理配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置紙質(zhì)資產(chǎn)，提高資產(chǎn)使用效益，避免資源浪費(fèi)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)閑置資產(chǎn)的管理，及時(shí)進(jìn)行調(diào)劑或處置。二、紙質(zhì)資產(chǎn)的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文件資料類(lèi)：包括公司各類(lèi)紅頭文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)告、合同協(xié)議等。2.票據(jù)憑證類(lèi)：如發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)憑證、稅務(wù)報(bào)表等。3.圖書(shū)檔案類(lèi)：涵蓋公司購(gòu)買(mǎi)的各類(lèi)書(shū)籍、期刊雜志，以及具有保存價(jià)值的檔案資料，包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等。4.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他紙質(zhì)資產(chǎn)，如宣傳資料、內(nèi)部刊物、辦公用品標(biāo)簽等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于紙質(zhì)資產(chǎn)的識(shí)別與管理，對(duì)每類(lèi)紙質(zhì)資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“資產(chǎn)類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.文件資料類(lèi)：代碼為“WJ”，例如“WJ2023001”表示2023年產(chǎn)生的第1份文件資料。2.票據(jù)憑證類(lèi)：代碼為“PJ”，如“PJ2023010”代表2023年的第10份票據(jù)憑證。3.圖書(shū)檔案類(lèi)：代碼為“TS”，“TS202305”即2023年的第5冊(cè)圖書(shū)或檔案。4.其他類(lèi)：代碼為“QT”，“QT202312”表示2023年的第12份其他類(lèi)紙質(zhì)資產(chǎn)。三、紙質(zhì)資產(chǎn)的采購(gòu)與驗(yàn)收（一）采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)根據(jù)工作需要，提前制定紙質(zhì)資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至公司行政部門(mén)。行政部門(mén)匯總審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，并簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。（三）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.數(shù)量驗(yàn)收對(duì)照采購(gòu)合同和發(fā)票，對(duì)紙質(zhì)資產(chǎn)的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.質(zhì)量驗(yàn)收檢查紙質(zhì)資產(chǎn)的質(zhì)量，包括紙張材質(zhì)、印刷質(zhì)量、裝訂牢固程度等，應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和使用要求。對(duì)于有特殊質(zhì)量要求的資產(chǎn)，如檔案用紙，應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。3.規(guī)格驗(yàn)收核對(duì)紙質(zhì)資產(chǎn)的規(guī)格是否與采購(gòu)要求一致，如文件資料的格式、尺寸，圖書(shū)的版本、開(kāi)本等。（四）驗(yàn)收程序采購(gòu)的紙質(zhì)資產(chǎn)到貨后，由行政部門(mén)組織使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《紙質(zhì)資產(chǎn)驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的資產(chǎn)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。四、紙質(zhì)資產(chǎn)的入庫(kù)管理（一）入庫(kù)登記驗(yàn)收合格的紙質(zhì)資產(chǎn)，由行政部門(mén)資產(chǎn)管理人員按照資產(chǎn)類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行詳細(xì)登記，建立紙質(zhì)資產(chǎn)臺(tái)賬。臺(tái)賬內(nèi)容包括資產(chǎn)名稱、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)日期、供應(yīng)商、存放地點(diǎn)等信息。（二）存放地點(diǎn)根據(jù)紙質(zhì)資產(chǎn)的類(lèi)別和使用頻率，合理確定存放地點(diǎn)。文件資料類(lèi)應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的文件柜或檔案室，便于查閱和管理；票據(jù)憑證類(lèi)應(yīng)按照財(cái)務(wù)檔案管理要求進(jìn)行存放；圖書(shū)檔案類(lèi)應(yīng)分類(lèi)存放在書(shū)架或檔案柜中，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)定期對(duì)紙質(zhì)資產(chǎn)進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。五、紙質(zhì)資產(chǎn)的使用與保管（一）使用規(guī)定1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)紙質(zhì)資產(chǎn)的領(lǐng)取、使用和歸還工作。領(lǐng)取資產(chǎn)時(shí)，需填寫(xiě)《紙質(zhì)資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，注明資產(chǎn)名稱、編號(hào)、數(shù)量、用途、領(lǐng)取日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.使用人員應(yīng)妥善保管紙質(zhì)資產(chǎn)，不得隨意涂改、損壞、丟失。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。3.因工作需要復(fù)印或借閱紙質(zhì)資產(chǎn)的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。復(fù)印時(shí)，應(yīng)確保復(fù)印件的質(zhì)量清晰、完整；借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）保管要求1.存放紙質(zhì)資產(chǎn)的場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境，防止紙質(zhì)資產(chǎn)發(fā)霉、變質(zhì)、褪色等。2.定期對(duì)紙質(zhì)資產(chǎn)進(jìn)行整理和清潔，清除灰塵和雜物，確保資產(chǎn)的整潔。3.對(duì)于已損壞或不再使用的紙質(zhì)資產(chǎn)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，按照規(guī)定程序進(jìn)行處置。六、紙質(zhì)資產(chǎn)的處置管理（一）處置范圍1.超過(guò)保管期限且已無(wú)保存價(jià)值的紙質(zhì)資產(chǎn)。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用的紙質(zhì)資產(chǎn)。3.損壞、變質(zhì)無(wú)法修復(fù)或繼續(xù)使用的紙質(zhì)資產(chǎn)。（二）處置方式1.銷(xiāo)毀對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的紙質(zhì)資產(chǎn)，以及已無(wú)保存價(jià)值的一般性文件資料、票據(jù)憑證等，應(yīng)采用銷(xiāo)毀的方式進(jìn)行處置。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由行政部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同實(shí)施，并填寫(xiě)《紙質(zhì)資產(chǎn)銷(xiāo)毀登記表》，注明資產(chǎn)名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期等信息，參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。2.出售對(duì)于部分仍有使用價(jià)值的紙質(zhì)資產(chǎn)，如閑置的圖書(shū)、期刊雜志等，可按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行出售。出售前，應(yīng)進(jìn)行評(píng)估定價(jià)，并通過(guò)公司內(nèi)部公示等方式進(jìn)行公開(kāi)處置，確保處置過(guò)程的公正、透明。出售收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。3.捐贈(zèng)對(duì)于符合條件的紙質(zhì)資產(chǎn)，如具有教育、文化價(jià)值的圖書(shū)資料等，可考慮進(jìn)行捐贈(zèng)。捐贈(zèng)工作應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并做好捐贈(zèng)記錄。（三）處置程序紙質(zhì)資產(chǎn)的處置由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《紙質(zhì)資產(chǎn)處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明處置原因、資產(chǎn)情況等信息。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門(mén)審批。行政部門(mén)根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)和處置方式，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定和評(píng)估，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的處置方式進(jìn)行處置，并做好相關(guān)記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立紙質(zhì)資產(chǎn)監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)各部門(mén)紙質(zhì)資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行檢查。行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施日常監(jiān)督檢查工作，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)資產(chǎn)的財(cái)務(wù)核算進(jìn)行監(jiān)督，審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)資產(chǎn)的管理和處置情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.紙質(zhì)資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況，包括采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、使用、處置等環(huán)節(jié)的操作流程是否規(guī)范。2.紙質(zhì)資產(chǎn)臺(tái)賬的建立與登記情況，是否賬實(shí)相符。3.紙質(zhì)資產(chǎn)的存放與保管情況，是否符合要求。4.紙質(zhì)資產(chǎn)的使用情況，是否存在浪費(fèi)、損壞等現(xiàn)象。5.紙質(zhì)資產(chǎn)處置的審批與執(zhí)行情況，是否合規(guī)、合理。（三）問(wèn)題處理對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查人員應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提交整改