煙臺合同發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同與發(fā)票管理，規(guī)范合同簽訂、履行及發(fā)票開具、取得、保管等行為，防范經(jīng)營風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在煙臺地區(qū)開展的各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及的合同簽訂、履行及發(fā)票管理活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同簽訂與履行、發(fā)票開具與取得應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)，符合稅收政策及財務(wù)制度要求。2.風(fēng)險防控原則強化風(fēng)險意識，對合同與發(fā)票管理各環(huán)節(jié)進行風(fēng)險識別、評估與控制，確保公司利益不受損失。3.權(quán)責(zé)明確原則明確各部門及人員在合同與發(fā)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、分工合理。4.流程規(guī)范原則建立健全合同與發(fā)票管理流程，確保各項工作有序進行，提高管理效率。二、合同管理（一）合同簽訂1.合同主體資格審查業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、經(jīng)營資質(zhì)、信用狀況等進行審查。收集對方營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)資料，并留存歸檔。2.合同條款擬定合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定，明確雙方權(quán)利義務(wù)、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要內(nèi)容。涉及價格條款的，應(yīng)明確價格的構(gòu)成、調(diào)整條件及方式等。對于需預(yù)付款或分期付款的合同，應(yīng)明確付款方式、時間節(jié)點及金額。對于涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等內(nèi)容的合同，應(yīng)明確保密條款及違約責(zé)任。3.合同審批合同承辦部門應(yīng)填寫《合同審批表》，詳細說明合同簽訂的背景、目的、主要條款等內(nèi)容，并附上相關(guān)資料。按照公司內(nèi)部審批流程，依次提交部門負責(zé)人、法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。各審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審批意見，對合同條款的合法性、完整性、風(fēng)險性等進行審查。法務(wù)部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險；財務(wù)部門重點審查合同價款、付款方式、發(fā)票開具等條款是否符合財務(wù)制度及稅務(wù)規(guī)定；分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理根據(jù)公司整體經(jīng)營戰(zhàn)略及實際情況進行綜合審批。4.合同簽訂經(jīng)審批通過的合同，由合同承辦部門與對方當事人簽訂。簽訂合同時，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審批通過的條款一致，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本送一份至法務(wù)部門、財務(wù)部門備案，并自留一份作為履行合同及后續(xù)管理的依據(jù)。（二）合同履行1.合同執(zhí)行跟蹤合同承辦部門負責(zé)合同的具體履行，應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括合同執(zhí)行進度、款項收付、質(zhì)量驗收等信息。定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)對方未按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時采取措施，如發(fā)函催辦、追究違約責(zé)任等，并將相關(guān)情況及時向部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.合同變更與解除合同履行過程中如需變更或解除合同，合同承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照原合同審批流程進行審批。合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知法務(wù)部門、財務(wù)部門，并對合同履行臺賬進行相應(yīng)調(diào)整。（三）合同歸檔與保管1.合同歸檔合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同及相關(guān)資料進行整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審批表、補充協(xié)議、往來函件、驗收報告、發(fā)票等。按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料完整、規(guī)范。2.合同保管合同檔案應(yīng)由專人負責(zé)保管，設(shè)立專門的合同檔案室或檔案柜，確保合同檔案存放安全、有序。嚴格限制非授權(quán)人員查閱、借閱合同檔案。因工作需要查閱、借閱合同檔案的，應(yīng)按照公司檔案借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。三、發(fā)票管理（一）發(fā)票開具1.開票依據(jù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的收款時間及金額范圍內(nèi)，根據(jù)實際業(yè)務(wù)發(fā)生情況向財務(wù)部門提交開票申請。開票申請應(yīng)注明合同編號、開票金額、開票內(nèi)容、對方單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。財務(wù)部門審核開票申請，確保開票信息準確無誤，并與合同條款及實際業(yè)務(wù)相符。審核通過后，按照發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票。2.發(fā)票開具流程財務(wù)部門根據(jù)開票申請，在防偽稅控系統(tǒng)中錄入開票信息，打印發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)做到內(nèi)容真實、項目齊全、字跡清楚、全部聯(lián)次一次打印，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。開具發(fā)票后，財務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票交付給業(yè)務(wù)部門，并做好發(fā)票交付記錄。業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保發(fā)票及時、準確送達對方單位，并取得對方簽收憑證。（二）發(fā)票取得1.取得要求業(yè)務(wù)部門在采購商品、接受服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)及時取得對方開具的合法有效發(fā)票。發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符。取得的發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有），發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時要求對方更換。2.發(fā)票審核業(yè)務(wù)部門取得發(fā)票后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等內(nèi)容。對于審核發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求對方重新取得合規(guī)發(fā)票。如因特殊原因無法重新取得發(fā)票的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）發(fā)票保管1.保管要求財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保發(fā)票存放安全。發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，便于查找和核對。定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票賬實相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)及時報告稅務(wù)機關(guān)，并按照規(guī)定進行處理。2.發(fā)票銷毀對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的保存期限進行保管。保存期滿后，經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。發(fā)票銷毀應(yīng)填寫《發(fā)票銷毀申請表》，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對合同與發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、歸檔及發(fā)票開具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。2.財務(wù)部門負責(zé)對合同執(zhí)行過程中的款項收付及發(fā)票管理情況進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）外部檢查積極配合稅務(wù)機關(guān)、工商行政管理部門等外部監(jiān)管機構(gòu)的檢查，如實提供合同與發(fā)票管理相關(guān)資料，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。五、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因合同簽訂、履行過程中存在過錯，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或法律風(fēng)險的，由相關(guān)責(zé)任部門及人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.在發(fā)票管理過程中，因違反發(fā)票管理規(guī)定，導(dǎo)致公司受到稅務(wù)處罰或其他損失的，由相關(guān)責(zé)任部門及人員承擔(dān)責(zé)任。（二）追究方式1.對于因工作失誤或故意違規(guī)