社保業(yè)務(wù)操作管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社保業(yè)務(wù)操作管理，規(guī)范社保業(yè)務(wù)流程，保障員工合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工社保業(yè)務(wù)的辦理、管理及監(jiān)督。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家社保法律法規(guī)及政策規(guī)定，確保社保業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則：準(zhǔn)確記錄和處理社保信息，按時辦理各項社保業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)延誤和錯誤。3.服務(wù)員工原則：以員工為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的社保服務(wù)，保障員工的社保權(quán)益。4.保密原則：嚴(yán)格保密員工社保信息，防止信息泄露。二、社保業(yè)務(wù)管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司社保業(yè)務(wù)管理制度及流程。2.組織開展社保政策宣傳和培訓(xùn)工作，提高員工對社保政策的知曉度。3.負(fù)責(zé)員工社保信息的收集、整理、錄入和維護(hù)，確保信息準(zhǔn)確無誤。4.辦理員工社保參保、續(xù)保、停保、轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)，及時與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，解決業(yè)務(wù)辦理過程中出現(xiàn)的問題。5.核算員工社保費用，編制社保費用報表，定期向財務(wù)部門報送。6.負(fù)責(zé)與員工溝通解釋社保政策和業(yè)務(wù)辦理情況，處理員工關(guān)于社保的咨詢和投訴。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核社保費用報表，確保社保費用核算準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定及時足額繳納社保費用，做好社保費用的賬務(wù)處理。3.配合人力資源部門做好社保費用的預(yù)算和決算工作。（三）其他部門1.協(xié)助人力資源部門做好本部門員工社保信息的收集和核對工作。2.配合人力資源部門辦理本部門員工的社保相關(guān)業(yè)務(wù)，如提供證明材料等。三、社保業(yè)務(wù)操作流程（一）參保登記1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集員工身份證、戶口本等相關(guān)資料，填寫《社會保險參保登記表》。2.對收集的資料進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無誤后，將參保登記表及相關(guān)資料報送社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理參保登記手續(xù)。3.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，人力資源部門及時為員工開通社保賬戶，并將參保信息錄入公司社保管理系統(tǒng)。（二）社保繳費基數(shù)申報1.每年社保繳費基數(shù)申報期內(nèi)，人力資源部門根據(jù)上一年度員工工資收入情況，按照社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)規(guī)定的口徑，核算員工社保繳費基數(shù)。2.組織員工核對繳費基數(shù)，如有異議，員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出書面申請，人力資源部門進(jìn)行核實調(diào)整。3.將調(diào)整后的繳費基數(shù)匯總后報送社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核確認(rèn)。（三）社保費用繳納1.人力資源部門每月根據(jù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核定的社保費用金額，編制社保費用報表，報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核通過后，按照規(guī)定的時間和方式足額繳納社保費用。3.人力資源部門及時跟蹤社保費用到賬情況，確保繳費成功。（四）社保待遇申領(lǐng)1.員工符合社保待遇申領(lǐng)條件時，人力資源部門協(xié)助員工準(zhǔn)備相關(guān)資料，填寫待遇申領(lǐng)表格。2.對員工提交的資料進(jìn)行初審，審核無誤后報送社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。3.跟蹤社保待遇審批進(jìn)度，及時向員工反饋審批結(jié)果。4.社保待遇獲批后，按照規(guī)定辦理待遇發(fā)放手續(xù)。（五）社保關(guān)系轉(zhuǎn)移1.員工因工作調(diào)動、離職等原因需要轉(zhuǎn)移社保關(guān)系的，人力資源部門協(xié)助員工辦理相關(guān)手續(xù)。2.開具社保關(guān)系轉(zhuǎn)移證明，提供轉(zhuǎn)移所需的資料清單。3.指導(dǎo)員工填寫社保關(guān)系轉(zhuǎn)移申請表，審核后報送社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。4.跟蹤社保關(guān)系轉(zhuǎn)移進(jìn)度，確保轉(zhuǎn)移成功。（六）社保信息變更1.員工社保信息發(fā)生變更時，如姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、工作崗位等，應(yīng)及時向人力資源部門提出申請。2.人力資源部門審核員工提交的變更資料，核實無誤后在公司社保管理系統(tǒng)中進(jìn)行變更，并及時報送社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。四、社保業(yè)務(wù)檔案管理（一）檔案范圍社保業(yè)務(wù)檔案包括參保登記資料、繳費基數(shù)申報資料、社保費用繳納憑證、待遇申領(lǐng)資料、關(guān)系轉(zhuǎn)移資料、信息變更資料等。（二）檔案整理1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案的整理工作。2.按照業(yè)務(wù)類別和時間順序?qū)n案資料進(jìn)行分類整理，確保資料齊全、完整。3.編制檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的社保業(yè)務(wù)檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。2.按照檔案保管期限的要求，對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱社保業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.檔案保管部門應(yīng)嚴(yán)格按照查閱申請的范圍提供檔案資料，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案保管部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）檔案銷毀1.社保業(yè)務(wù)檔案保管期限屆滿后，由檔案保管部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.對檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。五、社保業(yè)務(wù)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司建立社保業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對社保業(yè)務(wù)操作情況進(jìn)行檢查。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人對社保業(yè)務(wù)操作的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和及時性進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.財務(wù)部門定期對社保費用的核算和繳納情況進(jìn)行核對，確保費用準(zhǔn)確無誤。（二）外部檢查1.積極配合社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、稅務(wù)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供社保業(yè)務(wù)資料和數(shù)據(jù)。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。（三）責(zé)任追究1.對在社保業(yè)務(wù)操作過程中違反法律法規(guī)、公司制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因工作失誤導(dǎo)致員工社保權(quán)益受損的，應(yīng)及時采取措施予以補(bǔ)救，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或紀(jì)律處分。六、社保業(yè)務(wù)信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司社保管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)的信息化操作和管理。2.社保管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備參保登記、繳費基數(shù)申報、社保費用繳納、待遇申領(lǐng)、關(guān)系轉(zhuǎn)移、信息變更等功能模塊，確保業(yè)務(wù)流程順暢。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)社保管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.及時更新系統(tǒng)中的社保政策法規(guī)、繳費標(biāo)準(zhǔn)等信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。（三）系統(tǒng)安全1.加強(qiáng)社保管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。2